Początek roku to dla wielu przedsiębiorców bardzo akytwny czas. Wiąże się to nie tylko z analizą przychodów firmy, ale także z przedłużeniem licencji za narzędzia, materiały oraz produkty, które są stałym elementem naszej pracy. Z zamknięciem roku wiąże się także wiele kroków, które dobrze jest wykonać w ramach biznesowego rachunku sumienia. Ciekawe czy te, o których opowiada Agata, znajdują się na Waszej liście?
POLECANE MATERIAŁY
DBF #7: Sztuka komunikacji w zespole. O spotkaniach feedbackowych.
DBF #30: Sztuka komunikacji w zespole. O spotkaniach feedbackowych cz.2
DBF #8: Google Moja Firma – jak to ugryźć (szybko)?
DBF#22: Jak ogarnąć obieg dokumentów w małej firmie
TRANSKRYPCJA ODCINKA
Cześć wszystkim, z tej strony Agata i nawet nie macie pojęcia jak dobrze jest pogadać do Was w nowym, 2021 roku. Trzymam mocno kciuki, by ten rok pozwolił nam zrzucić z siebie domowy dres, pozwolił wrócić do biur, do szkół, na uczelnie, dał nam możliwość społecznych interakcji. By lokale gastronomiczne mogły znów chłonąć gwar, a w kinach wszystkie sale ponownie wypełniły się po brzegi, żebyśmy znów mogli wyruszyć tłumnie do teatru, czy też do opery. W sklepach mam nadzieję, że nie będą nas już straszyć naklejki z informacją o tym, żeby zachować odstęp i stojaki z płynem do dezynfekcji. Nie będziemy też musieli chodzić w maseczkach. Tego życzę nam wszystkim. Zresztą, uważam że liczby nieparzyste mają w sobie magiczną moc i niech ten rok właśnie taki będzie. A co w dzisiejszym odcinku? Opowiem Wam o tym zaraz po jinglu.
Każdy nowy rok to kolejna lista postanowień noworocznych i działań z cyklu “w nowym roku zrobię to i to”. A czy kiedykolwiek robiliście listę noworocznych postanowień odnośnie biznesu? Nie? Dlatego dzisiaj ogarniemy to sobie razem. Ten odcinek potraktujcie jako wstęp do takiego niezbędnika – jak zaplanować zamknięcie roku w firmie i przygotować działania zarówno promocyjne, jak i wewnętrzne. Odcinek ten będzie podzielony na dwie części. W pierwszej przedstawię Wam pomysły na to, jak przygotować zamknięcie roku od strony administracyjnej – czyli archiwizacja plików, analiza budżetu, przygotowywanie plików z nowymi rozliczeniami, analiza narzędzi. W drugiej części opowiemy sobie o tym, jakimi sposobami zmierzyć kompetencje miękkie przedsiębiorstwa.
Administracyjne podsumowanie roku
Dobra, to zaczniemy sobie teraz od tej administracyjnej strony. W odcinku 22-im, pod tytułem “Jak ogarnąć obieg dokumentów w firmie” opowiadałam Wam o tym, jakie rejestry dokumentów warto prowadzić – czyli rejestr faktur, umowy z klientami, pisma – na przykład z ZUS-u, czy też z Urzędu Skarbowego. Mówiłam także o tym, że faktury, które wystawiamy dla naszych klientów, przechowujemy w specjalnych katalogach, żeby móc je lepiej znaleźć. Co robimy na koniec roku? Szykujemy pliki z archiwum. Niby to takie proste, ale jeśli słucha mnie ktoś dopiero rozkręca swój biznes, może to być bardzo istotne. Bo to są szczegóły, a nie zawsze się o tym pamięta. Dzięki archiwum będziecie mogli się cofnąć do dokumentów, wystawić na ich podstawie korektę lub duplikat, a w przypadku kontroli mieć takie katalogi pod ręką. I pamiętajcie żeby też zrobić miejsce na nowe pliki, przygotować nowe – na przykład rejestry faktur, nowe segregatory z umowami i podjąć wszystkie działania związane z rokiem 2021 tak, żeby pod koniec przyszłego roku móc znowu stworzyć nowe archiwum.
