W branży SEO, tyle samo kontrowersji, ile potrafi budzić np. sposób linkowania czy podejście do optymalizacji, budzą również zapisy stosowane w umowach! Na co warto wrócić uwagę podpisując umowę na działania SEO, czego bezwzględnie się wystrzegać a które zapisy negocjować – o tym w 64 odcinku Dziennika Budowy Firmy opowiada Katarzyna Baranowska.
TRANSKRYPCJA ODCINKA
Cześć z tej strony Kasia Baranowska. Witam Cię bardzo serdecznie w kolejnym odcinku Dziennika Budowy Firmy. Dzisiaj będę miała przyjemność opowiedzieć nieco o tym, na co zwrócić uwagę jeśli chodzi o umowy na działania SEO. Jest to temat powiedziałabym trochę kontrowersyjny. Z jednej strony co agencja to pomysł na to jak taka umowa powinna być skonstruowana. Z drugiej strony wiemy, że każda ze stron – czyli i odbiorca i strona która to usługa będzie świadczyła chce zabezpieczyć w odpowiedni sposób swoje interesy. Wiemy też że pojawia się wiele tematów które nie do końca są właściwe albo zdefiniowane albo określone.
Są też zapisy które mogą być dla którejś ze stron dość krzywdzące bądź niekorzystne. Na co zwrócić uwagę podpisując umowę na działania SEO? Jakich zapisów się wystrzegać? O tym dzisiaj do usłyszenia już za chwilę.
Zanim opowiem ci o tym co powinno się znaleźć w umowie na działania SEO chciałabym zatrzymać się na chwilkę przy tym by zdefiniować tak naprawdę jaki to umowa w ogóle powinna mieć kształt. Chodzi mi o to czy podpisujemy umowę o dzieło czy umowę świadczenia konkretnych usług. Różnica pomiędzy dwoma tymi terminami jest dość istotna, ponieważ umowa o dzieło generalnie zakłada że dążymy do uzyskania konkretnego rezultatu i czegoś co możemy zdefiniować, określić, zmierzyć itd.
Natomiast jeśli chodzi o umowę o świadczenie usług, kluczem jest staranne działania czyli wykonanie konkretnych prac i dokonanie ich zgodnie ze sztuką. Tak możemy powiedzieć. I tutaj dochodzimy do kluczowego elementu, dlatego że bardzo często osoba która chce taką umowę podpisać zlecić Agencji prowadzenie działań SEO zależy tej osobie na tym aby właśnie uzyskać konkretny efekt. Natomiast problematyczna kwestią jest to że Agencja w zasadzie nie może zobowiązać się do tego że uzyska konkretny efekt, np. w postaci obecności witryny w wynikach wyszukiwania na konkretnych miejscach.
Chodzi tutaj np. o danie gwarancji na to że strona znajdzie się w top 3 wyników wyszukiwania np. w konkretnym czasie na konkretne zapytania. Bądź na przykład będzie notowała konkretny poziom odwiedzin z wyszukiwarki itd. Dlaczego nie można tego zdefiniować. Kluczowym oczywiście elementem jest to że rankingiem i wyszukiwarką zarządza Google. I my jako Agencja nie mamy bezpośredniego wpływu ani takiej mocy sprawczej, która pozwoliłaby nam dać osobie, z którą współpracujemy, gwarancję na to że to właśnie jej witryna znajdzie się na konkretnym miejscu, w konkretnym czasie.
Warto też pamiętać o tym że nasze witryny nie funkcjonują w próżni, więc nasze pozycje są w dużej mierze efektem działania naszej konkurencji. Im ta konkurencja silniejsza, im dłużej i efektywniej prowadzić działania tym trudniej będzie nam z nimi rywalizować, jeśli np. dopiero rozpoczynamy działania. Tym bardziej nie możemy w umowie zawrzeć zapisu że np. w ciągu trzech miesięcy czy ciągu pół roku, uda nam się osiągnąć satysfakcjonujące, wysokie pozycje z przedziału od 1 do 3 np. dla konkretnych słów kluczowych. Właśnie z tego względu najczęstszą formą umowy którą podpisujemy jest jednak umowa na świadczenie usług, która zakłada staranne działania i wykonanie konkretnych prac w wyniku których stronach poprawi swoje notowania w wynikach wyszukiwania, zwiększy widoczność, zwiększy wolumen ruchu organicznego itd.
