Prowadzisz firmę, stworzyłeś zespół i zaczynasz świadczyć swoje usługi klientom. Wydawałoby się, że cała machina już działa. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy wasza codzienna praca przypomina działania zgranej grupy zorientowanej na cel? A może toniecie w organizacyjnym chaosie? W tym odcinku opowiadam o pierwszych krokach, które możesz podjąć w celu zapanowania nad codziennymi zadaniami, procesami, projektami oraz komunikacją.
Linki do aplikacji omawianych w odcinku
- Trello – platforma do zarządzania zadaniami i projektami w firmie, z której korzystamy także w Fox Strategy,
- Asana – kolejna platforma do zarządzania projektami w firmie (choć nie tylko), której warto poświęcić uwagę,
- Harvest – narzędzie do monitoringu czasu pracy (a także kosztów materiałowych),
- Slack – platforma do komunikacji zespołowej
- Google Meet – Google’owskie narzędzie stanowiące platformę komunikacyjną do audio- i wideorozmów
TRANSKRYPCJA ODCINKA
Cześć! Z tej strony Oktawian Kitala, a to jest podcast “Dziennik Budowy Firmy” według Fox Strategy – Odcinek #3 – jak zapanować nad planowaniem i realizacją zadań w małej firmie?
Na początku opowiem kilka słów na temat tego, czym właściwie się zajmuję. W Fox Strategy pełnię rolę project managera oraz specjalisty SEO, więc z jednej strony zajmuję się zarządzaniem projektami w firmie, a z drugiej – realizowaniem działań w zakresie pozycjonowania stron internetowych dla naszych klientów. Moja przygoda w Fox’ie zaczęła się właśnie od SEO. Natomiast nie ukrywam, że od początku interesowało mnie podejście nie tylko marketingowe, ale także projektowe; powiedziałbym – ogólnie biznesowe. W swojej codziennej pracy bardzo lubię łączyć obie te ścieżki. Dlatego też w ramach podcastu będę starał się sprytnie łączyć zarówno tematykę bardziej projektową, biznesową, jak i tematykę stricte dotyczącą marketingu online. Dzisiejszy odcinek jest osadzony w ścieżce biznesowej. I rzeczywiście, nie planuję w nim zbyt dużo odnosić się do kwestii związanych z marketingiem online, natomiast w tym zakresie, bardzo polecam Ci odcinek #2 Kasi Baranowskiej. Myślę, że zwłaszcza w przypadku startujących firm, oba te odcinki będą ze sobą fajnie współgrały. To co? Może nie przedłużam, bo mamy jeszcze przed sobą parę newsów, więc lecimy z dżinglem i do usłyszenia za chwilę. 🙂
Gdzie nas znajdziecie? – Jak ewoluuje Dziennik Budowy Firmy?
Hej ponownie!
Zacznę od tych krótkich newsów, o których wspomniałem chwilę wcześniej. News pierwszy – jesteśmy już w Google Podcast. I news drugi – jesteśmy także w Apple Podcast. Kiedy zaczynaliśmy z pierwszym odcinkiem, byliśmy dostępni w serwisach Spotify, Spreaker, YouTube, a także poprzez naszą stronę internetową foxstrategy.pl/podcast. Obecnie jesteśmy już dostępni w zasadzie we wszystkich tych najbardziej popularnych miejscach, więc możesz już po prostu wybrać swoje ulubione i będziemy tam! Zapraszamy więc do subskrybowania, by być na bieżąco z kolejnymi odcinkami, które przypomnę – wychodzą co wtorek i naprzemiennie są to odcinki ze ścieżki biznesowej oraz marketingowej. To już trzeci odcinek i przyznam (przynajmniej osobiście, natomiast myślę, że reszta zespołu również), że mam takie jeszcze wewnętrzne WOW, takie troszkę niedowierzanie. Ponieważ własny podcast był dla nas projektem, więc takim tworem, w którym nie mieliśmy pełnej wiedzy na temat zakresu obowiązków, zakresu działań, które powinny zostać wykonane. To znaczy, spotkaliśmy się z podcastami od strony marketingowej, jak i od strony gościnnego udziału w cudzej audycji, natomiast nie mieliśmy totalnie pojęcia jak zabrać się za stworzenie własnego. I w tym temacie zgromadziliśmy wiedzę od podstaw. Oczywiście, także zasięgając porad bardziej doświadczonych podcasterów. Daliśmy radę, wystartowaliśmy. I obecnie zajmujemy się dopracowywaniem całego procesu powstawania nowych odcinków, a ja zajmuję się zarządzaniem zadaniami w firmie związanymi z samym podcastem.
