Dział HR w każdej firmie pełni ogromną rolę, odpowiada za rekrutację, poszukuje kandydatów do pracy. To także dział, który wdroży nowego pracownika w zasady działania firmy, jest również jego wsparciem w pierwszych dniach w pracy. W Fox Strategy Dział HR współpracuje z innymi działami w przygotowaniu ścieżki rozwoju każdego pracownika, dba o rozwój ich kompetencji. Jest również odpowiedzialny za organizację eventów. A jak to wygląda w małej firmie, która swój model zarządzania opiera na płaskiej strukturze? Czy taki dział jest potrzebny? Na te inne pytania, znajdziecie odpowiedzi w poniższym odcinku.
Linki, na które powołuję się w podcaście:
Jak zbudować dział HR w płaskiej strukturze?
Firmy, które wymieniam w podcaście:
Transkrypcja odcinka
Cześć.
Nazywam się Agata Kaliatzi i może kojarzycie lub nie, w Fox Strategy odpowiadam za dział administracji oraz HR, czyli sprawuje opiekę nad działem finansowym firmy – od wystawienia faktur, rejestrację dokumentów, po windykację. Opiekuje się również Link Builderami, wspieram rekrutację, odpowiadam na aplikacje oraz wdrażam nowych pracowników w struktury firmy. Ten pokrótce przedstawiony zakres obowiązków łączy nazwa stanowiska – Office & HR Manager.
W poprzednim odcinku mieliście okazję posłuchać Oli Sudnik, naszej Content Manager, która podzieliła się z Wami wiedzą na temat tego, dlaczego warto prowadzić firmowy blog i jakie korzyści z tego płyną. Jeśli więc jeszcze nie słuchaliście, to serdecznie Was zapraszam na nasz kanał foxstrategy.pl/podcast. Tam również znajdziecie poprzednie odcinki nagrane przez Ewelinę, Kasię oraz Oktawiana. Z kolei bohaterem naszego #5 już odcinka, będzie Dział HR i jego rola w płaskiej strukturze, jaką jest nasza firma – Fox Strategy. Opowiem Wam czym charakteryzuje się płaska struktura, jak funkcjonuje w naszej firmie i jak w niej rozwija się Dział HR, oraz dlaczego warto posiadać taki dział małej firmie. OK, teraz czas na łyk kawy, a ja puszczę Wam naszego ładnego dżingla. Uwaga, lisia wataha nadciąga!
Utworzenie działu HR w małej firmie
Zarządzanie działem HR i jego rozwój wygląda troszeczkę inaczej. Przede wszystkim dlatego, że Fox Strategy jest firmą, w której model zarządzania opiera się na płaskiej strukturze. Tutaj należy sobie zadać pytanie czym jest organizacja w płaskiej strukturze? Jest to taki system zarządzania, której struktura opiera się na małej liczbie stanowisk, zwiększa się też zakres obowiązków managerów, a także ich odpowiedzialność. Płaska struktura angażuje cały zespół w proces decyzyjny. W płaskiej strukturze bardzo dobrze rozwija się komunikacja, dzięki temu wszystkie działy w firmie są ze sobą bardzo dobrze zintegrowane. Tutaj bardzo ważnym elementem, jaki trzeba podkreślić jest to, że w takiej organizacji najważniejsze są wartości i ich rozwój. Chodzi mi tutaj głównie o wartości takie jak: transparentność, otwartość i szczerość. Te wartości jednak nie będą mogły zaistnieć, jeśli nie nauczymy naszych pracowników mówić z jakimi problemami się mierzą, z czym się mierzą na co dzień i z czym też mają też największe problemy. To także nauka udzielania informacji zwrotnej i prowadzenie otwartych rozmów o sytuacji w firmie. W tego typu organizacji nie ma miejsca na wartościowanie stanowisk i patrzenie na biznes tylko przez pryzmat właściciela oraz działów, które przynoszą największy dochód do firmy. Firma może przetrwać i rozwijać się prawidłowo jeśli zaangażujemy wszystkie działy i damy możliwość rozwoju podnoszenia kompetencji. Najlepszym przykładem płaskiej struktury jest wytwórnia Walt Disney Studios, gdzie w 1943 roku na podstawie rysunku, przedstawiła model zarządzania w firmie. Diagram ten możecie zobaczyć na naszym blogu www.foxstrategy.pl/blog we wpisie “Jak zbudować Dział HR w płaskiej strukturze?”. A jak to wygląda w Fox Strategy?