Te wszystkie elementy możemy sobie oczywiście zdefiniować, opisać itd. Natomiast na starcie chciałabym zaznaczyć o jakim typie umowy najczęściej możemy rozmawiać i jaki warto mieć na myśli w momencie kiedy podchodzimy do negocjacji.
Umowa na działania SEO – co tak naprawdę powinna zawierać?
Przede wszystkim kluczowe informacje co jest przedmiotem naszej umowy i tak naprawdę o co w niej chodzi. Z jednej strony zapisy dotyczące tego że agencja, czy konkretna osoba zobowiązuje się pozycjonowanie konkretną domenę to trochę za mało. Dalej nie wiemy co pod tym pojęciem się kryje.
Jakie działania mogą być tutaj składowe? Warto więc oprócz samego zapisu dotyczącego tego że Agencja podejmuje się np. pozycjonowania czy prowadzenia działań SEO dla konkretnej strony, wskazać co dokładnie będzie realizowane, jakie konkretne działania w jakim zakresie w jaki sposób będą one raportowanie. Jeśli pojawiają się tutaj jakieś konkretne liczby to też warto jest wskazać i zapisać. Jeśli rozmawiamy o kosztach, to również warto precyzyjniej oszacować i napisać których elementów one dotyczą, co składa się na Nasz całościowy budżet. Do budżetu jeszcze wrócimy, natomiast zatrzymają się na chwilę przy tych działaniach.
Wspomniałam o tym że warto wyszczególnić jakie działania wchodzą w skład naszej usługi. Najczęściej mówimy o działaniach SEO. W skład usługi wchodzi audyt witryny. I tutaj też dla niektórych osób to pojęcie będzie bardzo niejednoznaczne. Warto więc określić co tak naprawdę rozumiemy pod pojęciem audytu? Czy będzie to konkretna analiza prowadzona z użyciem konkretnych narzędzi? Tutaj też możemy je oczywiście zdefiniować.
2. Powinniśmy zapisać co będzie efektem tego audytu bo sam fakt jego przeprowadzenia tak naprawdę sprawia, że dalej jesteśmy tu gdzie jesteśmy.
Mam na myśli to że klient nie dostaje konkretnej informacji, o ile nie zapiszemy w umowie że efektem audytu będzie np. przygotowanie konkretnego dokumentu, pisanie wytycznych jak przekazanie rekomendacji dla konkretnych elementów. Tutaj też możemy sobie zdefiniować co będzie przedmiotem tego audytu. Jak głęboko będzie on przeprowadzony, które informacje są dla nas kluczowe? Czy audyt obejmie również analizę np. linków, czy obejmie analizę czy będzie obejmował również treści itd. Wszystkie te elementy warto sobie zdefiniować plus dodać również termin wykonania tego audytu. Bowiem jeśli ma to być pierwszy element na którym też później będziemy opierali strategię, warto by było wykonane w konkretnym czasie.
Możemy w umowie zawrzeć zapis np. zobowiązuje się dostarczyć wyniki audytu wnioski i rekomendacje np. w ciągu 14, 21 dni itd. Od momentu rozpoczęcia współpracy. Częstym elementem który też widnieje w umowie to zapis dotyczący tak zwanego audytu bądź audytów. Chodzi tutaj oczywiście o to że agencja ponownie sprawdzi na ile np. wprowadzone zmiany okazały się efektywne. Na ile są one poprawne na ile są zgodne z tym co było rekomendowane, więc w umowie też warto umieścić zapis – czy takie audyty będą prowadzone a jeśli tak to z jaką częstotliwością?
Czy będą to działania jednorazowe, prowadzone cyklicznie, co jakiś czas?Kolejnym elementem jest oczywiście link building. I tutaj bardzo często pojawia się wiele pytań i wiele takich spornych kwestii. Dlaczego? Ano właśnie, dlatego że jeśli w umowie z definiujemy jedynie działania polegające na pozyskiwaniu linków, to tak naprawdę dalej nie wiem jak będzie to wyglądało. Warto więc wyłowić i dodać informację o tym jaki sposób linki będą pozyskiwane, np. z jakich źródeł. Co z tymi linkami stanie się po wygaśnięciu umowy? Jeśli na przykład linki będą pozyskiwane za pośrednictwem artykułów sponsorowanych to również warto uszczegółówić informacje, na temat tego kto będzie przygotowywał treści tych artykułów.
