Jak zmieniła się sytuacja w Fox Strategy od momentu nagrania pierwszego odcinka Dziennika Budowy Firmy? Po ponad pół roku od dnia jego premiery, Ewelina Podrez odpowiada na Wasze pytania i tym samym podsumowuje, na ile sprawdziła się u nas omawiana w DBF#1 strategia zarządzania kryzysowego.
Transkrypcja odcinka
„Mała firma vs koronawirus. Sześć elementów strategii zarządzania kryzysowego” – tak brzmiał tytuł pierwszego odcinka naszego podcastu “Dziennik Budowy Firmy”. Co tu dużo mówić, na sam początek nie wybrałam sobie najłatwiejszego tematu.
Od czasu nagrania premierowego odcinka minęło już ponad 6 miesięcy. W tym czasie przygotowaliśmy dla Ciebie 25 audycji, poruszających bardzo różnorodne tematy związane z prowadzeniem biznesu i jego marketingiem. Pojawił się dobór słów kluczowych, elementy SEO, copywriting, Google Ads, ale także feedbacki w zespole, HR w płaskiej strukturze, komunikacja z klientem, czy sprzedaż. Pełen przekrój elementów, które mogą Ci się przydać w prowadzeniu Twojego biznesu.
Po pół roku od nagrania tego pierwszego odcinka jestem w stanie już zweryfikować ile strategia, którą wówczas omawiałam i którą realnie wdrożyliśmy w Fox Strategy, przełożyła się na rozwój naszego biznesu. W tym odcinku opowiem Ci o elementach, które realnie się sprawdziły, ale również o tych, które musieliśmy dopracować i które zadziałały tak – nie do końca, lub których efekty po prostu nas zaskoczyły. Ja nazywam się Ewelina Podrez i zanim przejdziemy do meritum, serdecznie zapraszam Cię na nasz jingiel.
I słyszymy się po przerwie. Tak jak wspominałam Ci we wstępie, do tego odcinka bardzo mocno nawiązywać będę do pierwszego odcinka naszego podcastu “Dziennika Budowy Firmy” o tytule “Mała firma vs koronawirus. 6 elementów strategii zarządzania kryzysowego”. W dużym skrócie – opowiadałam tam o elementach, które moim zdaniem są kluczowe w radzeniu sobie z kryzysową sytuacją. Pojawiło się tam w pierwszej kolejności zadbanie o zespół, otwarta, szczera komunikacja (zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz), elastyczność – taka dynamiczność działań, reagowanie na bieżącą sytuację, poszukiwanie zewnętrznych źródeł finansowania, społeczna odpowiedzialność biznesu oraz wykorzystanie szansy, która gdzieś pojawia się za tego typu kryzysem – i przede wszystkim poszukanie jej. Jeśli jeszcze nie słyszałeś / nie słyszałaś tamtego odcinka, serdecznie Cię do niego zapraszam.
A dzisiaj odpowiem na pytania słuchaczy, które pojawiły się w trakcie ostatnich sześciu miesięcy, związane bardzo mocno z tym, jak zmieniała się sytuacja w Fox Strategy. Jako, że nasz podcast jest takim swoistym dziennikiem budowy firmy, zarówno Twojej jak i naszej, to cyklicznie będę do Ciebie wracać z tego typu podsumowaniami, a takżw odpowiadać na pytania naszych słuchaczy. Jeśli chciałbyś / chciałabyś uczestniczyć w tym procesie zadawania pytań, serdecznie zapraszam Cię do zapisu na nasz newsletter. Formularz znajdziesz między innymi na naszej stronie internetowej podcastów: foxstrategy.pl/podcast. Od tej pory pytania będę zbierać właśnie przed nagrywaniem odcinka poprzez nasz newsletter.
I przechodząc wprost do pytań:
Jak wygląda obecna sytuacja z pracownikami Fox Strategy?
Domyślam się, że pytanie dotyczy między innymi tego, czy musieliśmy dokonać redukcji zatrudnienia. I z ogromną dumą mówię, że nie. Postawiliśmy dużo na jedną kartę i tą kartą było dla mnie utrzymanie zespołu, wykorzystanie oszczędności również na utrzymanie zespołu w taki sposób, byśmy po sytuacji kryzysowej byli w stanie funkcjonować bez większych zmian.