Projekty, procesy i zadania – czym się różnią?
No właśnie – słowo “proces”, czy “zadanie” będzie dzisiaj pojawiało się niejednokrotnie i ja też nie bez powodu rozwlekam się nad tematem na początku naszej przygody z podcastem. Ponieważ dziś będziemy zajmować się właśnie takim tematem, jak planowanie i realizacją zadań w małej firmie. Skoro będę mówił o zadaniach i ogólnej organizacji pracy w firmie, to będę wspominał też o procesach i o projektach.
Swoją drogą, istnieje taka tendencja do sprowadzenia wszystkiego do miana “projektu”, chociaż wcale niekoniecznie nim nie jest. Z założenia, w projekcie mamy niewielką wiedzę na temat zakresu działań, które będą musiały być wykonane w trakcie jego realizacji. Idąc dalej, projekt powinien mieć swój punkt początkowy i końcowy, a także być czymś innowacyjnym w pewien sposób, tzn. powinno być to coś, czego wcześniej nie robiliśmy. Mogliśmy oczywiście prowadzić wcześniej jakieś podobne projekty i oczywiście wzorować się na nich i czerpać z nich wiedzę, natomiast to, czym aktualnie się zajmujemy musi być unikalnym. Przykładem takiego projekt jest właśnie dla nas podcast. Spójrzmy – żebyśmy bardziej zrozumieli cechy projektu. Jest on zarówno unikalny, ponieważ wcześniej nigdy nie robiliśmy podcastu, mieliśmy z nimi styczność, ale nigdy z tą stroną techniczną – tworzeniem go od zera. Jednocześnie, cały projekt ma swój punkt początkowy i końcowy. Czyli jest taki moment, w którym wpadamy na pomysł: “Słuchajcie, robimy podcast”. Idea zamienia się w projekt, który zostaje uruchomiony i następnie realizowany. Istnieje też punkt końcowy czyli ten moment, w którym stwierdzamy, że “tak, mamy fajny proces na powstawanie kolejnych odcinków, więc zamykamy projekt i działający proces (jako ten gotowy produkt tego projektu) oddajemy”. Oczywiście, to jest bardzo duże uproszczenie tego co dzieje się w projekcie, natomiast chodziło tylko i wyłącznie o to, by wskazać, że jest ten moment startu i moment mety. To całe rozróżnienie przedstawiam też dlatego, żebyśmy potrafili odróżnić projekt od np. procesu, albo od zadania.
Dlatego też kolejnym słowem kluczowym, które już tutaj padło kilkukrotnie jest “proces”, czyli taki zbiór zadań, w którym w odróżnieniu od projektu, mamy już wysoki poziom wiedzy. Czyli – my potrafimy już się sprawnie w nim poruszać, wiemy czego się po nim spodziewać, jakie są jego rezultaty. Dzięki temu mniej nas w nim potrafi zaskoczyć. Jednocześnie proces jest też powtarzalny – gdzie powtarzalność polega na tym, że ponowne wykonywanie tej samej sekwencji kroków, realizacja tego samego zbioru zadań, powinna nam dostarczać podobnego efektu, który został założony. To tyle w teorii na ten moment. Pozostaje jeszcze odpowiedź na pytanie – po co o tym opowiadam?