Czy jest to w gestii Agencji czy jest to w gestii klienta czy np. klient ma prawo weryfikowania tych treści oczywiście przed ich publikacją? Czy ma możliwość ich korekty zatwierdzenia itd? Czy będzie otrzymywał informacje o tym gdzie te linki zostały dodane? Czy Agencja będzie raportowania np. pozyskanie konkretnych nośników wraz ze wskazaniem miejsc w których to się zadziała? Dodatkowo pod pojęciem linków trudno nam jednoznacznie zdefiniować albo wyobrazić sobie ile tych linków będzie pozyskiwane. Czy to będą miesięcznie 10 linków miesięcznie czy 100 linków miesięcznie. Z jednej strony wpisywanie do umowy konkretnych zapisów prawa, że ta umowa będzie bardzo bardzo sztywna a biorąc pod uwagę realia SEO nie musimy wcale na sztywno definiować sobie konkretnej liczby nośników bo ich pozyskiwanie będzie zależało od przyjętej strategii, od pojawiających się efektów, od tego w jaki sposób witryna będzie reagowała na działania SEO itd.
Dobrym rozwiązaniem będzie więc np. albo wskazanie konkretnych przedziałów, czyli widełek. Informacja o tym że jeśli będziemy np. pozyskiwać artykuły sponsorowane to może być to: od tylu do tylu artykułów miesięcznie. Możemy też zdefiniować przez pryzmat budżetu czyli wskazać konkretną kwotę, która na ten cel ma być przeznaczona. Tutaj też chodzi o to że bardzo często w umowach na SEO przynajmniej tych które widuję, które mam okazję czytać jest tam wskazany. Całościowy budżet całościowy wynagrodzenie dla agencji. Natomiast tak naprawdę klient nie wie jaki procent z tej kwoty wydatkowane jest na linki, jaki procent przypada na prace projektowe. Jaki procent to wynagrodzenie dla agencji itd. Więc tutaj też warto wskazać. Generalnie środków które przekazuje nam klient my jako Agencja chcemy wydatkowane na konkretny cel. To sprawia że całość jest o wiele bardziej przejrzysta i o wiele bardziej transparentna. No i nie mamy tutaj żadnego pola na to by powstały nam niedomówień bądź by dochodziło do wydatkowania budżetu, niezgodnie z jego przeznaczeniem. Na naszej liście działań które podejmowane są każdego miesiąca, najczęściej pojawiają się również analizy a i samo słowo takie jak analiza SEO również niewiele mówi drugiej stronie.
Warto więc ten element uszczegółowić i wpisać jakiego rodzaju będą to analizy. Na przykład w oparciu o jakie narzędzia będą one prowadzone i jaki ma być efekt tych analiz. Czy np. konkretne wnioski i rekomendacje będą przekazywane klientowi? Jeśli tak, to w jakiej formie? Jeśli będą to np. analizy konkurencji no to również warto wskazać z jaką częstotliwością będą prowadzone? Jakie informacje będziemy brali pod uwagę? Co będziemy analizować i tak dalej i tak dalej? Dobrą praktyką jest również wskazanie w umowie konkretnej liczby godzin pracy projektowej.
Tutaj nie chodzi nawet tyle o wskazanie tej liczby godzin, tylko o zagwarantowanie że co najmniej taka a nie inna liczba godzin będzie przeznaczona na pracę nad projektem. Godziny mogą być oczywiście dalej raportowanie na podstawie czy to konkretnych systemów czy w jakiekolwiek inny, wspólnie umówiony sposób. Natomiast chodzi o to że druga strona zyskuje pewność że ktoś tym projektem realnie będzie się zajmował. Określamy sobie liczbę godzin przynajmniej taką na start potrzebną do tego by móc prowadzić właśnie analizę by mieć czas na konsulting na odpowiednie raportowanie i również tak zwane te prace projektowe i te godziny poświęcone działaniom SEO.