I muszę powiedzieć, że to się udało, ale po sytuacji kryzysowej (bo prawda jest taka, że jeszcze nie wiemy co przyniesie jesień czy zima, czy nawet przyszły rok) wyszliśmy z sytuacji, i z tego największego spadku przychodów zdecydowanie silniejsi. I też zaangażowanie zespołu, które zawsze było bardzo wysokie, ponieważ pracujemy w liderskim zespole, a w płaskiej strukturze organizacyjnej, ale to zaangażowanie wzrosło jeszcze bardziej.
Liczba nowych pomysłów, takiego wsparcia w marcu, kwietniu czy maju, kiedy nasza sytuacja była mocno niepewna naprawdę zaskoczyła mnie i muszę powiedzieć, że jako zespół jesteśmy zdecydowanie, zdecydowanie silniejsi. Co więcej, w tym momencie poszukujemy nowego członka zespołu. Czyli okazuje się, że nie dość, że redukcji zatrudnienia nie musieliśmy w firmie zastosować, to ten zespół poszerzamy. Więcej o tym na naszej stronie internetowej, jeżeli jesteś specjalistą SEO to oczywiście bardzo serdecznie Cię zapraszam.
Jeśli chodzi o nastroje w zespole, to muszę przyznać, że jesteśmy dość zmęczeni, dlatego że szereg niestandardowych działań, które podjęliśmy, takie jak: przygotowanie podcastu, nagranie kursu SEO online, bardzo mocno nas wyczerpały. Towarzyszył nam jednak stres utrzymania stabilności przychodów firmy, a następnie wzrostu tych przychodów. Czyli taki nacisk na sprzedaż, przy jednoczesnych niestandardowych działaniach, był dla nas czas dosyć wyczerpujący. W chwili obecnej, naszym wyzwaniem jest rozładowanie tego stresu, uporządkowanie procesów i chwila oddechu dla całego zespołu.
Czy pomogło nam skorzystanie z Tarczy Antykrysowej?
Wspominałam w pierwszym odcinku podcastu, że skorzystaliśmy z tarczy, a konkretnie – skorzystaliśmy ze zwolnienia z ZUS i pożyczki dla firmy. Tę pożyczkę będziemy musieli w przyszłym roku częściowo zwrócić. Kwota, którą będziemy musieli zwrócić jest ściśle zależna od tego, czy zredukowaliśmy zatrudnienie, czy nie. Na razie zapowiada się, że będziemy musieli zwrócić około 25% i myślę, że tak to już się utrzyma, bo żadnych redukcji nie planujemy.
Czy pomogła? Zdecydowanie tak. Dlatego, że marzec, kwiecień, maj, czerwiec to były miesiące gdzie byliśmy w skrajnych przypadkach nawet 25 000 na minusie. Tak jak wspominałam, właściwie z miesiąca na miesiąc straciliśmy 30% przychodów. I wynikało to wprost z tego, że nasi klienci – często usługi B2B bądź B2C nie byli w stanie inwestować w marketing, bo ich biznesy były pozamykane. I mówiąc szczerze, część z nich nadal się do końca z tego nie podniosła. W związku z czym, zwolnienie z ZUS-u w sytuacji, w której wszyscy nasi pracownicy są zatrudnieni na umowę o pracę (z małymi wyjątkami, to już był wybór pracownika), muszę przyznać, że było to dla nas pewnym oddechem.
Teraz z perspektywy czasu widzę jednak, że mieliśmy sporą poduszkę finansową. I w dużej mierze wystarczyła byśmy dali radę, ale moje zdanie jest takie, że tarcza pomogła nam bardzo przetrwać zwłaszcza te najtrudniejsze trzy miesiące. I to był marzec, kwiecień, maj.
Jak sytuacja z klientami?
Trafne pytanie. Niewielka część klientów, którzy odeszli w marcu, potem do nas wróciła, natomiast spora część klientów niestety na ten moment ma problemy z utrzymaniem biznesu. No i tutaj obserwujemy sytuację.