Po pierwsze, uważam że warto znać charakterystykę tego co jest projektem, co jest procesem, a co jest zadaniem. I jeśli jest to dla Ciebie jeszcze niejasne, zachęcam do zgłębienia tego tematu – co dzieje się w projekcie, a co dzieje się w procesie. Będzie to po prostu użyteczne z punktu widzenia prac, które będziesz prowadził w swoim przedsiębiorstwie lub prowadzisz już obecnie.
A także z drugiego powodu, jakim jest chęć stworzenia takiego mini słowniczka po to, byś miał świadomość, że gdy używam słowa “projekt” to w tym wypadku np. mówię o czymś właśnie innowacyjnym, a w przypadku w którym używam słowa “proces”, to mówię o czymś powtarzalnym, w czym już mamy zgromadzoną wiedzę i potrafimy się poruszać. Tak samo np. jeśli mówię o “zadaniu”, to po prostu mówię o czymś, do czego trzeba usiąść i to zrobić.
Jak zarządzać zadaniami i projektami w firmie? – Asana i Trello
Przejdźmy zatem do tej części bardziej praktycznej, czyli tej, której będzie dotyczyła praktycznych kroków, które pozwolą Ci planować zadania w firmie w zespole. Nawet jeśli nie posiadasz zespołu to myślę, że znajdziesz coś użytecznego dla siebie. Tutaj taka ważna informacja np. odnośnie projektów, że ja też nie będę przedstawiał informacji na temat zarządzania projektami w firmie, opowiadając o całych podstawach, ponieważ to jest obszerna dziedzina wiedzy. Gdybym szukał informacji na temat bezpośrednio zarządzania projektami, to szukałbym dedykowanego bloga, dedykowanego kanału video, dedykowanego podcastu, czy książki. Na potrzeby podcastu tutaj, jako że jest to podcast biznesowy i marketingowy, ja będę przestawiał przede wszystkim takie wybiórcze tipy dla małego przedsiębiorcy. Ich założeniem jest to, byś mógł je w łatwy sposób wdrożyć w obrębie własnego przedsiębiorstwa. Przetestować, sprawdzić jak działają i jeśli zobaczysz że przynoszą zamierzony efekt (rzeczywiście usprawniają organizację pracy w firmie) – po prostu wdrożyć je na stałe.
Taką pierwszą wskazówką, którą sugerowałbym małej firmie w kwestii organizacji pracy jest wprowadzenie platformy do zarządzania projektami, do organizacji pracy w firmie. I tutaj wskażę dwa narzędzia, które poleciłbym – zwłaszcza na początek. I to są narzędzia takie jak Asana i Trello. W ramach pracy w Fox Strategy mieliśmy okazję korzystać zarówno z jednego jak i z drugiego. Osobiście, też poleciłbym (jeśli dotąd nie wdrażałeś żadnego z tych narzędzi) abyś po prostu sprawdził oba i zdecydował, które lepiej pasuje Tobie i Twojemu zespołowi. W naszym przypadku okazało się, że Asana była troszkę bardziej oporna. Choć myślę, że w przypadku większego zespołu zastosowałbym właśnie Asanę. My finalnie wybraliśmy Trello – to narzędzie bardziej podpasowało zespołowi, sprawiało mniej problemów w obsłudze, lepiej szła nam komunikacja za pośrednictwem tego programu, dzięki temu do dzisiaj funkcjonuje w naszej firmie – służąc nam do porządkowania zadań, planowania całej organizacji pracy w firmie, a także do porządkowania procesów. Jeśli nie widziałeś nigdy na oczy Trello, to narzędzie pozwoli Ci na organizację pracy w biznesie za pomocą tablic, list i kart. Taki podział okazał się dla nas bardzo sensowny i jeśli miałbym zaproponować jakieś wyobrażenie na temat tego