One również powinny być za budżetowe wycenione i powinny być integralną elementem każdej umowy. Bardzo często w umowach na prowadzenie działań SEO obfituje również zapis na temat contentu. Istotną kwestią jest to w jaki sposób ten content będzie tworzony. Oczywiście nie chodzi tylko o informację że agencja się do tego zobowiązuje ale kluczowym elementem jest to na przykład ile tego contentu będzie dostarczane, czy treści będą tworzone np. w jakichś konkretnych cyklach miesięcznych czy będą one dostarczane jednorazowo, w jakim zakresie, jak długie będą te teksty czy będą one poddawane korekcie merytorycznej itd.
Pod pojęciem contentu najczęściej domyślnie widzimy tworzenie treści. Natomiast bardzo istotnym elementem jest również np. research tematów, dobór konkretnych słów kluczowych w temacie contentu i pod tym pojęciem może kryć się również np. optymalizacja już istniejących treści. Warto więc wszystkie te elementy precyzyjnie zdefiniować. Powiedzieliśmy sobie właśnie przed chwilą o tym jakie obowiązki ciążą na wykonawcy umowy, do czego się zobowiązuje, jakie konkretne działania chce prowadzić. Natomiast w umowie warto również wspomnieć o tym jakie obowiązki nosi na sobie zleceniodawca czyli w tym wypadku klient.
Najczęściej definiujemy tutaj takie obowiązki jak informowanie agencji o planowanych zmianach w obrębie witryny. Oczywiście chodzi tutaj o duże zmiany czyli te które dotyczą całej struktury strony hierarchii informacji zmian adresów URL itd. Chodzi o to by z odpowiednim wyprzedzeniem przekazać taką informację właśnie po to by Agencja miała czas na to by przygotować konkretne rekomendacje zadbać o ich prawidłowe wdrożenie by nadzorować cały proces. Nikt nie był tutaj zaskoczony oraz by nie wpłynęły oczywiście te zmiany negatywnie na wypracowane dotąd efekty. Często klienci zobowiązują się również do tego by informować agencję np.
o zmianach w ofercie czy o zmianach w całej sekcji usługowej. Chodzi o to by można było np. zadbać o to by witryna pojawiała się wyżej w wynikach wyszukiwania dla nowych zapytań dla usług które klient w tej chwili ma i które zamierza wprowadzić do swojego portfolio. Jeśli to jest sklep internetowy to tutaj również chodzi o to by zadbać o promocję np. nowych produktów bądź zrezygnować z promowania tych które z oferty będą w najbliższym czasie wycofywane lub tych które są nieefektywne z punktu widzenia biznesowego to sam klient najlepiej zna swój biznes swoje usługi bądź swój sklep i jeśli przekażą taką informację specjaliście który opiekuje się projektem to wtedy on od razu mając na tacy taką informację będzie mógł zmodyfikować strategię w odpowiedni sposób i dopasować ją do tego co dla klienta w danym momencie będzie kluczowe .
Bardzo często też wśród obowiązków regulujących po stronie klienta pojawia się również wdrożenie zaleceń optymalizacji, cech przekazanych w audycie, oczywiście w konkretnych sytuacjach. Można przenieść ciężar wdrożenia zmian na drugą stronę czyli to Agencja może zobowiązać się do tego że wdroży zmiany w obrębie witryny klienta. Od czego zależy to czy będzie podejmowała się agencja czy będzie tego podejmował się klient. Zależy to np. od tego na jakim skrypcie postawiona jest witryna którą oczywiście przyjdzie nam promować drugiej strony. Zależy też od tego, jakimi mocami przerobowymi dysponuje na przykład sam klient czy konkretny zespół deweloperski, bądź osoby która na bieżąco zarządza jego witryną zarządza jego w sklepach jest osobą najlepiej wdrożono to gdzie i w jaki sposób poprawki można wdrażać i bez problemu może je wprowadzić.
Jeśli z jakichś względów klient nie może samodzielnie wprowadzić zmian a agencja ma ku temu możliwości kompetencje i może tego zadania się podjąć to również warto porozumieć się co do tego w jakim zakresie ta optymalizacja zostanie wdrożona i jakich stron będzie dotyczyła, jak głęboko te zmiany mają być wprowadzone czego mają dotyczyć. Czy tylko jakby samych kwestii onsiteowych czy również offsiteowych? Czy wprowadzane zmiany np. tylko w odniesieniu do konkretnej zdefiniowanej puli podstron czy to dotyczyło absolutnie wszystkich w obrębie witryny? Wszystkie takie ustalenia warto w umowie sobie zdefiniować i w umowie zawrzeć kolejny element o którym dzisiaj chcą opowiedzieć.