Nasz zespół składa się z czterech działów: SEO, który tworzy Kasia, Ewelina, Dawid, Kamil oraz Oktawian, ADS, którym opiekuje się Damian, Dział Contentu, który tworzy Ola i Krzysiek oraz dział administracji i HR, którym opiekuje się ja. Tutaj należy także dodać funkcję Project Managera, którą pełni Oktawian, zarządzający procesami i zadaniami w firmie. Gdybym miała porównać pracę w naszej agencji do jakiegoś procesu etapów powstawania, to porównałbym to z etapem tworzenia dobrego kawałka rapowego.
Organizacja struktury małej firmy
By mógł powstać dobry rap jest potrzebnych kilka ważnych elementów, czyli beat, sample, skrecze, słowa, rymy oraz mocne metafory i porównania. Przede wszystkim też punchline’y. Każdy rapowy kawałek potrzebuje także mięska, po którym najwięksi rapowi malkontenci powiedzą “Wow, ale to jest sztosik”. W powstawaniu każdej 16-tki ważny jest również producent, który nada odpowiednie tony brzmieniu, no i na koniec wytwórnia, która odpali wosk na płytę, zamknie ją w pudełku i pchnie ją na rynek. I właśnie ludzie tworzący Fox Strategy i ich praca, kojarzy mi się z powstawaniem rapowego utworu. Mamy beat, czyli Dział SEO, od którego zaczęła się działalność Fox Strategy, mamy skratch’e i sample jako Dział ADS, który dzięki świetnym reklamom, mocnym i wysokim ROI potrafi użytkownikom Google wgryźć się mocno w pamięć. Mamy dział Contentu, czyli nasze punchline’y, rymy, metafory, trafne porównania, tworzenie treści, dzięki którym nasi klienci mogą przekazać wartości swoich usług i zwiększyć sprzedaż. Mamy również Project Managera, czyli tego producenta, który zarządza zadaniami i procesami. I na koniec, dział Administracji oraz HR jako wytwórnia, który ogarnia kwestie finansowe, ściągnie z barków sprawy formalne, wystawi fakturę, usprawni proces przelewów, a na koniec to właśnie ten dział będzie pośrednikiem pomiędzy artystą (tutaj oczywiście naszą agencją) a słuchaczem (odbiorcą, czyli klientem). I to ten dział przekaże odpowiedni feedback do zespołu. Każdy z tych działów można porównać też do dźwięku. Każdy dźwięk przecież też brzmi dobrze osobno i funkcjonuje osobno. Ale dzięki wspólnej pracy, czyli połączeniu tych wszystkich dźwięków razem, pozwala się to wszystkiemu temu kręcić. Tak jak się kręci dobre winyl na tych 33 obrotach.
I teraz pewnie niektórzy przedsiębiorcy pomyślą sobie “No dobra, moja firma jest mała, mam tam jakieś działy, ściśle kontaktuję się z tymi, które cisną sprzedaż, księgowa ogarnia faktury. Ale po co, do diaska, mi ten cały HR?”. Już tłumaczę. Bez względu na to czy Dział HR rozwija się w strukturze hierarchicznej, smukłej czy też płaskiej, od początku idei tego działu założeniem, było pośredniczenie pomiędzy pracownikami a zarządem, budowaniem relacji w firmie, czy poszukiwaniem i wdrażaniem nowych pracowników. Te kompetencje działu są niepodważalne do dziś, jednak w płaskiej strukturze (w przeciwieństwie do struktury hierarchicznej) Dział HR nie będzie obliczał KPI, rozliczał z efektywności pracowników, rozwijał ścieżkę kompetencji, a także – wystawiał oceny roczne. W płaskiej strukturze te wszystkie rzeczy będziesz ogarniał Ty, drogi przedsiębiorco, albo Twoi managerowie. W Fox Strategy Dział HR narodził się z potrzeby zaistnienia takiego działu, a potem ewoluował. Obecnie dba o dobre samopoczucie pracowników. Pierwsze jego działania opierały się na opiece nad Działem Link Building’u, czyli rekrutowania nowych Link Builderów, wystawiania umów i rachunków, udzielania porad i uwag, oraz przygotowywania raportów dla Działu SEO. Jako, że Fox Strategy wtedy nie pozyskiwało linków z zapleczy, stworzyłam wspólnie z Działem SEO tutorial, który do dzisiaj jest aktualizowany o nową wiedzę odnośnie linkowania.
