Prowadzenie własnego biznesu to ogromne wyzwanie nie tylko pod kątem pozyskiwania Klientów, promocji marki czy rekrutacji nowych pracowników. U większości przedsiębiorców prawdziwą frustrację budzi przechowywanie oraz obieg dokumentów w firmie. Dlatego w tym odcinku, Agata Kaliatzi przedstawia kilka sposobów na przechowywanie i archiwizację dokumentów w firmie, by pod koniec miesiąca mogły one wszystkie trafić księgowości. Agata opowiada także o wyborze odpowiedniego programu do faktur, by proces fakturowania nie doprowadził nas na skraj załamania i ciągłych tłumaczeń przed Urzędem Skarbowym
POLECANE MATERIAŁY:
https://www.dobreprogramy.pl/Faktura-1-Plus,Program,Windows,13283.html
TRANSKRYPCJA ODCINKA:
Cześć wszystkim, jak tam Wasza jesień?
Mam nadzieję, że jeszcze nie dopadła was jesienna chandra? A może, tak jak ja, po prostu lubicie tę porę roku?
Ale dzisiaj nie będziemy rozmawiać o pogodzie, nie porozmawiamy sobie także o branży HR. Tematem dzisiejszego odcinka będzie to jak zarządzić obiegiem dokumentów w małej firmie! Ale zanim odkryjemy tajemnice ujarzmienia firmowych papierów, posłuchajcie naszego dżingla!
Jak wiecie, w Fox Strategy między innymi jestem odpowiedzialna za obieg dokumentów w firmie – czyli rozliczam faktury zakupowe, wystawiam dokumenty sprzedażowe, archiwizuje i przechowuje umowy naszych klientów, odbieram i przygotowuje wysyłkę naszej poczty. Z perspektywy czterech lat Wiem, że nie jest to łatwy kawałek chleba, a dla przedsiębiorców którzy dopiero rozpoczynają swój biznes, obieg dokumentów w firmie może być źródłem wielu frustracji. Dlatego postanowiłam dzisiaj, specjalnie dla was, na ten moment zamienić się w taką perfekcyjną ogarniaczkę biurową. Co prawda do tej perfekcyjnej mi jeszcze sporo brakuje, ale swoje patenty na obieg dokumentów mam… i chętnie się z Wami podzielę!
Podzieliłam tradycyjnie to na kilka punktów, żeby było łatwiej wam przyswoić wiedzę. Zacznijmy sobie od punktu pierwszego, który brzmi:
1.Kochaj księgowego swego jak siebie samego!
Na samym starcie warto, naprawdę warto, zainwestować w zatrudnienie dobrego księgowego czy nawiązać współpracę z biurem rachunkowym. I na tym kroku oszczędzać nie można, ponieważ polskie prawo podatkowe bardzo szybko się zmienia – zmieniają się ustawy, przepisy i można się w tym łatwo pogubić. A to właśnie dobrze dobrana księgowość przyprowadzi Was przez cały proces rozliczeń i pozwoli uniknąć wyjaśnień przed urzędem skarbowym.
2.Fakturka czy paragon?
Ten dzień zawsze będzie mi się kojarzył, w zasadzie to pytanie zawsze będzie mi się kojarzyło z czasami, kiedy jeszcze pracowałam na stacji benzynowej. No, ale o tym Wam też nie będę opowiadać.
Jaki program do faktur warto wybrać?