To kwestia narzędzi no bo trudno będzie efektywnie pozycjonowanie witryny bez wykorzystania narzędzi które będą nam dostarczały dane z jednej strony możemy opierać się o dane które dostarczają nam narzędzia zewnętrzne takie zupełnie komercyjna i najczęstszą praktyką jest to że agencja kupuje takie narzędzia na własny koszt i na ich podstawie dokonuje analiz których to wnioski przedstawia klientowi np. w raportach. Jeśli jednak klient chciałby mieć dostęp taki dedykowany do konkretnego narzędzia, to również warto z agencją porozumieć się co do tej kwestii i zapytać czy jest taka możliwość.
Z drugiej strony opieramy też nasze analizy o narzędzia kablowe, takie jak Google Analytics czy np. Google Search Console. I tutaj to klient, jako właściciel witryny, ma możliwość przyznania agencji konkretnego dostępu do konkretnego narzędzia i zarządzania tym Jacy użytkownicy będą mieli do tych danych wgląd jak również zarządzania poziomami ich uprawnień. Kolejny element – Kluczowy moim zdaniem w umowie. Zaraz po tym jak definiujemy działania SEO to kwestia raportowania wykonanych prac i ich efektów. Samo zobowiązanie się do raportowania to trochę za mało. Między innymi dlatego że pod tym pojęciem możemy rozumieć tak naprawdę bardzo szeroki albo bardzo wąski zakres działań.
Dlatego więc warto precyzyjnie umówić się i zapisać co tak naprawdę będzie raportowania z jaką częstotliwością. Czy raport będzie zawierał informacje, np. o zmianach o konkretnych wprowadzonych działaniach. O liczbie przepracowanych godzin. O tym jak zmienił się ruch organiczny, jak zmieniły się np. pozycje monitorowanych słów kluczowych. Tutaj też dochodzimy do kluczowej kwestii o której już wspominałem wcześniej czyli o raportowanie linków. Zdarzało mi się słyszeć od klientów że np. nie otrzymują oni raportu linków, bo agencja zasłania się tym że jest to ich nowhow, że nie mogą takich informacji przekazać itd.
Myślę jednak że realia na tyle się zmieniły że linkowanie nie jest jakąś wiedzą tajemnicą. Jeśli jest to jeden z elementów, które klient zleca agencji za które oczywiście płaci to nie powinno na przeszkodzie stać nic co uniemożliwia – choćby pokazanie źródeł pozyskiwania linków. Jeśli nawet nie całej puli wszystkich pozyskanych w danym miesiącu to przynajmniej części tych nośników zaprezentowanie choćby jakaśpróbka, która będzie pokazywała w jaki sposób się to odbywa, w jakich miejscach to odnośniki są pozyskiwane, jaka jest ich forma jak częstotliwość, które strony są wzmacniane za ich pośrednictwem. Jakie teksty są tutaj używane, itd. Więc warto również zadbać o to by linkbuilding był raportowany. W tym miejscu warto też powiedzieć o tym że kwestia raportowania nie ma być czymś absolutnie twórczym i elementem użytkowym do uczenia na naszej liście tylko raportowanie powinno być okazją do tego by podsumować efekty podsumować to czy strategia jest efektywna. Z tego względu suche raporty czyli takie zawierające dane jedynie jakieś zrzuty z narzędzi, screeny, bez konkretnego omówienia niewiele powiedzą na temat tego czy faktycznie idziemy w dobrym kierunku.
Praktyką powinno być opisanie chociaż kilku zdaniach tych informacji które są prezentowane. Podsumowanie tego elementu bądź dopisanie uwag sugestii dalsze kroki rekomendacji i odniesienie się do tego jak wyglądają trendy, jak zmienia się ruch organiczny, jak zmienia się widoczność samego serwisu również przekazanie informacji o tym co planowane jest do realizacji w kolejnych miesiącach. W mojej ocenie dobrą praktyką jest omawianie danych wysłanych w raporcie. Nie chodzi tutaj o to by analizować każdy wykres po kolei i do każdego jeszcze kilka słów dodawać. Natomiast chodzi o to by odpowiedzieć na ewentualne pytania które się pojawiają.