Natomiast przez cały ten okres: marzec, kwiecień, maj – pomimo ogromnego nacisku na sprzedaż z naszej strony, niestety działo się coś, co ja nazywam “posuchą sprzedażową”. Ludzie bali się podejmować decyzji o dalszych inwestycjach, w tym w działania marketingowe i nie mogę powiedzieć, że mnie to dziwi. My również do tematu inwestycji nowych podchodziliśmy z dużą ostrożnością, zwłaszcza że funduszy na to, po prostu nie było. Dopiero od lipca sytuacja diametralnie się zmieniła. Właściwie na początku lipca, w sierpniu sfinalizowało się szereg umów, które negocjowaliśmy nawet od początku roku. Kasia, która zajmuje się sprzedażą u nas w firmie miała ogrom pracy, związany z zapytaniami ofertowymi, które zaczęły się pojawiać.
W chwili obecnej do grona naszych klientów dołączyły firmy, o których w zeszłym roku, myślę że moglibyśmy pomarzyć. To bardzo duże brandy, z których jesteśmy bardzo, bardzo dumni. Przychody w tym momencie wzrosły nam znacznie. Jakby porównać sierpień 2020 do sierpnia 2019, to jest to około 12% na plusie – tak wynika z rachunku księgowego. Wrzesień, myślę będzie porównywalny. Natomiast na to, że wzrosły nam przychody, wpłynęła również sprzedaż “Sprytnego kursu SEO” – kursu online’owego, który przygotowaliśmy w czerwcu, wykorzystując jeszcze część wolnych mocy przerobowych.
Także podsumowując, pojawił się szereg nowych klientów, bardzo często będących wynikiem tych elastycznych działań, które podjęliśmy w trakcie zastoju gospodarczego, tak bym to nazwała. Pojawili się na przykład klienci, którzy wcześniej korzystali z naszych bezpłatnych konsultacji marketingowych i zbudowaliśmy dzięki temu zaufanie – wrócili do nas w sytuacji, w której byli już w stanie zainwestować w marketing. Też nasze wzmożone działania promocyjne wpłynęły na dotarcie do klientów, których się nie spodziewaliśmy, mówiąc wprost. Oprócz tego, bardzo mocno pracowaliśmy nad marketingiem firmy, no i nie ukrywajmy, ten podcast – oprócz tego, że ma walor edukacyjny i mam nadzieję, że pomoże przedsiębiorcom, jest też dla nas kanałem promocji. A podcast jest wprost wynikiem tego, że w marcu, kwietniu zwolniły nam się zasoby czasowe i wielokrotnie odwlekany projekt w końcu zaczęliśmy realizować i jesteśmy z niego bardzo dumni.
Czy sytuacja wpłynęła na rozwój Waszego biznesu?
Muszę odpowiedzieć: tak, zdecydowanie. Wpłynęła z jednej strony oczywiście negatywnie, bo nieprzewidziany spadek przychodów wiąże się ze zmianą priorytetów. Nie sądziłam, że priorytetem naszym na ten rok, kiedy stopniowo, stabilnie budowaliśmy przychody, aż tak mocno będzie sprzedaż i promocja firmy.
Z drugiej jednak, strony godząc się z tym, że sytuacja tego kryzysu się wydarzyła, po prostu jedyne co mogliśmy zrobić, to wykorzystać ją najlepiej jak umiemy. Muszę powiedzieć, że zrealizowaliśmy szereg działań, które bardzo mocno rozwinęły nas jako firmę.
Z jednej strony, wydaliśmy ebooka o pozycjonowaniu aplikacji mobilnych, jest to prawdopodobnie pierwszy ebook w Polsce na ten temat. Możecie pobrać go bezpłatnie na stronie aso.foxstrategy.pl. To jest działanie, które planowaliśmy przez x miesięcy i nagle okazało się, że gdy pojawiły się wolne moce przerobowe, w końcu go sfinalizowaliśmy. Teraz jesteśmy w trakcie tłumaczenia ebooka i przygotowania landinga po angielsku, by dotrzeć również do klientów zagranicznych.