czym jest tablica i karta (jeśli jeszcze nie widziałeś Trello), to proponuję Ci żebyś wyobraził sobie tablicę jako nieskończoną liczbę lodówek, na których znajdują się listy – czyli w tym wypadku magnesy, np. z napisem “do zrobienia”, “w trakcie”, “wykonane”, pod którymi możesz powiesić sobie konkretne karty (w realnym życiu to są jakieś karteczki samoprzylepne, na których porządkujesz sobie zadania – np. do zrobienia pozostało: wynieść śmieci, posprzątać podłogi). W ten sposób my porządkujemy nasze działania, tworząc tablice np. dla konkretnych projektów. W tych projektach, w zależności od tego na ile są złożone, tworzone są konkretne listy. I to są albo tematyczne, albo w przypadku prostych projektów mamy po prostu takie “ToDo listy”. Wiemy co jest do zrobienia, wiemy co jest w trakcie realizacji, wiemy co jest zakończone. Do każdej karty możemy przydzielić członków, czyli osoby które są odpowiedzialne za wykonanie danego zadania. Wyznaczamy termin w jakim powinno to być zrobione, a także listę kroków, które powinny zostać podjęte i szczegółowy opis samego zadania. I to w zasadzie jest sercem Trello. Poza tym, korzystamy z dodatków, które w Trello nazywane są “power up’ami”, można powiedzieć, że są to pluginy, wtyczki. Jest ich naprawdę całe mnóstwo. Te power up’y pozwalają na rozbudowę narzędzia (czyli Trello) o dodatkowe funkcje, np. synchronizację z kalendarzem Google, czy sprzężenie Trello z narzędziem do monitorowania czasu pracy nad konkretnym zadaniem. Dzięki temu, możemy śledzić stopień wydatkowania budżetu godzinowego. Innym przykładem zastosowania “power up” jest automatyzacja, która polega np. na tym, że jeśli ktoś podejmie jakieś działanie na konkretnej tablicy, to automatycznie wykonuje się inne działanie. W ten sposób znacznie zautomatyzowaliśmy w naszej firmie tablicę np. dotyczącą ofert. Power up’y, które znajdziesz w Trello dotyczą jeszcze wielu innych kategorii i szczerze mówiąc, rzadko kiedy zdarzało się, że nie znalazłem odpowiedniego power up’u do naszych potrzeb. Dlatego uważam, że Trello jest dla małego zespołu bardzo dobrym narzędziem, które jest lekkie, proste w obsłudze, szkielet nie zawiera niepotrzebnych funkcji, w których użytkownicy (czyli nasz zespół) mógłby się pogubić, a jednocześnie pozwala nam na łatwą rozbudowę listy funkcji, poprzez odpowiednie dodatki, które dobieramy wedle naszych bieżących potrzeb. Trello pozwala nam też na łatwą współpracę z naszymi klientami. Niektórzy z nich również korzystają z tej samej platformy – wtedy jesteśmy w stanie współpracować w pełnej komunikacji z zespołem klienta. Ustalając wspólnie zakres prac, konkretne kroki do wykonania, terminy, czy wszystkie inne istotne elementy związane z działaniami realizowanymi w ramach usługi. Podsumowując, jeśli nie miałeś / nie miałaś okazji korzystać z takiego narzędzia jak Trello czy Asana, polecam wdrożyć je w obrębie własnej firmy, przetestować, dając trochę czasu na to, żeby zespół też zdążył się z nim zapoznać, nauczyć się obsługiwać i wykształcić w sobie nawyk regularnego korzystania. Jeśli doświadczasz chaosu w kwestii organizacji pracy w firmie, myślę że taka platforma będzie bardzo dobrym rozwiązaniem.
Ile kosztuje godzina twojej pracy?
