Brzmi nieco groteskowo, zwłaszcza gdy ktoś "siedzi" w tej branży od wielu lat i współprowadzi firmę, ale tak - jest to możliwe i wykonalne, choć niekoniecznie proste i bezproblemowe. 😉
Audyty, raporty, analizy, spotkania, szkolenia - codzienność wielu SEOwców. Do tego obowiązki związane z zarządzaniem spółką i współpracą z zespołem. Czasem trudno oderwać się myślami od pracy lub zaplanować urlop. Wielu specjalistów, bez względu na to czy prowadzą własny biznes czy zarządzają działem lub odpowiadają za konkretne projekty i zadania, zastanawia się jak "to wszystko" mogłoby wyglądać gdyby zdecydowali się na dłuższy urlop.
Czy będzie do kogo, do czego i gdzie wracać? Duża odpowiedzialność, presja i obowiązki sprawiają, że nawet nie dopuszczamy do siebie myśli o kilkunastomiesięcznej przerwie w pracy.
Zróbmy mały test.
Zamknij teraz oczy i wyobraź sobie, że np. za trzy miesiące musisz zaplanować dłuższy urlop...
Wiem, zaraz powiesz, że "nie ma takiej opcji" bo... ( i tu długa lista znakomitych powodów (porównywalna i równie prawdziwa jak lista obietnic partii przed wyborami 😉)).
Nie ma co się czarować - zdarzają się sytuacje, gdy trzeba nieco zwolnić lub wyłączyć się na jakiś czas. Rodzina, zdrowie, nieprzewidziane okoliczności czy nowe wyzwania i szanse są nie do odrzucenia. Jednym słowem: nie ma odwrotu.
W minionym roku przyszedł czas by mocno zwolnić tempo, stopniowo przekazać projekty, odłożyć w czasie szkolenia. Powód? Czas dla rodziny i przygotowania do jej powiększenia.
Jak zaplanować dłuższy urlop by nie zwariować? (ze stresu / z nadmiaru obaw / ze względu ma swój charakter / pracoholizm)*
* tak, można wybrać wszystkie opcje 😉
Poniżej kilka moich spostrzeżeń oraz podsumowanie tego co poszło zgodnie z planem, a co okazało się być trudnym i frustrującym.
Po pierwsze ZESPÓŁ!
No właśnie... bycie samemu sobie sterem, żeglarzem i okrętem dla niektórych ma same plusy. Jednak, na dłuższą metę, nie da się zbudować dobrze działającej firmy bez zaangażowanych, kompetentnych i odpowiedzialnych ludzi.
Od jakiegoś czasu w Fox Strategy pracujemy nad sposobem funkcjonowania firmy. Każda osoba samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące swojego obszaru pracy i bierze pełną odpowiedzialność za efekty. Członkowie różnych zespołów współpracują ze sobą, pomagają sobie, wzajemnie się motywują, ale jednocześnie nie wchodzą sobie w kompetencje i nie mnożą zależności czy podległości służbowych. Dzięki temu żaden z liderów czy specjalistów nie ma potrzeby kontrolowania pracy innych osób – każdy z nas wie co należy do jego obowiązków, dzięki czemu może dowolnie kształtować sobie plan działania.
Taki sposób pracy nie tylko dobrze się sprawdza, ale również sprawia, że szef czy lider z czasem pozbywa się (złudnego skądinąd) przeświadczenia, że bez niego wszystko się zawali, a najlepiej będzie, jeśli to on sam zajmie się wszystkim, zaplanuje pracę i przypilnuje terminów. Każdy (również lider czy właściciel) jest po prostu częścią zespołu – ma swoje zadania, ale nie musi wydawać poleceń, kontrolować itd.
Dzięki temu nie ma presji codziennej, wielogodzinnej pracy i bezwarunkowej obecności w biurze. Wiele odpraw projektowych czy spotkań odbywa się w mniejszych zespołach, czasem zdalnie. Krótka nieobecność, czy urlop jednej osoby (a nawet w szczytowym okresie kilku na raz), nie paraliżuje pracy pozostałych specjalistów.
Czas i okoliczności
Celowo napisałam „krótka nieobecność”, bo moja niestety taka nie była…
Informacja o tym, że za jakiś czas będę musiała na dłużej „opuścić pokład” była dla zespołu zaskoczeniem. Trzeba było dość szybko podjąć konkretne ustalenia, zaplanować zmiany, przyśpieszyć wiele procesów, a inne znów odłożyć na bliżej nieokreśloną przyszłość.
Nie oznacza to, że nagle zapanował chaos - najprościej mówiąc sytuacja nie była do końca łatwa i komfortowa.
Z perspektywy czasu widzę, że zespół świetnie poradził sobie z nowym podziałem obowiązków i wziął na siebie odpowiedzialność za poszczególne działania. Mogę tylko podejrzewać ile ich to kosztowało i jak mocno każdy z nich musiał wyjść ze swojej strefy komfortu. Część z nich musiała odłożyć w czasie zaplanowane dla siebie cele oraz jeszcze efektywniej pracować - tak aby udało się poprowadzić wszystkie projekty, na bieżąco prowadzić sprzedaż czy obsługiwać klientów. Na pewno było to męczące, frustrujące i wyczerpujące.
Organizacja pracy i plan
Uprzedzając pytania: bez planu się nie da…
Pójście na żywioł nie wchodziło w grę. Gdy tylko stało się jasne, że (przy optymistycznym scenariuszu!) będę w pracy jeszcze tylko kilka miesięcy, zaczęliśmy pracować nad podziałem obowiązków, przekazaniem projektów i planem działania. Istniało również ryzyko, że w przypadku komplikacji będę zmuszona wziąć urlop „od zaraz”.