A ten punkt nazwałam tak dlatego, że będziemy sobie teraz wybierać dobry program do faktur. Jeżeli nie stać Was na samym początku na zakup programu płatnego, na polskim rynku znajduje się wiele ofert, które w swoich zasobach mają programy bezpłatne. Przygotowałam dla was listę takich najbardziej polecanych, jest to Melpe.pl, Faktura jeden plus, Invoicer oraz Fakturowo.pl. Natomiast, jeśli Wasz budżet jest troszeczkę większy, śmiało możecie zainwestować w dwa programy płatne, które bardzo Wam polecam: jest to Symfonia 2.0 oraz Faktura Small Business firmy Mega-Tech. Przede wszystkim – tutaj trzeba dodać jedną ważną rzecz – jeżeli jesteście małym biznesem prowadzicie jakiś lokal gastronomiczny, kwiaciarnie, jakiś malutki sklepik z artykułami handmade, jakąś perfumerię, czy też na przykład troszeczkę większy biznes, ale niezatrudniający zbyt wiele osób – na przykład Agencja Reklamowa, agencja marketingowa, biuro projektowe – śmiało polecam wam tutaj Fakturę Small Business firmy Mega-Tech. Natomiast, jeżeli swoje plany biznesowe wiążecie z logistyką, zamierzacie przygotowywać i wydawać i sprzedawać towary z magazynów oraz je kupować na zasadzie jakiś transportów zagranicznych, czy też lokalnych, bardzo tutaj warto zainwestować w Symfonię 2.0. Ponieważ, ona pod tym kątem jest świetnie zorganizowana i ma w swoich zasobach możliwość przygotowania dokumentów magazynowych, prowadzenia wszystkich produktów i usług właśnie do tych stanów i za pomocą Symfoni 2.0 możecie sobie wpisać kod artykułu, a potem łatwo go umieścić na fakturze.
Przy każdym wyborze programu, musicie sprawdzić kilka, istotnych punktów:
- Czy program do faktur ma możliwość wysyłki danych do chmury?
- Czy zawiera połączenie z GUSem, skąd ściąganie są dane kontrahenta, za pomocą wpisania numeru NIP?
- Czy, na przykład, możecie w łatwy sposób przygotować pliki JPK i też je wysyłać?
- Czy dany program ma możliwość tworzenia, na przykład, takich dokumentów jak proformy, duplikaty czy na przykład faktur, które będą łatwo tłumaczone na inne języki – język niemiecki, angielski to są wszystkie takie elementy, które w codziennej pracy i przy wystawianiu faktur, na przykład ,codziennie lub raz w miesiącu, w zależności od branży, ułatwiają nam życie.
3.Numer faktury poproszę! – Numeracja faktur
Kiedy już skonfigurowaliśmy sobie program do faktur, wprowadziliśmy dane naszej firmy, wprowadzeniem nasze logo, bo większość programów ma takie możliwości, pamiętajmy o numerach. Czyli numeracji, która będzie charakteryzowała nasz biznes, nasze usługi. I tutaj też możemy skorzystać z kilku opcji, jakie programy do faktur zazwyczaj oferują. Jeżeli na przykład posiadacie w swoich usługach, w swojej ofercie, sprzedaż na rynek polski, a także sprzedaż na rynek zagraniczny, możecie sobie łatwy sposób skonfigurować taką numerację, oddzielając ją od siebie i tworząc tak zwaną odrębną numerację.
Natomiast też przydatną rzeczą jest, kiedy Wasza firma prowadzi kilka rodzajów usług, na przykład oprócz codziennej sprzedaży, prowadzicie też sprzedaż kursów, sprzedaż szkoleń, również dla takich faktur możecie wziąć oddzielną numerację i na koniec miesiąca, w bardzo łatwy sposób sprawdzić, gdzie tej sprzedaży było najwięcej, jakie zyski w danym miesiącu uzyskała firma. Też, co jest bardzo przydatną rzeczą w niektórych programach, to jest eksport dokumentów/plików do innych programów księgowych. To też jest bardzo przydatna opcja i warto mieć taką swoim programie do faktur.
4.Odmęty pamięci.
Jest takie polskie przysłowie: diabeł ogonem nakrył. I zazwyczaj oznacza to to, że coś, kiedyś, gdzieś widzieliśmy, bardzo jest nam to potrzebne, ale nie możemy tego znaleźć. No i ten przysłowiowy diabeł musiał gdzieś to naprawdę specjalnie przed nami ukryć, bo no nie ma tego, denerwujemy się, szukamy nerwowo, sprawdzamy każdy kąt, a przecież można takich sytuacji uniknąć już na starcie. I tutaj z pomocą przychodzi kilka przydatnych narzędzi i kilka przydatnych, małych trików które Wam teraz przedstawię.