Zdefiniować sobie to czy idziemy w dobrym kierunku? Czy strategia wymaga jakiejś modyfikacji określić plan działania i określić co będzie do wykonania po stronie agencji, co jest do wykonania po stronie klienta, co jest jakby takim kamieniem milowym i bez czego nie możemy ruszyć dalej. I tutaj docieramy do kolejnego elementu o którym warto sobie powiedzieć, a tym elementem jest płatność i sposób rozliczenia. Warto precyzyjnie określić co jest składową naszego budżetu za co tak naprawdę następuje ta opłata. Jakich elementów ona dotyczy i również określić to czy płatność następuje np.
z góry czy z dołu a jaka jest finalna końcowa kwota którą musi opłacić klient. Również w zależności od konstrukcji naszej umowy i od tego jakie działania będą realizowane możemy umówić się na przykład na część stałą płatność i część zmienną a część zmienna może być uzależniona np. od liczby przepracowanych godzin czy od liczby godzin konsultingowych które będą wykorzystane przez klienta np. na działania dodatkowe takie jak dedykowane szkolenia dodatkowe analizy itd. Kolejny punkt również bardzo kontrowersyjny i taki którego pojawia się wiele pytań. To czas trwania umowy i sposób jej wypowiedzenia.
W mojej ocenie dobrą praktyką jest zawieranie umów na czas nieokreślony. Generalnie jeśli obie strony są zadowolone z przebiegu umowy z realizacji zadań itd to będą chciały ze sobą współpracować nadal. Nie ma sensu wiązać się na siłę i na sztywno narzucać sobie jakiś bardzo odległych terminów z perspektywy SEO i tego jak wygląda czas potrzebny do osiągnięcia efektów a z drugiej strony na ile ta branża zmienia się i biorąc pod uwagę to na ile zmieniają się same wytyczne wyszukiwarki i całe nasze środowisko to wiązanie się na czas bardzo długi typu 24 – 36 miesięcy jest bardzo ważne, żeby nie powiedzieć mocno ryzykowne.
I teraz jeśli chodzi o ten okres wypowiedzenia to tutaj również zdarza mi się widywać bardzo różne zapisy. Są okresy miesięczne/trzymiesięczne a nawet umowy z informacją o tym że ten czas rozstania to nawet 6 miesięcy… no taki okres jest już bardzo, bardzo długi. Ja jestem zwolenniczką tego by zachować miesięczny okres wypowiedzenia, przypadający na koniec miesiąca w którym wypowiedzenie zostało złożone. Czyli jeśli np. pod koniec lipca przekazujemy sobie informację o tym że nie chcemy już więcej współpracować nie chcemy tego konsumować to prowadzimy działania np. do końca sierpnia a potem dostajemy jakieś takie próby przywiązania jednej ze stron do drugiej trochę na siłę na zasadzie, że to wypowiedzenie będzie co najmniej pół roku półroczne itd. Moim zdaniem jest nie efektywna jeśli strony nie mają chęci dalszej współpracy nie ma porozumienia nie ma chęci to też nie ma sensu tej współpracy ciągnąć na siłę. Czasem też jestem pytana o kwestie np. możliwości zerwania umowy w przypadku gdy dojdzie do jakiegoś rażącego naruszenia postanowień samej samej umowy. Taka możliwość wynika oczywiście bezpośrednio z samego kodeksu cywilnego.
Natomiast w umowie możemy wpisać jakie okoliczności rozumiemy jako te szczególne jako te mocno naruszające postanowienia naszej umowy. Z punktu widzenia klienta oczywiście rażącym naruszeniem będzie np. brak wykonywania działań które w tej umowie były zdefiniowane. Brak np. kontaktu, brak raportowania z drugiej strony z perspektywy agencji i rażącym naruszeniem umowy będzie np. brak płatności za prowadzone działania, bądź opóźnienia które są dłuższe niż np. 1 cykle rozliczeniowe. Więc możemy sobie taki zapis również dodać ja informacji o tym że przed takim zerwaniem umowy jedna strona wzywa drugą do np. naprawienia tych rażących nieprawidłowości. Wspomniałam też o tym że kluczowym elementem jest oczywiście kontakt na linii agencja- klient czy zleceniodawca- zleceniobiorca. I tutaj w umowie również możemy sobie informację co do kontraktu zawrzeć. Z jednej strony może to być zapis dotyczący wyznaczenia np. konkretnego opiekuna który będzie odpowiedzialny za prowadzenie działań jak również przekazanie danych kontaktowych zdefiniowanie np. konkretnego adresu mailowego czy adresów mailowych poprzez które ta korespondencja będzie się odbywała. Dodatkowo jeśli mamy u siebie w firmie wyznaczone konkretny proces, np. obiegu dokumentów i łatwiej będzie nam księgować na przykład faktury, które wpływają na konkretny adres mailowy to również umowę takie zapisy bardzo sobie tak aby wszelka dokumentacja wszelka korespondencja była kierowana zarówno do konkretnych osób jak i trafiała do odpowiednich miejsc do odpowiednich odbiorców.
