W osiemnastym odcinku Dziennika Budowy Firmy spotka Cię nowość, gdyż to pierwszy epizod zrealizowany w formie wywiadu. To w nim Agata Kaliatzi zaprosiła do rozmowy Mariusza Najwera – wrocławskiego YouTubera, a także IT managera , by porozmawiać na temat onboardingu w branży IT.
Ten odcinek jest świetną okazją, by dowiedzieć się, jak rekrutuje i wdraża w zadania branża IT. Zapraszamy!
POLECANE MATERIAŁY
https://www.youtube.com/channel/UCpy3DCon9xQ1AI77-Hx3p7Q – Kanał Mariusza Najwera – koniecznie sprawdźcie!
TRANSKRYPCJA ODCINKA
Cześć wszystkim, witam Was pięknie w ten wrześniowy dzień i mam nadzieję, że większość z Was powróciła z urlopów i odpoczęła od codziennych obowiązków. A Ci, którzy wypoczynek mają jeszcze przed sobą, życzę błogiego lenistwa. Pamiętajcie, work-life-balance to podstawa udanego życia.
W poprzednim odcinku obiecałam Wam tematykę onboardingu online, czyli jak wdrażać pracowników, z którymi będziemy współpracować zdalnie. Pandemia poniekąd zmusiła nas do pracy zdalnej, komunikowania się z zespołem za pomocą wirtualnych narzędzi. Dla niektórych firm ten proces udało się wdrożyć bardzo naturalnie. Natomiast na przykład w korporacjach lub firmach produkcyjnych, ten proces wymagał wielu specjalnych wdrożeń lub był prawie niemożliwy. Jednak są branże, dla których przymusowa praca z domu nie była niczym nowym i nie wymagała specjalnych procesów. Mowa tu o branży IT i jej specjalistach, którzy potrafią pracować z każdego miejsca na świecie. I to właśnie ta branża może być genialnym źródłem inspiracji onboardingu online dla wielu mniejszych biznesów, które myślą nad procesem rekrutacji oraz onboardingu. I tutaj wpadłam na pomysł, że tym razem to nie ja opowiem wam o tym jak wygląda wdrożenie pracownika, a zaproszę specjalistę, z którym porozmawiam o rekrutacji onboardingu online w branży IT. Jednak zanim zdradzę Wam kto to jest, posłuchajcie naszego jingla.
Ze mną jest Mariusz Najwer, którego niektórzy z Was mogą bardzo dobrze znać, ponieważ Mariusz prowadzi vlog pod tytułem Mariusz Najwer na kanale YouTube. Jest to jego wariacja na temat życia. Oglądając Mariusza możecie dowiedzieć się gdzie warto zjeść, co można zobaczyć we Wrocławiu, na Dolnym Śląsku lub w całej Polsce. Ja Wam szczerze polecam i link do kanału znajdziecie w opisie odcinka. Jednak zaprosiłam Mariusza nie bez powodu, ponieważ oprócz tego, że Mariusz jest YouTuberem, to na co dzień pracuje w branży IT.
AK: Cześć Mariusz czy mógłbyś opowiedzieć coś więcej o sobie? Czym się zajmujesz zawodowo i dlaczego właśnie to branża IT jest Ci bliska?
MN: Dzień dobry, dziękuję za zaproszenie. Bardzo przyjemne biuro, bardzo fajna atmosfera. Więc ja się może uwiarygodnię w kilku słowach. Ja w branży informatycznej jestem mniej więcej od lat 9. Oczywiście 9-10 lat temu, dekadę temu jeszcze branża IT nie była chyba tak popularna jak dziś. Wtedy po prostu z paczką znajomych tworzyliśmy bardzo proste strony internetowe dla klientów z okolicy. I gdzieś ta branża informatyczna mnie wchłonęła do tego stopnia, że od lat 9 zajmuje się szeroko pojętym zarządzaniem. To się różnie nazywa: ja raz bywam Project Managerem, raz jestem Product Manager, raz jestem Product Ownerem, raz jestem analitykiem biznesowym – w zależności od tego dla jakiej firmy i z jakimi klientami współpracuję ta nomenklatura, to nazewnictwo jest inne. Dlaczego branża IT? To wyszło samo przez się, ja z wykształcenia jestem co prawda redaktorem muzycznym, ale kiedyś jedna pasja wyparła drugą pasję. I tak jak porzuciłem dziennikarstwo na rzecz właśnie pracy nad stronami internetowymi, tak kiedyś dostałem propozycję zrobienia aplikacji muzycznej. Ja tą propozycję przyjąłem, wtedy jako manager i tak już to poszło. Więc jedna pasja wyparła drugą pasję.