Efektem ubocznym był pośpiech, który zaczął nam towarzyszyć przy podejmowaniu niektórych decyzji. Byliśmy zgodni co do tego, że konieczne będzie powiększenie zespołu i znalezienie osoby, która mogłaby wspomóc pozostałych specjalistów i przejąć choć niewielką część ich dotychczasowych obowiązków. Zaplanowaliśmy rekrutację, ale przez cały czas mieliśmy wrażenie, że czas mocno nas nagli.
Udało nam się zatrudnić nowego pracownika, jednak jego szkolenie okazało się być bardzo czasochłonne. Mieliśmy plan i wstępnie rozpisany zakres tematów, niestety dość szybko okazało się, że przy maksymalnym obłożeniu projektami, nie sposób było uniknąć opóźnień.
Taka „wymuszona” rekrutacja sprawiła, że zespół paradoksalnie musiał zmierzyć się z jeszcze większą liczbą zadań i obowiązków. Konieczność natychmiastowego szkolenia sprawiła, że oprócz „standardowych” zadań, każdy musiał wykroić dodatkowy czas na wdrożenie nowej osoby, przekazanie jej niezbędnej wiedzy i zweryfikowanie powierzonych zadań. Zamiast odciążenia pojawiła się jeszcze większa odpowiedzialność i większe tempo pracy.
Teraz, gdy przećwiczyliśmy już taki „awaryjno-kryzysowy scenariusz”, inaczej podchodzimy do całego procesu rekrutacji, wdrożenia i przekazywania obowiązków.
Klienci
Nie baliśmy się samego faktu przekazywania zadań, czy informowania o tym, że w zespole nastąpią zmiany. Rozumieliśmy, że nikt nie lubi być zaskakiwany i że dobre relacje budują się stopniowo.
Na szczęście pracujemy z Klientami, którzy mają podobne wartości. Rozumiemy się, szanujemy, szczerze mówimy „co i jak” i na takim gruncie budujemy współpracę. Klienci rozumieją z czego wynikają ewentualne zmiany i zawsze dowiadują się o nich najwcześniej jak to możliwe (i to z zawsze z gotowym scenariuszem działań).
Moja dłuższa nieobecność wymagała od poszczególnych specjalistów nie tylko przejęcia samych projektów, wejścia w strategię, zapoznania się z prowadzonymi wcześniej działaniami, ale również nawiązania nowych relacji z klientami. Zdobycie zaufania bywa trudne - podobnie jak dostosowanie się do innego stylu komunikacji.
Ponowne wdrożenie
W momencie gdy powoli zaczęłam planować powrót, zespół bardzo pozytywnie zaskoczył mnie opracowaniem konkretnego planu wdrożeniowego! Polegało to na tym, że umawialiśmy się na dany dzień i każda z osób opowiadała mi co wydarzyło się w ostatnim czasie w jego dziale, czy w zakresie projektów, które prowadzi.
Usłyszałam o tym co było trudne, o małych i dużych sukcesach, o planach na kolejne miesiące, o nowych pomysłach. Muszę przyznać, że jestem niesamowicie dumna z tego jak mocno każdy z naszych specjalistów rozwinął swoje kompetencje i jak poprowadził swoje projekty.
Kamil, jako lider, wziął na siebie dużą odpowiedzialność związaną z kierowaniem działem SEO. Dawid mocno wszedł w temat ASO, równocześnie z powodzeniem prowadząc działania SEO dla kluczowych klientów. Ola, z samodzielnego specjalisty, przeszła już do budowania i rozwijania całego działu contentu. Damian prowadzi coraz ciekawsze kampanie Ads i wykręca niesamowite wyniki. Oktawian skupił się na procesach, uporządkował wiele kwestii i świetnie zarządza projektami. Agata zbudowała dział HR i dba o nasze potrzeby, atmosferę i relacje w grupie. Na pokładzie pojawił się też Maciek, który m.in. prowadzi proces linkbuildingu i koordynuje pracę linkbuilderów.
Jednym z dwóch głównym powodów, dzięki których miałam do kogo, do czego i gdzie wracać, była właśnie bardzo dobra organizacja pracy zespołu i determinacja każdej z wymienionych wyżej osób.
Drugim, bez wątpienia, było zaangażowanie Eweliny, która od samego początku prowadziła firmę, pracowała z zespołem feedbackowo i wzięła na siebie (dosłownie) cały ciężar promowania i zarządzania Fox Strategy! Sytuacja w której masz wspólnika, a jednak z wieloma tematami znów musisz radzić sobie samodzielnie, nie nastraja optymistycznie (ani nie jest komfortowa).
W tym miejscu mogę jedynie podziękować i liczyć na to, że będę mogła się zrewanżować i jak najszybciej odciążyć zarówno Ewelinę, jak i zespół.
Work-life balance
Zmiany w życiu są naturalne – część z nich wynika z naszych decyzji i można je zaplanować, inne są gwałtowne i nagłe. Obecna sytuacja wymusiła na mnie konieczność innego niż dotąd zarządzania czasem, planowania itd. Czy można połączyć różne obszary, takie jak dom / praca i czas na rozwój i relaks? Tego jeszcze nie wiem. 😉
Póki co proces wdrażania się i odnajdywania w nieco nowej sytuacji cały czas trwa. 😉 Codziennie przyjeżdżam do biura na kilka godzin, później pędzę do domu, gdzie czeka 6-miesięczny maluch, a po południu wracam do części zadań. Na razie daję sobie czas na ponowne nauczenie się niektórych rzeczy, a zespół daje mi do tego przestrzeń.
Wracam na pokład Fox Strategy i powoli rozwijam żagle!
Latest posts by katarzyna
(see all)