Kolejnym krokiem, któremu uważam, że zdecydowanie warto poświęcić uwagę jest poznanie kosztów. I tu mam na myśli zarówno koszt pieniężny i jaki koszt czasowy, który finalnie też przekłada się na finanse firmy. Kluczowe okaże się to zadanie pytania: “Ile tak naprawdę kosztuje godzina mojej pracy i poszczególnych członków mojego zespołu?”. Teraz pytanie – jak to policzyć? Być może na pierwszą myśl wysunie nam się, że godzina pracy kosztuje tyle, ile wynosi stawka godzinowa danego pracownika. Natomiast to jest zaledwie pewien ułamek finalnej kwoty, którą wydajesz. W końcu, oprócz stawki godzinowej danego pracownika, ponosisz też koszty utrzymania całego przedsiębiorstwa. Do takich kosztów zaliczymy m.in. wynajem powierzchni biurowej czy licencje na oprogramowanie, które opłacasz. Co ważne, jeśli w twojej firmie funkcjonują różne działy, to powinieneś rozdzielić koszty, które dotyczą konkretnego z nich od innych. Będziesz miał dzięki temu bardziej szczegółowy wgląd w to, jak kształtują się koszty w poszczególnym z działów. Mając świadomość ile kosztuje godzina pracy członka Twojego zespołu lub Twoja godzina pracy, jesteś w stanie w bardziej skuteczny sposób mierzyć to, ile rzeczywiście kosztuje Cię realizacja działań np. dla danego klienta, czy realizacji projektu w obrębie firmy. Świadomość kosztów jest niezbędnym minimum do rzetelnej oceny tego, czy dany projekt jest rentowny czy może jest pod wodą. Co więcej, miejmy też na uwadze, że nie każdy projekt z założenia ma być zyskowny materialnie. W przypadku niektórych projektów ta najwyższa wartość, która z niego płynie okaże się tą wartością niematerialną.
Monitoring czasu pracy i wydatków – narzędzie Harvest
Skoro poruszyliśmy już kwestię kosztów – myślę, że czas przejść do kolejnego punktu, którym jest monitoring czasu i wydatków ponoszonych w ramach realizowanych przez nas działań. Tutaj konkretnie wspomnę o jednym narzędziu, które serdecznie polecam. To jest narzędzie Harvest. W kilku słowach, Harvest pozwala na monitoring czasu pracy i wydatków realizowanych w ramach konkretnych działań, np. jakiegoś projektu. Na naszym przykładzie, jeśli realizujemy dla konkretnego klienta usługę, nasi specjaliści mogą monitorować zarówno czas (czyli konkretne godziny, które poświęcają np. na działania związane z pozycjonowaniem strony internetowe,j z kampanią Google Ads,) a także koszty finansowe jakie ponosimy (czyli np. zakupu artykułów sponsorowanych). Dzięki temu mamy pełny pogląd na to, jak wydatkowany jest budżet w ramach konkretnej usługi. Co ważne, do narzędzia Harvest jesteśmy w stanie wprowadzić koszt godzinowy dla każdego z członków zespołu. Dzięki temu, analizując raporty jesteśmy w stanie zobaczyć rzeczywisty koszt jaki ponieśliśmy, realizując dane działania. Kończąc temat Harvesta, wspomnę jeszcze tylko o kilku ważnych sprawach.
Po pierwsze, żeby Harvest przynosił efekt, czyli dostarczał nam informacji o kosztach ponoszonych w projekcie i były one rzeczywiste, to należy go systematycznie wypełniać. Wspominam o tym dlatego, że może się to okazać wcale nie takie oczywiste. Zwłaszcza na początku, Harvest może przysporzyć zespołowi problemów, tzn. przede wszystkim pamiętanie o tym, że należy zarejestrować godziny realizowane dla konkretnego klienta. Sprawa numer dwa, która również może być dość problematyczna dotyczy już kwestii psychologicznej – mianowicie Harvesta powinieneś dobrze zakomunikować. Co to znaczy dobrze zakomunikować? Jeśli Harvest ma za zadanie służyć Ci do rzeczywistej oceny kosztów, jakie ponosisz w ramach projektu czy usługi, realizowanej dla danego klienta, to tak też powinieneś o tym powiedzieć zespołowi. Jeśli przyjdziesz któregoś dnia do biura i radośnie oświadczysz “Słuchajcie, od dziś monitoruję wasz czas pracy, więc go rejestrujcie w Harveście”, to będzie to komunikat, który może być źle odebrany w zespole. Zdecydowanie lepiej będzie poświęcić trochę czasu i uwagi, by każdy z zespołu rzeczywiście zrozumiał jaki sens stoi za Harvestem.