Kolejny krok to analiza budżetów. Każdy doświadczony przedsiębiorca wie, że analiza budżetów powinna być wykonywana praktycznie w każdym miesiącu działalności. Dzięki tej systematyczności zyskacie nie tylko kontrolę nad kosztami i zyskami w firmie, ale także pozwoli Wam to podsumować pierwszy rok działalności. Zobaczyć, który miesiąc był dla firmy najbardziej korzystny, a który spowodował wzrost kosztów. W odcinku 22-im wspominałam Wam również o narzędziach, które warto rejestrować dzięki analizie budżetu i rejestrowaniu kosztów właśnie za nowe narzędzia. Pod koniec roku możemy ocenić, które narzędzia było najbardziej przydatne, a za które na przykład płacimy niepotrzebny abonament, bo potrzebowaliśmy ich tylko przez pewien okres. Analiza kosztów/zysków pozwoli nam również przygotować estymacje przychodów na kolejne miesiące i ocenić na przykład – czy stać nas będzie na wygenerowanie oszczędności i przeprowadzenie rekrutacji, czy też wprowadzenie nowych produktów na rynek w perspektywie kolejnych 12 miesięcy działalności. Taki dokument możecie stworzyć w Excelu lub w innych dostępnych narzędziach kalkulacyjnych i opracowywać go – na przykład – co miesiąc. W przypadku jeżeli Wasze przedsiębiorstwo nie jest aż tak bardzo dynamiczne, róbcie to na przykład co 2 miesiące, co trzy, lub co kwartał.
Nowy rok działalności przedsiębiorstwa to także działania związane z przedłużeniem wszystkich rocznych licencji programów, z których korzystamy na co dzień, i bez których byłoby na przykład nam ciężko pracować. Dla mnie takim narzędziem, bez którego nie mogłabym się obejść, i które przedłużam praktycznie co rok, jest właśnie program do faktur. I o tym też pamiętajcie. Zajrzyjcie także do umów z klientami, z kontrahentami, bo być może któraś z nich się kończy i warto o tym wiedzieć, zanim dowie się o tym Wasz klient lub kontrahent. Dzięki odświeżeniu oferty i dzięki przygotowywaniu nowych rozwiązań, zatrzymacie tego klienta na dłużej. I to jest właśnie takie działanie, które bardzo często robią branże telekomunikacyjne, typu Orange, Play, T-mobile – to oni pod koniec miesiąca (w zasadzie ich przedstawiciele handlowi) dzwonią do Was z zapytaniem czy chcecie tą ofertę przedłużyć (umowę, abonament) i oferują Wam nowe rozwiązania. Wy też możecie właśnie szybciej kontaktować się z Waszymi klientami i kontrahentami, przygotować nową strategię i taką strategię temu klientowi, kontrahentowi zaproponować.
Kasa fiskalna i rejestry kasowe
Kolejny krok jest dla tych, którzy w swojej działalności prowadzą także rejestry kasowe lub mają mały sklepik lub butik i na pokładzie posiadają kasę fiskalną. Pamiętajcie, oprócz zamknięcia miesiąca musicie wykonać także na kasie raport kasowy roczny. Każda kasa fiskalna w swoich ustawieniach ma taką opcję do wyboru. Raport dobowy, raport miesięczny oraz roczny wykonajcie na każdej osobnej rolce, którą macie obowiązek przechowywać przez kolejne 5 lat. Pamiętajcie też, że te rolki powinno opisać się odpowiednią datą – i to także ułatwi Wam szukanie podczas kontroli. Natomiast te przedsiębiorstwa, które na swoim pokładzie mają tylko kasetkę z pieniędzmi i na tej podstawie na przykład rozliczają się z pracownikami – na zasadzie zaliczek, na wyjazd w delegacje i tego typu spotkania służbowe poza granicami miasta, lub rejestrują na tej kasie jakieś wpływy – również muszą takie raporty kasowe wykonywać co miesiąc i raz na zakończenie roku. Dlaczego? Ponieważ to też jest Wasz przychód i z tego również jesteście rozliczani.