Pierwszą rzeczą, która jest bardzo przydatna, to przede wszystkim ustawienie biura. Przede wszystkim, taką ważną rzeczą jest, ustawienie mebli w biurze, czyli zakup regałów, zakup potrzebnych półek, zakup biurek, tak żeby wszystkie sprzęty oraz wszystkie dokumenty, które będziecie przechowywać w firmie, mogły się spokojnie na nich pomieścić. Ponieważ nie warto trzymać takich segregatorów na podłodze, na zapadających się półkach czy starych regałach. Porządek w tych dokumentach wiele też Wam ułatwi. Każdy segregator powinien też mieć odpowiednią adnotację co się w nim znajduje. Drugim, takim przydatnym elementem jest tworzenie takich plików w chmurze, na przykład na dyskach, komputerach. Możecie sobie skanować te dokumenty i wysyłać je do odpowiednich katalogów. Jeżeli na przykład potrzebujecie podczas rozmowy telefonicznej szybko coś sprawdzić, możecie sobie do tego katalogu zerknąć i powiedzieć na przykład swojemu kontrahentowi lub klientowi o tym to się w tym dokumencie znajduje.
Książki:
Polecam Wam dwie – przede wszystkim to jest Dziennik Korespondencji Przychodzącej. Natomiast druga książka to Pocztowa Książka Nadawcza. Są to dwa historyczne relikty wręcz bym powiedziała biurowe, ale czasami też bardzo przydatne. Jeżeli przyjmujecie dużo dokumentów – z poczty tudzież z jakichś innych instytucji – dziennik korespondencji przychodzącej może wam bardzo łatwy sposób pomóc porządek, taką chronologię zachować. No i tutaj możecie właśnie te dwie książki zakupić.
Dziennik korespondencji przychodzącej – co to takiego?
To taka duża księga, która jest podzielona na trzy części (w zasadzie to kartki ma podzielone na trzy części), gdzie pierwsza kolumna składa się z daty, druga opisuje co dany dokument zawiera, trzecia to podpis. Ten podpis jest bardzo ważny i dotyczy on zazwyczaj osób/osoby, która ten dokument danego dnia przyjęła. Tutaj też pomocny może być datownik, ponieważ możecie sobie przybić też datę, kiedy ten dokument przyszedł przez wasze ręce i na tej podstawie, jeżeli coś będzie potrzebne, czegoś nie będziecie mogli znaleźć lub nie jesteście pewni czy to po prostu do was dotarło, możecie sobie za pomocą dziennika korespondencji przychodzącej łatwo sprawdzić czy ten dokument już do nas przyszedł.
Natomiast co to jest pocztowa książka nadawcza? Pocztowa książka nadawcza to nic innego jak taka księga, którą można kupić na poczcie – ona kosztuje około 3 zł, czyli jest naprawdę bardzo tania – i tam w dniu wysyłki pocztą listów, możecie sobie stworzyć taką chronologię wysyłek listownych, ponumerować, wpisać adresata oraz nazwy firmy, wpisać dane adresata i wysłać taki list. Na poczcie dopiero otrzymacie numer przesyłki – to jest bardzo przydatne i bardzo pomocny w momencie kiedy wysyłacie jakąś fakturę/ umowę drogą pocztową i po trzech dniach od momentu wysłania listu, dzwoni do nas klient z pytaniem: czy już ten dokument został wysłany? Wy na podstawie właśnie pocztowej książki nadawczej, możecie sobie sprawdzić datę, gdzie ktoś był na poczcie oraz podać klientowi numer przesyłki. Co więcej, sprawdzić też na stronie poczty polskiej za pomocą numeru przesyłki, gdzie ten list obecnie się znajduje.