Biorąc pod uwagę tematykę tych wiadomości kolejny ważny element to oczywiście zapisy dotyczące zachowania poufności i ochrony danych. Dlaczego jest to tak ważne. Ano między innymi dlatego że w momencie kiedy przekazujemy sobie dostęp do konkretnych narzędzi czy nawet do Platformy CMS owej naszego sklepu czy naszej witryny tam mogą pojawiać się różnego rodzaju dane które są nie tylko prawnie chronione ale również bardzo wrażliwe i których nie, bądź w którym wyciek mógłby być bardzo niekorzystny dla jednej ze stron. Warto więc również definiować sobie sposób i zobowiązanie do tego by dane te były odpowiednio chronione by dostęp do tych danych miały jedynie osoby upoważnione i te które biorą udział we wprowadzaniu tego konkretnego projektu.
Chodzi oczywiście o takie zapisy które będą zabezpieczały obie strony. Ostatni element, który paradoksalnie okazuje się znaczący to to, co są dzieje się tak naprawdę po rozwiązaniu umowy. Najczęściej temat ten dotyczy np. linków pozyskanych w czasie współpracy czy np. Treści przekazanych klientowi których autorem jest osoba konkretny copywriter – specjalista który ma prawa autorskie do tych konkretnych treści. Warto tutaj porozumieć się co do tego co stanie się z linkami po rozwiązaniu umowy. Jest to szczególnie istotne w momencie kiedy odnośniki np. są dodawane przez Agencję na jej własnym zapleczu.
W mojej ocenie usuwanie tych nośników nie będzie korzystne dla klienta zwłaszcza jeśli do tej pory dodatkowo on konkretne środki na ich pozyskanie. Natomiast celem dzisiejszego spotkania to nie jest rozstrzyganie tego czy jest etyczne czy nieetyczne. Czy jest to zachowanie nie tylko opowiedzenie sobie o tym że warto do umowy wprowadzić konkretne zapisy które będą jednoznacznie rozstrzygały takie kwestie nie będą pozostawiały wątpliwości co do tego co z naszymi nośnikami stanie się po rozwiązaniu umowy. W mojej ocenie umówiliśmy już wszystkie najważniejsze punkty które w umowie powinny się znaleźć.
Oczywiście jeśli są elementy które z punktu widzenia każdej ze stron są kluczowe i które powinny być doprecyzowane wspólnie uzgodnione itd. To również do umowy warto je wpisać. Wśród pytań bardzo często zadawanych przez potencjalnych klientów znajdują się te dotyczące np. listy słów kluczowych i tego czy taką lista na starcie powinniśmy definiować czy nie. W mojej ocenie określenie i trzymanie się na sztywno konkretnym miejscu słów kluczowych nie jest najlepszym rozwiązaniem zwłaszcza jeśli np. nasza oferta czy nasze usługi zmieniają się dość dynamicznie w momencie kiedy ustalimy sobie taką powiedzmy wstępną listę którą będziemy monitorować i umówmy się co do tego że będzie ona cyklicznie optymalizować to myślę że takie rozwiązanie będzie bardziej szczęśliwe niż taka sztywna lista kilku czy kilkunastu wybranych słów kluczowych.