Ponadto, mamy za sobą już 25 odcinków podcastu, ten jest 26. Rośnie nam grono słuchaczy. Jest to dla nas fenomenalne doświadczenie, które jednocześnie poprzez takie obycie z nagrywaniem i dźwiękiem pozwoliło nam na przygotowanie już produktu komercyjnego, czyli kursu online z zakresu pozycjonowania stron internetowych.
W chwili obecnej został nam już ostatni panel Q&A, ale po premierze tego odcinka już będziemy mieli zamknięty ten temat. Nagraliśmy blisko 20 godzin materiału dotyczącego SEO i w tym momencie mamy już ponad 30 uczestników, którzy skorzystali z kursu. Przygotowaliśmy już platformę “Akademia Fox Strategy” do dystrybucji produktów online i jesteśmy w fazie przygotowań kursu z zakresu Google Ads, który będzie już prowadził Damian Kołodziej.
W związku z czym, jest to dla nas niesamowity krok rozwojowy, dlatego że wcześniej nie mieliśmy doświadczenia w sprzedaży produktów online, mówiąc wprost. Wydaliśmy swój pierwszy ebook, nagraliśmy swój pierwszy podcast, nagraliśmy pierwszy kurs online prowadzony przez 6 specjalistów, nagrywamy już teraz kolejne.
Mieliśmy czas, by uporządkować też procesy ofertowe i usługi, które sprzedajemy. Dlatego, że mówiąc wprost, jest tak, że szewc bez butów chodzi, zwłaszcza w marketingu. Świadczymy szereg usług, na przykład takich jak Amazon SEO, a nie mieliśmy dobrego landinga pod to.
W związku z czym, te wszystkie rzeczy mieliśmy czas uporządkować, staraliśmy się maksymalnie wykorzystać czas zastoju. W chwili obecnej mamy wręcz pracy już trochę ponad siły, w związku z czym bardzo skupiamy się na utrzymaniu standardu obsługi klienta i te projekty poboczne muszą zajmować nam mniejszą ilość czasu. Gdyby nie to, że pojawiła się okazja do uporządkowania tego typu rzeczy, pewnie nie uruchomilibyśmy kursu online, nie uruchomilibyśmy platformy, być może podcast nagrywalibyśmy dużo, dużo później. Być może ebooka byśmy dopiero wydawali, albo jeszcze mieli temat dziś w toku.
Co więcej, bardzo dużo występowałam online w tym czasie, dlatego że gdy cały świat w zasadzie przyszedł do online, popularność zaczęły zyskiwać webinary, rozmowy live, konferencje nagrywane na żywo. Choć od dłuższego czasu staram się już promować firmę na eventach, to ten czas był momentem naprawdę, naprawdę dużego natężenia wystąpień publicznych. I to również wpłynęło pozytywnie już na marketing naszej firmy.
Także powiedziałabym w ten sposób – bardzo mocno rozwinęliśmy się jako zespół. Tutaj pojawiła się też duża samodzielność zespołu, ten czas, w którym pracowaliśmy zdalnie tym bardziej utwierdził nas, że płaska struktura organizacyjna jest dla nas i trzeba iść w to dalej. Stąd usamodzielnianie kolejnych członków zespołu jest na coraz, coraz lepszym poziomie. Bardzo poszerzyliśmy zakres naszych usług, tworząc również takie niestandardowe dotychczas dla nas elementy, jak właśnie kursy online podcast, i tak dalej.
Jeśli chodzi o rozwój finansowy, to tak jak wspominałam już wcześniej, ten sierpień był lepszy niż w zeszłym roku, natomiast na ten moment, no – nie przewiduję żebyśmy w kontekście przychodów mieli szansę przebić wynik z zeszłego roku. Spodziewałam się na początku roku, że będziemy raczej już dobijać do dwóch milionów przychodu rocznie. Na ten moment estymuję, że zatrzymamy się na poziomie trochę niższym niż w zeszłym roku, czyli około 1 400 000, może 1 350 000, zobaczymy. Zdecydowanie wpłynęło to na nasz rozwój pod kątem przychodów, ale jestem przekonana, że działania, które podjęliśmy w tym roku pozwolą nam lepiej realizować usługi w roku 2021. Być może skok finansowy wówczas będzie zdecydowanie wyższy.