Kolejnym krokiem było przede wszystkim zwiększenie kompetencji Działu HR, oraz zwiększenie świadomości wśród pracowników Fox’a, że taki dział istnieje. Z pomocą temu przyszły oczywiście odprawy, czy takie krótkie spotkania całego zespołu, podczas których mogli zaprezentować i opowiedzieć jak będzie ten dział wyglądać, jak będzie działał i co się zmieni w najbliższym czasie. Obecnie do zadań Działu HR należy czuwanie nad jedną z wartości firmy, czyli work life balance. Dbam o to, żeby odpowiednio zarządzić czasem pracy, a także odpoczynkiem. Żeby móc zadbać o tę wartość, udało się wdrożyć system zarządzania nadgodzinami. Tutaj muszę dodać, że w Fox Strategy nie praktykujemy nadgodzin, wolimy tak zarządzić naszą pracą, by zmieścić się w ustawowym czasie pracy, wliczając tutaj oczywiście przerwy obiadowe, przerwy na kawę, przerwy śniadaniowe, czy też wspólne small talki, które bardzo lubimy. Jednak nikt nie jest kryształowy i również u nas trafił się problem związany z nadgodzinami. Dzięki wspólnym rozmowom na temat czasu pracy, udało się wdrożyć listę obecności. Z pomocą tutaj przyszedł też Harvest, do którego wpisujemy i planujemy listę zadań. Dzięki temu, każdy z naszych pracowników ma kontrolę nad tym, jakie zadania pochłaniają mu najwięcej czasu, a jakie zadania może np. zoptymalizować i zrobić dużo szybciej. Jeśli jednak zdarzy się taka sytuacja, że ktoś z nas musi zostać dłużej w pracy, lub np. skończyć pracę o 16:00, a potem jeszcze tego laptopa włączyć wieczorem i popracować, to oczywiście mamy taką możliwość, jednak musimy zgłosić to właśnie do działu HR. Wtedy też, kiedy już te nadgodziny zostaną zrobione, każdy pracownik ma prawo (i obowiązek przede wszystkim) te nadgodziny odebrać. Tutaj też wspólnie z pracownikami ustalam dzień odbioru takich nadgodzin i wtedy pracownik może sobie skończyć w pracy wcześniej, lub np. kiedy tych nadgodzin nie daj Boże, uzbiera się troszeczkę więcej, wtedy są one oddawane w formie dnia wolnego. Jeśli taka sytuacja powtarza się często, nagminnie, wtedy wspólnie zastanawiamy się jak taki problem rozwiązać i z czego on głównie wynika. Czy ta osoba przypadkiem nie ma na sobie zbyt dużej ilości obowiązków, nie ma zbyt dużej ilości zadań. Wspólnie też opracowujemy plan jak takiej osobie pomóc. I każda osoba z działu w jakiś sposób stara się ściągnąć część zadań na siebie.
Zadania działu HR w praktyce
Tutaj też ogromną rolę odgrywają nasze wcześniej wspomniane wartości, czyli ta szczerość, odpowiedzialność i transparentność. W naszym zespole nauczyliśmy się przyznawać do błędów i prosić o pomoc. I aby każdy członek zespołu też nauczył się odpoczywać, również w pracy, przeprowadziliśmy warsztaty z medytacji i skanowania ciała. Wszyscy leżeliśmy sobie wygodnie na dywanie, jednak ścieżka dźwiękowa nie była wtedy zbyt dobrze dobrana i zespół zamiast rozluźnić całe swoje ciało, rozluźnił przeponę gromkim śmiechem, kiedy padło niezbyt dobre i na co dzień, często używane słowo. Niestety, nie mogę zdradzić jakie to było słowo, jednak sytuacja była bardzo komiczna i wszyscy te warsztaty wspominają do tej pory. Tutaj też warto dodać, że Dział HR w Fox Strategy odpowiada za organizację imprez integracyjnych oraz urodzin firmy. Ostatnio obchodziliśmy huczne 5-lecie. I tutaj mogę Wam powiedzieć śmiało, że przy organizacji takich imprez wcale nie potrzebujemy zbyt dużych nakładów finansowych. Można to zrobić o wiele tańszym kosztem, ale dużo ciekawiej. U nas świetnie sprawdza się metoda głosowania, tzn. przed każdym dużym wydarzeniem, czy też taką imprezą integracyjną, przygotowuję listę menu, czyli wyjście do restauracji, jakiś atrakcji, które są dostępne na terenie Wrocławia i każdy z członków zespołu może zagłosować na dany punkt z tej listy. Oczywiście, jestem też otwarta na propozycje, jeżeli ktoś np. był w jakimś