Zachowaj chronologię
Pamiętajcie, że w tych przypadkach musi być zachowana chronologia. Czyli, na przykład w przypadku dziennika korespondencji, znajdziemy jakiś list w lipcu, a przyszedł on do nas w maju to nie może w maju go tam wpisać. W dzienniku korespondencji musi być zachowana chronologia dat, wszystkie daty muszą się zgadzać. Najfajniej jest kiedy codziennie coś wpisujemy i też mamy na tym większą kontrolę. Natomiast w dzienniku korespondencji wszystko musi być czytelne, ponieważ też możemy dostać uwagę od pani urzędniczki z poczty, że coś z tym adresem jest jednak nie tak, że tego listu niestety nie może nam wysłać i my też wiemy, że ta korespondencja nie została przygotowana poprawnie.
Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów
Kolejnym też ważnym punktem i ważną uwagą jest to, żeby dokumenty – zwłaszcza które zawierają jakieś informacje poufne – przechowywać w bezpiecznym miejscu, z dala od osób trzecich. Tu wręcz obowiązkiem jest, żeby każda firma w swoim biurze posiadała w szafę pancerną. Nie jest to estetyczny mebel, zabiera on bardzo dużo miejsca, ale jest bardzo potrzebny. Na polskim rynku znajdziecie całą masę w zasadzie ofert szaf pancernych – zamykane na zamek antywłamaniowy, zamykany na jakiś kod, tak żeby w dniu włamania nikt dokumentów Wam nie mógł ukraść. Ponadto taka szafa pancerna chroni Wasze dokumenty przed czynnikami atmosferycznymi: przed słońcem, przed kurzem przede wszystkim, a także ponadto w przypadku pecha – np. zalania biura, bo gdzieś pękła jakaś rura, te dokumenty w szafie pancernej będą po prostu bezpieczne. Wy też możecie w biurze, jeżeli współpracujecie z zespołem i macie grono zaufanych osób, możecie wyznaczyć jedną osobę, która będzie własne odpowiedzialna za dokumenty. W większości firm są to zazwyczaj pracownicy, którzy zajmują się administracją – czyli tacy jak ja – i ja jestem właśnie odpowiedzialna za to, żeby ta szafa pancerna była bezpieczna, wszystkie dokumenty były mniej bezpieczne mogłyby się tam znaleźć.
Ponadto, jeżeli wybieracie też szafę pancerną, warto zwrócić uwagę na to czy ona ma regulowane półki, ponieważ za pomocą właśnie tych półek możecie sobie regulować obciążenie i też unikniecie ryzyka, że coś spadnie, gdzieś się coś przewróci, zrobi komuś krzywdę.
5. Jak rozliczać faktury?
No i przechodzimy do mojego ulubionego punktu, jakim jest właśnie rozliczenie faktur. Rozliczenia faktur wiąże się często zbyt dużym stresem oraz tym, że zawsze czegoś nam może w ciągu miesiąca zabraknąć – bo coś nie zostało dostarczone przez naszych kontrahentów. Ponadto, jeżeli tak jak wcześniej mówiłam, Wasza firma składa się z więcej niż jednej osoby, czy nie macie swoich pracowników na pokładzie, musicie wprowadzić procesy na to, żeby takie faktury były w łatwy sposób rozliczone. Ponieważ większość specjalistów robi jakieś zakupy, kupuje narzędzia przygotowuję jakieś materiały biurowe, gdzieś coś drukuje, gdzieś coś kseruje i każda z tych usług musi zostać zafakturowana lub opatrzona paragonem.
W nowym prawie polskim jest taki przepis, że jeżeli na przykład robimy zakupy w markecie budowlanym, markecie spożywczym, możemy mieć paragon jako dowód zakupu. Ten paragon musi mieć NIP oraz musi być do kwoty 450 zł i na tej podstawie też możecie się śmiało rozliczyć. Pamiętajcie też, żeby nauczyć swoich pracowników jak takie faktury rozliczyć, jak j poprawnie przede wszystkim odczytywać.