Powiem Wam jeszcze o takim jednym, ważnym aspekcie posiadania kasy fiskalnej. Mianowicie chodzi o to, że te rolki z kasy fiskalnej nie zawsze łatwo się przechowuje i wiele przedsiębiorstw ma problem z tym, że dane – na przykład chociażby po roku – szybko bledną i są słabo czytelne. Co można zrobić? Przede wszystkim, przechowujcie te rolki w miejscu, które jest ciemne. Do tego świetnie sprawdzą się kartony, które możecie na przykład, nie wiem – zakupić w Ikei, lub poprosić Wasze biuro rachunkowe (ponieważ biura rachunkowe bardzo często na swoim pokładzie mają takie kartony, które mogą Wam udostępnić). I w tych kartonach te rolki przechowujcie. Możecie te kartony także zarchiwizować i opatrzyć odpowiednią datą, okresem działalności. Te rolki też warto przechowywać na przykład w workach, tak żeby właśnie nie miały dostępu do wilgoci, żeby tak szybko nie bledły. Ponadto, chociaż jest to bardzo karkołomne zajęcie, możecie końcowy raport z tej rolki – czyli te ostatnie pozycje – skopiować lub skserować gdzieś na kartce papieru i przechowywać je osobno w segregatorze. Kiedy na przykład te dane totalnie już zbledną, Wy będziecie mieć dostęp do tego, co się na przykład działo w 2015 roku i będziecie mogli w przypadku kontroli te dane urzędnikowi lub kontrolerowi przedstawić. Podsumowując, kluczem do sprawnego zamknięcia roku w firmie jest właśnie stworzenie dobrze zrobionego archiwum, do którego będziecie mieć Wy łatwy dostęp, ale będzie on niedostępny dla osób z zewnątrz. I wspomnę jeszcze raz – kupcie sobie szafę pancerną.
Feedbacki od zespołu, klientów i konkurencji
Teraz przejdziemy do drugiej części odcinka. I w przeciwieństwie do budżetu – są to rzeczy, które są takimi “must have” dla każdego przedsiębiorcy i nie da się ich zmierzyć żadnymi tabelkami. Co mam na myśli? Chodzi o zrobienie takiego firmowego rachunku sumienia. Z początkiem roku usiądźmy sobie i zanalizujmy wszystkie działania wewnętrzne i zewnętrzne, na przykład związane z promocją naszego przedsiębiorstwa. Jeśli mamy zespół, zróbmy to z zespołem. To też dobry moment na uzyskanie feedbacku od zespołu i wysłuchaniu opinii co działało, a co jest naszym słabym punktem i wymaga poprawy. Zaplanujmy też działania, których nie udało się zrealizować w roku poprzednim, lub przez pandemię, albo na przykład inne ograniczenia, które były dla naszego biznesu nieosiągalne. Jeżeli chcielibyście się dowiedzieć więcej o tym jak udzielać feedbacku w zespole i jak zespół powinien udzielać feedbacku Wam, zachęcam Was do odsłuchania odcinków przygotowanych przez Ewelinę i Oktawiana. Tych odcinków było kilka i ja je Wam podlinkuję oczywiście w opisie odcinka.
Kolejny ważny feedback, który powinien nam pomóc zanalizować ostatni rok działalności, to otrzymanie opinii od naszych klientów. Tutaj możliwości mamy wiele – czyli, na przykład są to recenzje, rekomendacje, ankiety satysfakcji, gwiazdki. Ale takim dobrym rozwiązaniem jest rozmowa z klientem, na przykład przez telefon, o jego odczuciach związanych z realizacją usługi. Pamiętajcie wtedy, że jeżeli zdecydujecie się właśnie na taką rozmowę z klientem, nie osaczajcie klienta pytaniami, które mają właśnie formę ankiety: “Czy jest pan zadowolony z takiej i takiej usługi?”, “Jeśli tak, to dlaczego?”. To jest totalnie bez sensu. Posłuchajcie przede wszystkim, co Wasz klient ma do powiedzenia o tym, jak dany projekt jest prowadzony, jak dana usługa jest realizowana. W Fox Strategy takie rozmowy prowadzimy i jest to rozwiązanie, które bardzo świetnie się sprawdza i motywuje do jeszcze większej pracy nad projektem. Wprowadzając takie rozwiązanie do siebie, do firmy, możecie pomóc nie tylko skonfrontować się z opinią – właśnie przekazaną w cztery oczy, ale także może to być źródło sugestii nowych rozwiązań, które możecie zaczerpnąć właśnie od klienta.
Teraz opowiem Wam o rozwiązaniu, które jest bardzo potrzebne i powinno być priorytetem nie na koniec roku, ale w zasadzie zaraz po złożeniu dokumentów rejestrowych Waszej firmy. Chodzi mi tutaj o założenie wizytówki w Google My Business, która jest bardzo przydatna – zwłaszcza małym biznesom. O tym narzędziu i jego zaletach opowiadał Dawid Pietkiewicz w odcinku 8-ym “Google Moja Firma – jak to ugryźć (szybko?)”. Tworząc profil swojej firmy w Google Moja Firma, w Google My Business, użytkownik nie tylko może Was szybko odnaleźć, ale także wystawić o Was opinie.