I tu wyprzedziłam w zasadzie kolejne pytanie, które brzmi:
Jakie są prognozy na koniec roku?
Myślę, że pozytywne. Tak jak wspominałam Ci już wcześniej, sierpień 2020 (na razie na ten moment mam wyniki finansowe za sierpień) zamknął się na poziomie lepszym o kilkanaście procent od sierpnia 2019.
Spodziewam się, że sytuacja będzie podobna w kolejnych miesiącach. Być może nie zawsze będzie to aż taki wynik na plus, z tego względu, że podejmujemy teraz inwestycje, raz, że w nonviolent communication, ponieważ chcemy coraz mocniej wdrożyć feedbacki pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, nie tylko pomiędzy mną a zespołem.
Oprócz tego, że powoli, powoli wracamy do programów szkoleniowych – czeka nas wymiana sprzętu i szereg kolejnych inwestycji.
Natomiast spodziewam się, że te miesiące będą już dobre i wszystko na to wskazuje. Natomiast nie da się ukryć, że jeszcze mamy dołek z miesięcy poprzednich, który teraz stopniowo zasypujemy.
Nie spodziewam się, że przebijemy wynik przychodowy za zeszły rok, jednak blisko pół roku zmagaliśmy się z problemami spowodowanymi głównie przez mniejsze zapotrzebowanie na usługi marketingowe. A właściwie jeszcze inaczej – zapotrzebowanie na usługi marketingowe było zdecydowanie wyższe, tylko nie zawsze fundusze pozwalały na to, więc mieliśmy bardzo dużo zainteresowań bezpłatnymi konsultacjami, ale decyzje o zainwestowaniu w marketing były odwlekane w czasie i sfinalizowały się dopiero w okresie wakacyjnym.
No i co dalej – zobaczymy. Jestem zdecydowanie dobrej myśli i w chwili obecnej poszerzamy zespół, bo projektów mamy już odrobinę za dużo i chcemy móc przyjmować nowe. Także powiedziałabym, że prognozy są ostrożnie optymistyczne.
I pytanie ostatnie – bardzo, bardzo trafne:
Jak praca zdalna zmieniła kulturę organizacyjną firmy?
Znacznie. Z jednej strony taki okres izolacji sprawił, że przyjście do biura okazało się dla niektórych członków zespołu zdecydowanie trudniejsze. W sensie takim, że jednak praca z domu, praca zdalna to jest cisza, spokój, a praca na open space, w którym siedzi jeszcze 8 innych osób już wiąże się z mniejszym spokojem, chcąc nie chcąc. Ponowne wdrożenie w tryb pracy biurowej okazało się trudniejsze, niż myślę, że zakładaliśmy.
Z drugiej strony, niektórym członkom zespołu ta praca zdalna mocno się spodobała, a w związku z tym, że my mamy zespół mocno liderski, ja mam 100% zaufania w tej pracy zdalnej, więc postawiliśmy na dowolność w tym momencie. Spotykamy się w biurze we wtorki, gdzie mamy najpierw śniadania – to jest element z kultury organizacyjnej, który wdrożyliśmy w zasadzie po pandemii i wynika on wprost z tego, że kiedy rozmijamy się w biurze, to jest mniej czasu na takie ważne elementy integracyjne, jakieś takie small talki przy kawie, i tak dalej.
Potem mamy odprawę całego zespołu, planujemy sobie działania na tydzień, dzielimy się spostrzeżeniami, omawiamy problemy, i tak dalej. I kolejne dni to już pełna dowolność. Są osoby, które preferują pracę z biura i właściwie można je spotkać w biurze codziennie, są takie (w tym na przykład ja), które pracują pół na pół, są takie, które są w biurze 1-2 dni w tygodniu.
Okres tej pracy zdalnej pozwolił nam również uporządkować kwestie narzędzi do pracy online, przekonaliśmy się do spotkań online. Oczywiście nie jest to to samo, co spotkanie osobiste, stąd te wspólne odprawy we wtorki. Natomiast rzeczywiście, praca zdalna wpłynęła przede wszystkim na nasze postrzeganie pracy w biurze i dzięki temu spróbowaliśmy znaleźć balans pomiędzy home office a pracą biurową.