No i tutaj, taka krótka lekcja:
Sprawdzaj dane na fakturze
Pierwsza część mówi o tym: jakie dane, dana faktura zawiera. Czyli musimy sprawdzić przy otrzymaniu faktury czy zgadza się nasz NIP, czy zgadza się adres siedziby firmy, czy kwota, na którą został zrobiony zakup się zgadza, czy usługa została wpisana poprawnie. To wszystko musicie sprawdzić Wy lub Wasi pracownicy, którzy robią w danym momencie zakupy.
Obieg faktury
No i kolejny punkt to puszczanie tej faktury w obieg. Zazwyczaj wygląda to tak, że Wasza firma składa się z kilku osób – musicie nauczyć takiej świadomości, że właśnie do każdego zakupu ta faktura lub paragon musi być i musi zostać przekazana do odpowiedniego działu, czyli na przykład działu administracji jeśli taki posiadacie. Jeżeli jeszcze takiego działu jeszcze nie zbudowaliście, wyznaczacie siebie jako osobę, która będzie na przykład rozliczać wszystkie faktury w firmie i przekazywać je do działu księgowości. No i taka faktura też musi być opisana – i możecie robić to Wy, albo własnym nauczyć swoich pracowników przygotowywać taki opis.
Opis faktur
Opis faktury to nic innego jak umieszczenie krótkiej adnotacji jakiego zakupu ta faktura dotyczy. Zazwyczaj ten opis stawia się w górnym rogu kartki, tak żeby po odwróceniu tej faktury można było szybko przeczytać czego ten zakup dotyczył. Pamiętajmy też, żeby pisać odpowiednią adnotacje do tego, czym płaciliśmy: jeżeli na przykład zazwyczaj przeprowadzamy transakcje bezgotówkowe, czyli używamy karty płatniczej, wpiszmy to. Jeżeli nasi pracownicy na dany zakup dostali gotówkę, również adnotacje należy umieścić, pozwoli to przede wszystkim też zaplanować budżet, rozliczyć zaliczki oraz wydatki i wpisać oraz zarchiwizować tą fakturę w odpowiednim miejscu.
Plik z rejestrem faktur
Też warto przygotować sobie taki plik z rejestrem faktur, gdzie umieścicie te wszystkie faktury w danym miesiącu, które do was przychodzą w tym pliku, czyli datę, rodzaj usługi i czego faktura dotyczy, kwotę netto oraz brutto. Na podstawie tego pliku możecie w łatwy sposób sobie zaplanować budżet i zobaczyć z których usług korzystacie najczęściej, do jakich kontrahentów zwracacie się o pomoc przy realizacji usług i w taki sposób operujecie wydatki w przeciągu jakiś miesiąca.
Tutaj też taki przydatny trik, który może być pomocny właśnie w przygotowaniu rozliczenia miesięcznego, to to, żeby sobie spisać nazwy swoich cyklicznych kontrahentów, nazwy narzędzi których korzystacie co miesiąc i które paragony się powtarzają właśnie co miesiąc. To miejsce warto sobie co miesiąc odświeżać, gdzieś przechowywać, żeby mieć do tego łatwy dostęp.
Dlaczego o tym mówię?
Ponieważ kiedy dostajecie, na przykład, jakieś zestawienia płatności z kart płatniczych, np. przelewów za dane narzędzia, zazwyczaj takie zestawienia dostaje się już od księgowości, po przekazaniu dokumentów, możecie w łatwy sposób odnaleźć tą fakturę, za to narzędzie. Jeżeli czegoś wam brakuje, możecie szybko się zalogować w panelu i tą fakturę sobie pobrać. To jest bardzo prosty i szybki sposób na to żeby właśnie uniknąć niepotrzebnych zagubień dokumentów.