Pewien ważny dla mnie człowiek powiedział mi kiedyś, że nawet to, że klient wstał lewą nogą i wystawił nam negatywną opinię może być dla nas cenną lekcję pokory. Bo o pokorze w biznesie właśnie wielu przedsiębiorców bardzo często zapomina. Nie potrafią przyjmować konstruktywnej krytyki z otoczenia. I analiza tych opinii może nam bardzo pomóc i zastosować – na przykład – podane rozwiązania. Wiele branż, e-commerce to właśnie na tych opiniach się opiera i na tych opiniach rozwija swoją usługę. Bo to użytkownik wydaje opinię o produkcie i inni użytkownicy śledzą bardzo mocno te opinie i na tej podstawie też podejmują swoje decyzje. W zasadzie czytanie opinii o firmach i o tym jakie one są, jak działają, są też ściśle związane właśnie z branżą rekrutacyjną, ponieważ to kandydaci wyszukując naszą firmę w Google, w pierwszej kolejności prawdopodobnie przeczytają opinie. I warto zadbać o to, żeby one były w miarę pozytywne. Jeżeli zdarzą się jakieś negatywy, warto to skonfrontować, zanalizować i dowiedzieć się dlaczego dana osoba, dany użytkownik, na jakiej podstawie tą opinię nam wystawił. I na nią jak najszybciej odpowiedzieć. Im szybciej zareagujemy, tym lepiej – ponieważ, no jesteśmy tylko ludźmi, nam się błędy mogą zdarzać i żaden biznes nie jest kryształowy i nie działa tak super, prężnie, nie popełnia żadnych błędów po drodze. Pamiętajcie o tym, żeby tych opinii nie pozostawać bez odpowiedzi.
Na koniec, ostatni krok dotyczący działań, które powinno się podsumować zwłaszcza pod koniec roku. Człowiek nie spocznie, nim nie zniszczy wszystkich swoich wrogów, a jak już to uczyni to nie spocznie, aż nie stworzy następnych. Słowa te wypowiedział kiedyś Andrzej Majewski, polski aforysta. I cytat ten idealnie opisuje naszą reakcję na obecną i przyszłą konkurencję naszego biznesu. A gdyby tak to odczarować? 16 grudnia Ci, którzy na bieżąco śledzą nasz newsletter mogli przeczytać protip, którego autorką jest Kasia Baranowska z Fox Strategy. Kasię na pewno znacie nie tylko z naszych podcastów czy też wystąpień branżowych, ale to właśnie Kasię spotkacie na pierwszej linii frontu podczas rozmowy ofertowej. Kasia w protipie udziela pewnej rady, która idealnie wpisuje się w postanowienia noworoczne naszego biznesu. Kasia w protipie pisze: “Przy okazji wejścia w Nowy Rok warto zrewidować swoje podejście i spojrzeć na relacje jakie łączą nas z innymi osobami z naszej branży. Celowo piszę o ludziach, bo w przypadku małych i średnich podmiotów to właśnie oni – konkretne osoby, które znamy, stoją za sterami firm, do których jakkolwiek się odnosimy i z którymi – chcąc nie chcąc – się porównujemy. Paradoksalnie, ci ludzie mają często rozważania zbliżone do naszych, borykają się z podobnymi trudnościami, szukają rozwiązań problemów, z którymi my również się mierzymy i mają podobne obawy. Wychodzimy z założenia, że dobrze jest połączyć siły oraz czerpać inspirację i motywację z dobrych relacji. Tak, zdarza nam się dzwonić do naszych znajomych i przyjaciół marketingowców po branżową poradę. Zdarza się też prosić o pomoc czy feedback. Równocześnie, chętnie odbieramy telefon, by opowiedzieć jak coś wygląda bądź działa u nas, dlaczego więcej nie zdecydujemy się na takie, a nie inne rozwiązania. Czasem jedna cenna sugestia, bądź tylko nakreślenie kierunku okazuje się być bardzo pomocne. Może tego typu podejście sprawdzi się również u Ciebie?”. Ja się z tym w 100% zgadzam, dodając jeszcze, że to nasze otoczenie – czyli zespół, klienci, kontrahenci oraz konkurencja są naszym lustrem, w którym możemy zobaczyć nasze prawdziwe oblicze. Protip pod tytułem “Zaprzyjaźnij się z konkurencją” już niedługo znajdziecie zredagowany także na naszym blogu. Zachęcam Was również serdecznie do tego, aby śledzić na bieżąco nasz newsletter.
I to by było na tyle. Trzymajcie się ciepło i do usłyszenia w kolejnym odcinku!