W tej chwili już mocno się od tego odchodzi. Zdarza mi się też słyszeć pytania o tzw. czyli nasze kluczowe wskaźniki efektywności. Myślę że również jest to element dosyć ważna. Tutaj możemy wspólnie określić tak naprawdę co jest naszym celem. W jaki sposób będziemy ta cena mierzyć. W którym momencie uznamy że wyniki są satysfakcjonujące bądź nie. Jeśli jest tu jakiś konkretny parametr który jest z jednej strony bardzo ważne z punktu widzenia klienta a z drugiej strony agencja ma możliwość jakby przygotowania strategii w taki sposób aby w dużej mierze wpływać na ten element.
Tu również można zastanowić się nad wpisaniem takiego elementu do naszej umowy. Warto jednak równolegle do tego pamiętać o tym że agencja SEO ma mimo wszystko dość ograniczony wpływ na to jak np. będzie wyglądała witryna ograniczony wpływ na kształt oferty na politykę cenową np. za towary. Jeśli to jest e-commerce na obsługę sprzedażą itd. A wszystkie te czynniki będą nam wpływały np. na wysokość transakcji na przychody na to czy sklep będzie miał powracających klientów itd. Na początku wspominałem też o tym że bardzo ważnym elementem jest wpisanie do umowy czasu na Consulting na doradztwo biznesowe na takie wzajemne kontakty właśnie na to żebyśmy mieli czas by porozmawiać przez telefon, podsumować fakty, wymienić się myślami w tej sprawie.
Często wiele umów nie zawiera tego elementu z jednej strony agencje deklarują że mają oczywiście nieograniczony czas dla klienta zawsze są do jego dyspozycji a paradoksalnie z drugiej strony zdarza mi się słyszeć od klientów którzy mają doświadczenia z innymi agencjami że nie zawsze mogli liczyć na pomoc specjalisty w tym zakresie bądź na przykład nagle dowiadywali się że nie jest to element wkalkulowane w całą cenę usługi a więc by nikt nie był zaskoczony i byśmy mieli jasność co do tego ile czasu realnie możemy wspólnie poświęcić na pracę nad projektem.
To ten element również warto sobie doprecyzować, zdefiniować i zawrzeć w całej naszej umowie. Tym sposobem doszliśmy do końca naszego dzisiejszego odcinka. Mam tutaj jeszcze jedną wskazówkę i jeszcze jedną poradę. Wszelkie umowę warto konsultować z prawnikami i z osobami które mają najlepszą wiedzę co do tego jakie zapisy są właściwe i które są bardzo mocno niekorzystne dla którejś ze stron. Co do tego momentu mamy jasność natomiast bardzo często zapominamy o tym by korzystać również z konsultacji u innych specjalistów którzy znakomicie znają dany temat.
Czyli jeśli planujemy podpisanie umowy z konkretną agencją a mamy zaprzyjaźnionego specjalistę SEO warto poprosić go o to by zerknąć on na naszą umowę by również mógł doradzić by również podzielił się swoimi ewentualnymi wątpliwościami co właśnie dlatego że jestem osobą która bardzo dobrze zna branżę wie jak powinny być prowadzone poszczególne działania i wie które miejsca warto bardzo mocno i bardzo precyzyjnie zdefiniować właśnie na etapie tworzenia umowy. Dodatkowo jeśli której zapisy będą dla nas nie do końca jasne bądź nie do końca satysfakcjonujące będziemy czuć że gdzieś nasze interesy nie są odpowiednio zabezpieczone.
Warto porozmawiać z agencją, która projekt takiej umowy przygotowała, na temat tego czy dany zapis można w jakiś sposób zmodyfikować, czy możemy tutaj zaproponować jakieś inne rozwiązanie, jakąś alternatywę. Pamiętajmy o tym, że umowy zawierają ludzie z ludźmi więc warto negocjować i warto porozumieć się co do ostatecznego kształtu tej umowy, która będzie miejmy nadzieję, zapowiedzią bardzo dobrej i efektywnej współpracy. Tyle ode mnie dzisiaj dziękuję bardzo serdecznie do usłyszenia już niedługo. Jeśli w międzyczasie znajdziecie chwilę na to by spędzić miłe popołudnie z Dziennikiem Budowy Firmy i ze specjalistami z Fox Strategy, to zachęcam bardzo serdecznie do tego by wrócić do archiwalnych nagrań podcastów i wysłuchać zarówno ze ścieżki marketingowej jak i ścieżki biznesowej.
Zatem jeszcze raz do usłyszenia w następny wtorek. Cześć.