Kolejny taki dodatkowy sposób, który Wam polecam, to także nadanie dodatkowych numerów do każdej faktury. O czym mówię? Jeżeli w przeciągu miesiąca – załóżmy, że macie tych faktur zakupowych około 50 – to jest już sporo, żeby te faktury gdzieś przechować – uwierzcie mi, że w bardzo łatwy sposób te faktury też giną i jeżeli nie odkładamy je do jednego miejsca, może się szybko zrobić niepotrzebny bałagan. No i jeżeli sobie już przygotowujemy jedno miejsce na przechowywanie tych faktur, nadajmy im dodatkowe numery. Czyli mamy faktur 50, zaczynamy od numeru pierwszego, z najwcześniejszą datą, załóżmy pierwszego Września 2020 nr 1, możemy go wpisać sobie gdzieś do jakiejś tabeli w zeszycie, albo właśnie w tym rejestrze z fakturami pododawać sobie kolejną numerację.
Na przykład, jeżeli już przekażecie dane dokumenty do księgowości i otrzymacie telefon, że prawdopodobnie brakuje jakiejś faktury, księgowość nie może odczytać nowego kontrahenta, Wy na podstawie właśnie tej numeracji, możecie szybko zobaczyć co to była za faktura i czego ona dotyczyła. Jeżeli właśnie tej faktury Wam brakuje, możecie szybko się zorientować na podstawie wcześniej już zorganizowanej listy narzędzi, czego dotyczył zakup i skąd go pobrać.
6.Shopping
Pamiętajcie, że zanim zdecydujecie się na prowadzenie i firmy – czy będziecie prowadzić ją w domu, czy będziecie prowadzić ją w biurze, zorganizujcie sobie tego biurową przestrzeń. Czyli, mówię tu o regałach, półkach, odpowiednich szufladach, biurkach, gdzie te dokumenty będą przechowywane. To jest bardzo ważna rzecz. Kolejną ważną rzeczą są segregatory, skoroszyty, które ułatwią wam pracę i archiwizację przede wszystkim dokumentów. Możecie sobie stworzyć segregatory z umowami, segregatory z pismami z Urzędu Skarbowego, możecie sobie stworzyć archiwum umów klientów, z którymi już nie współpracujecie.
Ważna informacja, o której nie powiedziałam wcześniej: jako przedsiębiorcy jesteście zobowiązani do przechowywania dokumentów przez 5 lat i muszą one być archiwizowane w odpowiednim miejscu i najlepiej, jeżeli mamy możliwość przygotowania takiego spisu alfabetycznie. Dodatkowo pomocne są skoroszyty, czyli tworzenie takich teczek klientów i wkładanie ich odpowiednio do segregatorów pod daną literą.
Też bardzo przydatne są karteczki, na których możemy coś notować, kolorowe zakreślacze, długopisy, markery, flipcharty, na których możecie prowadzić spotkania. Takie drobne rzeczy, ale bardzo, bardzo przydatne, pomogą nam zorganizować taką przestrzeń biurową, przestrzeń pracy i uniknąć właśnie niepotrzebnego bałaganu, a także stresu. Możecie dzięki temu, że wasza przestrzeń biurowa, wszystkie materiały oraz cała archiwizacja dokumentów, jest bardzo dobrze zaplanowana, wy jako przedsiębiorcy, jako właściciele firmy, możecie się skupić śmiało na rozwoju pracowników, na swoim rozwoju, na zorganizowaniu i zaplanowaniu nowych usług, na przygotowaniu budżetu. Dzięki temu, że wszystko będzie właśnie w jednych plikach, w jednym miejscu, możecie bardzo łatwo po te dane sięgnąć.
I to by było w zasadzie chyba na tyle. Mam nadzieję, że się w tym wszystkim nie pogubiliście, że coś się udało z tego wyciągnąć. Trzymam za Was bardzo mocno kciuki, wszystkie programy, o których Wam wspominałam podlinkuję na dole, w opisie odcinka. Dodam też od siebie kilka programów, o których nie powiedziałam, a na które warto zwrócić uwagę.
No i żegnam się z państwem, życzę Wam udanego wtorku, trzymajcie się ciepło i do usłyszenia w następnym odcinku!