ciekawym miejscu i chciałby podzielić się z tym z resztą zespołu, może śmiało taki punkt dorzucić i opowiedzieć co to jest. Ostatnio też u nas w firmie świetnie sprawdziły się quizy i zagadki kryminalne, które opracowałyśmy wspólnie z Olą z Działu Contentu. Udało nam się np. zorganizować podczas już wspomnianej imprezy urodzinowej, zabawę w Policjantów i Złodziei. Polegało to na tym, że każdy z członków zespołu musiał odpowiedzieć na pytanie dotyczące historii naszej firmy. Było bardzo dużo śmiechu i bardzo dużo zabawy, kiedy mogliśmy sobie powspominać zamierzchłe już czasy naszej firmy. Każda z ekip była też podzielona na dwie grupy, czyli policjantów i złodziei. I każdy z nich miał odpowiednie akcesoria: były czapki złodziei, policjantów, był też gwizdek oraz kilka dobrych grafik, na których trzeba było znaleźć ukryte przedmioty. Taka właśnie współpraca, jak moja współpraca z Olą pokazuje też, że w małej firmie dwie osoby z różnych działów mogą ze sobą pracować i współpracować przy tworzeniu takich zadań na wesoło. Wcale też nie trzeba wprowadzać nie wiadomo jakich dużych kosztów, aby zespół mógł się też dobrze bawić.
Kolejnym zadaniem Działu HR jest udział w rekrutacji oraz wdrażanie nowych pracowników w zasady działania firmy oraz jej historii. Doradzam również liderom działów w określeniu kompetencji miękkich potencjalnego kandydata czy kandydatki. Jest to bardzo ważna rola, ponieważ nasz zespół to nie tylko stanowiska, ale przede wszystkim ludzie, którzy wspólnie ze sobą już jakiś czas pracują (niektórzy nawet 3 lata). Także to są ludzie, którzy spędzają ze sobą wspólnie czas, wspólnie żartują, spotykają się również po pracy. Nowy członek zespołu w tak hermetycznym środowisku, może mieć na początku duży problem z odnalezieniem się. Dlatego bardzo ważnym jest tu odpowiedni dobór kompetencji miękkich, cech charakteru tak, by nowa osoba w firmie nie miała problemów, żeby się odnaleźć w tej nowej sytuacji. Bardzo potrzebny i użyteczny jest nowy onboarding, który opowiada o tym jak pracuje się w Fox Strategy, na co trzeba zwrócić uwagę, z jakich narzędzi korzystamy w pracy, co mamy do dyspozycji, do kogo możemy się zwrócić o pomoc. Jednym słowem – taka osoba musi po prostu się z nami dobrze czuć.
Rola kultury feedbacku
Jak już pewnie słyszeliście w naszej firmie jest bardzo mocno rozwinięta kultura feedbacków. Podczas kwarantanny zostały uruchomione również feedbacki HR-owe.
Tutaj bardzo mocno starałam pomóc zespołowi jak zarządzić pracą zdalną, jak odpocząć od natłoku obowiązków oraz informacji, które nas otaczały. A dzięki temu, że mieliśmy wypracowany system odbierania nadgodzin oraz pracy zdalnej, potrafiliśmy się bardzo szybciutko odnaleźć w tej nowej rzeczywistości. W połowy maja, wspólnie z Eweliną ustaliliśmy też plan powrotu do biura tak, by każdy z naszych pracowników czuł się w 100% bezpiecznie i nie musiał się stresować naszą nową sytuacją, która narodziła się przez pandemię. W dziale HR mam również ogromną przyjemność rozmów z naszymi klientami – o jakości naszych usług. W styczniu powstał projekt, jest to projekt kwartalny, czyli prowadzony raz na 4 miesiące. Polega on na tym, że raz na 4 miesiące chwytam za telefon, dzwonię do naszych klientów i pytam jak oni odbierają prowadzone przez nas usługi – niezależnie czy to są usługi contentowe, ADS oraz SEO. Pytam się czy są jakieś elementy, które wymagają poprawy, czy klient jest dostatecznie zadowolony ze współpracy z nami. Takie rozmowy też nie mają charakteru ankiety. Ja też nigdy nie mam przygotowanych wcześniej pytań, które mam zadać klientowi. Te pytania zazwyczaj przychodzą mi do głowy podczas toku rozmowy. Te pierwsze rozmowy mamy już za sobą i było mi wtedy bardzo miło słuchać w samych superlatywach o działaniach i ciężkiej pracy, włożonej przez moje koleżanki i moich kolegów.