Sprawa numer trzy, która dotyczy też Harvesta, to jest moim zdaniem bardzo duża jego zaleta. Wynika ona z kwestii raportowania godzin pracy wykonanych dla klientów. Jeśli świadczysz usługi, które są realizowane na godziny, np. oferujesz swojemu klientowi jakiś pakiet godzin konsultingu, który później raportujesz swojemu klientowi, to inaczej będzie wyglądać jeśli dasz mu komunikat “Dzień dobry kliencie, w tym miesiącu wykonaliśmy 12 roboczogodzin”, a inaczej zabrzmi komunikat, w którym powiesz “Dzień dobry kliencie, w załączniku przesyłam pełny wyciąg godzinowy z narzędzia Harvest”. I tam klient wchodząc zobaczy każdą godzinę pracy każdego specjalisty, która będzie opisana. Zobaczy że np. na analizy zostało poświęconych 3 godziny, na wykonanie rekomendacji zostały poświęcone 4 godziny, a np. na jakiś dodatkowy research kolejna godzina. Taki komunikat w mojej opinii, bardzo dobrze wpływa na zaufanie klienta do Ciebie jako firmy. Uważam, że to bardzo dobra praktyka.
Komunikacja w zespole (platforma Slack i Google Hangouts)
Za nami już się ponad 20 minut, więc powoli szykujemy się do końca dzisiejszego odcinka, natomiast pozostała jeszcze do mówienia ostatnia kwestia. I to jest kwestia komunikacji, którą rozpocząłbym od pytania “Jak komunikujesz się ze swoim zespołem?”, tzn. jak wygląda Wasza infrastruktura komunikacyjna? Czy poza komunikacją na żywo stosujecie wyłącznie takie środki jak poczta e-mail albo telefon komórkowy? Czy może korzystacie z czegoś więcej? Myślę, że to pytanie jest bardzo na czasie ze względu na to, że w dobie koronawirusa wiele zespołów musiało zaktualizować swój sposób komunikacji. Jeśli uważasz, że jest on obecnie skuteczny, to oczywiście nie ma co nadmiernie rozwodzić się nad tym co działa, prawda? Ale jeśli odczuwacie problemy natury komunikacyjnej w zespole, to warto byłoby się zastanowić czy możecie to w jakiś sposób efektywny rozwiązać. Jeśli dotąd wykorzystywaliście wyłącznie pocztę e-mail i telefon, to warto byłoby skorzystać z takiego kanału jakim może być np. aplikacja Slack, która pomoże nam tę komunikację usprawnić. Na temat Slacka w zasadzie chyba nie można powiedzieć nic odkrywczego. Uważam, że jest po prostu genialna w swojej prostocie. Jeśli zarządzasz zespołem w swojej firmie, to polecam Ci przynajmniej ją wypróbować. W naszym zespole sprawdza się na co dzień, nie tylko w czasach koronawirusa – i do podstawowej komunikacji jest dla nas w zupełności wystarczająca w połączeniu właśnie z pocztą e-mail oraz telefonem. Natomiast problem, który pojawił się wraz z tym, jak rozpoczęliśmy izolację społeczną polegał na odprawach online. Tutaj sprawa okazała się ciut bardziej skomplikowana, bo musieliśmy znaleźć coś nowego, jakiś nowy kanał komunikacji. My zastosowaliśmy Google Hangouts (komentarz: właściwie Google Meet, stanowiący obecnie odrębną aplikację), który akurat w tym temacie sprawdził się świetnie. Szczerze mówiąc, o ile nie wiem czy w Twoim przypadku te kanały okażą się wystarczające, tak w naszym nie potrzebujemy żadnego więcej, by praca mogła sprawnie przebiegać. Podsumowując kwestie komunikacji – jeśli uważasz, że nie jest ona do końca sprawna, że pojawiają się w jej przypadku jakieś problemy, to myślę, że czas najwyższy je rozwiązać. Nie tylko ze względu na poprawę Waszej efektywności, ale także na to, że stanowi to sporo zabezpieczenie przed potencjalnym fuckupem. A przeoczenie ważnej informacji dotyczącej finansów czy działań realizowanych dla klienta tak właśnie może się skończyć.