Nie ukrywam, że problemem, który gdzieś się pojawił w trakcie jest to, że w sytuacji w której byliśmy odizolowani jednak od społeczeństwa przez dłuższy czas, to pojawiły się jakieś większe frustracje w zespole i tym podobne. Natomiast do ich rozładowania z jednej strony używamy takich narzędzi, jak choćby imprezy firmowe, śniadania, i tak dalej.
Z drugiej strony, wciąż – i również przez okres pandemii – inwestowaliśmy w coachingi, a w związku z czym zespół miał szansę też porozmawiać o takich kwestiach związanych z emocjami, z byciem liderem, i tym podobne.
Trzy – pojawiła się potrzeba inwestycji w to szkolenie z nonviolent communication, który umożliwi nam na poziomie feedbacki i takie rozwiązywanie problemów pomiędzy członkami zespołów jeden na jeden.
To co jest też ważną zmianą, która jest zauważalna z perspektywy dłuższego czasu, czyli gdybym miała tak porównać styczeń tego roku do października tego roku, to rosnąca samodzielność zespołu. Osoby, które były liderami umocniły się w tej pozycji i w takiej swojej samodzielności, odpowiedzialności w podejmowaniu dobrych decyzji.
Pojawili się również nowi liderzy, a także samodzielni specjaliści. Ten moment pracy zdalnej, pracy w domu sprawił, że nauczyliśmy się mocniej podejmować samodzielne decyzje, nie angażować siebie nawzajem wtedy kiedy nie ma takiej konieczności. I to procentuje, to jest też bardzo pozytywna zmiana.
Podsumowując…
Jeśli miałabym już kończąc, podsumować doświadczenie kryzysu w firmie, powiedziałabym że wyszliśmy z tego silniejsi. Odrobinę poturbowani i teraz musimy też zarządzić takimi elementami jak te rosnąca frustracja, wynikająca z długotrwałego stresu jednak, jak przeładowanie obowiązkami – ponieważ wzięliśmy na siebie dużo projektów dodatkowych, pojawili się nowi klienci, musimy utrzymać ten standard usług. W związku z czym tej pracy mamy odrobinę za dużo, stąd rekrutacja, stąd też chwilowe wstrzymanie przyjmowania nowych projektów w jednym z działów. Natomiast uważam, że było to cenne doświadczenie, że strategia, którą umawiałam w pierwszym odcinku zdecydowanie się u nas sprawdziła. Zwłaszcza w kontekście – w pierwszej kolejności – zadbania o zespół. I to jest element, który rekomendowałabym każdemu przedsiębiorcy. Co więcej, obserwuję różne sytuacje u znajomych przedsiębiorców czy u firm, z którymi współpracuję w jakiś sposób i widzę, że najmocniej wygrały te firmy, które zabezpieczyły zespół. Zarówno pod kątem komunikacji już bezpośrednio do klientów, zarówno pod kątem takiej opinii na rynku, jak i po prostu możliwości funkcjonowania już po czasie pandemii.
W przypadku Fox Strategy uważam, że jedną z najważniejszych decyzji w 6-letniej już blisko historii firmy, było właśnie asekurowanie i utrzymanie zespołu bez zmian w tej sytuacji kryzysowej. Zaprocentowało to na wiele sposobów, nie tylko finansowych. Oczywiście, nadużyliśmy poduszki finansowej, natomiast jestem przekonana, że z czasem ją odbudujemy. Natomiast lojalność, odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu i też zaangażowanie, które okazali sprawia, że jestem pewna, że poradzimy sobie z jeszcze niejednym kryzysem. I z tą pozytywną myślą Cię zostawiam.
Jeśli masz do mnie jakiekolwiek pytania, zachęcam Cię do zadawania ich w komentarzu do tego odcinka, na stronie foxstrategy.pl/podcast, lub poprzez social media. Raz na jakiś czas, myślę że tak raz na pół roku – to jest dobra częstotliwość – będę do Ciebie wracać z takim podsumowaniem. Dla przypomnienia, aby zadać pytanie musisz zapisać się do naszego newslettera na stronie foxstrategy.pl/podcast.
Dobrego dnia, do usłyszenia!