Póki co, dział HR jest jednoosobowy, ale dzięki temu, że w Fox Strategy mamy otwarte ścieżki rozwoju, to mogę się szkolić i poznawać specjalistów z branży HR. Ta wiedza, pozyskana podczas szkoleń czy też konferencji, pozwala mi zaplanować i wdrożyć nowe działania, a także np. bardziej szczegółowy proces onboardingu czy też outboardingu. Ten ostatni jest chyba najtrudniejszy, jak dla mnie. Mogę też zaplanować ankiety czy warsztaty dla zespołu.
Korzyści z posiadania Działu HR w małej firmie
Ciekawym doświadczeniem było dla mnie też ostatnie szkolenie, organizowane przez panią Karolina Krzyżaniak z HR Way, podczas którego dowiedziałam się, że moje stanowisko nie tylko obejmuje zakres działań menedżerskich, ale także jestem HR Business Partnerem również dla naszego Zarządu, czyli dla Kasi i Eweliny. Jest w tym trochę prawdy, ponieważ staram się zawsze służyć radą i pomocą przy rekrutacjach, oraz być przy sprawach związanych z wyjazdami oraz ważnymi wydarzeniami w firmie. Warto jednak mieć świadomość, że jeśli zdecydujesz się na zatrudnienie osoby ds. HR, czy otwarcia większego działu, to nie będzie to osoba czy też dział, która będzie zarabiać na Twoją firmę. Jest to dział stricte operacyjny. Jednak decydując się na zatrudnienie takiego specjalisty, zyskujesz ogrom korzyści, których niestety, nie da się obliczyć za pomocą słupków, czy też tabelek w Excelu. Dzięki działaniom HR, nawet w małej firmie, zwiększysz świadomość i szacunek, a także lojalność dla swojej marki nie tylko u klientów, ale także u jej pracowników. Jeżeli będziesz dobry dla swoich pracowników, oni będą dobrzy po prostu dla Ciebie.
Tutaj też dział HR może być Twoim trzecim okiem, który widzi znacznie więcej, który jest w stanie szybciej wyłapać problemy w firmie, a także pomóc Ci przede wszystkim w zarządzaniu konfliktem, czy też sytuację kryzysową. Zatem Dział HR ściąga z obowiązków właściciela, zwłaszcza w małej firmie organizację benefitów. W naszej firmie mamy język angielski już od 3 lat. Bardzo dobrze rozwinięte jest również zaplecze socjalne, jednak próba wprowadzenia “owocowych czwartków” skończyła się, niestety fiaskiem. Żadna zdrowa pomarańczka, tudzież gruszka nie jest w stanie zdetronizować orzeszków w czekoladzie oraz Coca-Coli Zero. Jest to fakt niestety, niezaprzeczalny. W małej firmie bardzo trudno jest wprowadzać karty typu MultiSport. Ale można zorganizować wspólne rozgrywki na konsoli, zakupić stół do piłkarzyków, a nawet krótki aerobik gdzieś w trakcie pracy. Jest to też rewelacyjna metoda na dodatkową integrację w zespole. U nas świetnie się sprawdził stół do piłkarzyków, a krótkie rozgrywki podczas dnia pracy pozwalają złapać oddech.
Zbliżamy się już do końca i chciałabym się tutaj zwrócić przede wszystkim do wszystkich przedsiębiorców, właścicieli startupów, żeby nie bali się zatrudniać i organizować jednoosobowe działy HR swoich strukturach. Pamiętaj drogi i przedsiębiorco, że firma to przede wszystkim ludzie. A mając w swojej strukturze Dział HR, możesz nauczyć się słuchać swoich pracowników, a także z nimi rozmawiać. Zwłaszcza teraz, kiedy większość firm dosięgnął kryzys związany z COVID-19. Jak to powiedział kiedyś Adam Mickiewicz – “Miej serce i patrzaj w serce”. Patrzaj w serce swojego biznesu, jakim są twoi ludzie drogi przedsiębiorco. I z tym przesłaniem Was zostawię. Kończymy na dziś, mówiła do Was Agata – Manager działu administracji i HR w Fox Strategy, tym samym – miłośniczka rapu i poezji romantycznej. Tymczasem zapraszam Was za tydzień na odcinek ze ścieżki marketingowej, gdzie posłuchacie o użyteczności serwisów e-commerce.
Śledźcie kolejne nasze odcinki i do usłyszenia.