Kilka zasad, którymi warto się kierować
Na sam koniec zaproponuje Ci jeszcze kilka zasad, którymi moim zdaniem warto kierować się we wdrożeniu usprawnień w zakresie projektów, procesów, monitoringu czasu, wydatków czy komunikacji.
Umiar i rozsądek w zarządzaniu projektami oraz procesami w firmie
Po pierwsze to jest umiar i zdrowy rozsądek. Jeśli dotąd nie definiowaliście w ogóle procesów i pracowaliście w takim procesowym chaosie, to nie idźcie w drugie ekstremum i nie twórzcie procesów na użycie mikrofalówki. Czyli w skrócie mówiąc – na wszystko. Proces ma za zadanie usprawnić i wystandaryzować Waszą pracę, a nie ją utrudniać przez listę dodatkowych czynności, które są niepotrzebne, albo oczywiste.
Unikaj perfekcjonizmu w organizacji pracy w firmie
Myślę, że zdrowy rozsądek powinien się też odnosić do perfekcjonizmu, a właściwie jego unikania. Musimy się liczyć także z tym, że jeśli wdrażamy nowy kanał komunikacji, albo system taki jak np. Trello czy Harvest, to nie możemy się spodziewać, że zadziała on od razu w pełni swoich możliwości. Na pewno pojawią się jakieś problemy, np. Harvest nie będzie regularnie wypełniany, w Trello ktoś zapomni wrzucić kartę. Na samym początku jest to zupełnie normalne. Należy poświęcić odpowiednio dużo czasu na to, żeby takie narzędzie wdrożyć, żeby zespół potrafił je zrozumieć, żeby zespół wykształcił w sobie odpowiednie nawyki. Jednym zdaniem – praktyka i konsekwencja przyniosą zamierzony efekt.
Nie bądź terminowym optymistą!
Na samym końcu dotknę jeszcze zjawiska, które ja nazywam “terminowym optymizmem”. Też łapię siebie na tym, że za każdym razem planując np. działania w jakimś projekcie, zawsze wydaje mi się, że zostaną one ukończone w jakimś terminie. Później do tego terminu dodaję kilkadziesiąt procent czasu, ponieważ zakładam, że zawsze się coś wywróci. Zazwyczaj okazuje się, że rzeczywiście kończymy pracę w terminie który jest między tym optymistycznym, a tym wyznaczonym, czyli jeszcze tam jakieś bufor zostaje. Szczerze mówiąc, zawsze, ale to zawsze, nawet jeśli wydaje mi się, że nie ma prawa wydarzyć się żadna niespodzianka, to wychodzę z założenia, że ma prawo. Mieliśmy okazję się o tym niejednokrotnie przekonać.
Wygląda na to, że dobrnęliśmy już do końca dzisiejszego odcinka. Jeśli nie słuchałeś jeszcze poprzednich odcinków, to serdecznie Cię do nich zapraszam. Tak samo jak zapraszam do subskrybowania naszego podcastu. Przypominam, że słyszymy się w każdy wtorek. Pozostaje mi życzyć Ci jak największej satysfakcji i jak najlepszych efektów, wynikających z organizacji pracy w Twojej firmie.
Dzięki i do usłyszenia.