AK: Fajnie, 10 lat to kawał czasu i pewnie mnóstwo doświadczenia. Dlatego też dzisiaj porozmawiamy sobie o onboardingu online w branży IT, ponieważ masz duże doświadczenie w tym temacie. Opowiemy sobie jak wygląda rekrutacja online, jak buduje się zespół taki rozsiany po całej Polsce, a nawet w świecie. No i jakie są wady, i zalety takiej rekrutacji, takiego wdrożenia nowego pracownika. Jako pierwsze pytanie, które chciałbym Ci zadać, to jako manager przez rok budowałeś zdalny zespół, mówię tu o ostatnim okresie Twojej pracy, który kontaktował się ze sobą głównie online. Czy mógłbyś opowiedzieć jak wygląda w ogóle taka rekrutacja, a także wdrożenie nowego pracownika do zespołu?
MN: W ogóle na wstępie ja bym przyjął takie dwa założenia. Pierwsze założenie polega na tym, że przestańmy się bać rekrutacji online i wdrożenia online, ponieważ jest to rzecz naprawdę bardzo powszechna. Ja z rekrutacją online jak wspomniałaś spotkałem się dużo wcześniej przed pandemią i COVID. Był to przez dłuższy czas dla mnie chleb powszedni. Ja też zaznaczę, że nie jestem stricte rekruterem, mnie bardziej interesuje wdrożenie i zatrudnienie pracownika z takiego menedżerskiego punktu widzenia, być może bardziej przedsiębiorczego, aniżeli rekruterskiego. Jeśli chodzi o sam proces tego jak znajdujemy pracownika, jak powinno znajdować się pracownika, to według mojej opinii ten proces nie różni się jakoś bardzo od zwykłego hunterstwa takiego stacjonarnego. W projektach, w których byłem na przestrzeni ostatnich kilku lat zazwyczaj rekruterzy zatrudnieni w firmie podsyłali nam odpowiednie CV, które spełniały wymogi kompetencyjne kandydata. Oczywiście ja i też moi współpracownicy przeglądaliśmy właśnie wybrane CV, a następnie kontaktowaliśmy się z wybranymi kandydatami. Później proces – i tutaj jest podstawowa różnica pomiędzy pozyskiwaniem pracowników stacjonarnym, a online – cały proces, cały ten zaczep komunikacyjny, który dzieje się od samego początku, kiedy chcemy zbudować fajną, przyjazną, przyjacielską atmosferę z kandydatem, do momentu kiedy on jest rzeczywiście zatrudniony w naszej firmie, odbywa się online. Korzystamy tylko z narzędzi online. Natomiast umówmy się, to nie jest wiele narzędzi. Głównym narzędziem do komunikowania się z drugim człowiekiem przez Internet są po prostu komunikatory internetowe typu Skype, dzisiaj bardzo popularny jest także Zoom, więc to nie było w żaden sposób challengujące. Najbardziej challengującym momentem jest moment, w którym chcemy danego człowieka sprawdzić pod kątem nie tyle technicznym, co pod kątem umiejętności miękkich. A umiejętności miękkie najlepiej – według mnie – sprawdza się w grupie, kiedy rzucamy człowieka w dane środowisko i obserwujemy jak będzie się zachowywał w tej czy innej sytuacji. Niestety rekrutacja online takiej możliwości nie daje. Oczywiście moglibyśmy zaprosić na call trochę więcej osób i zaaranżować sytuację grupową, natomiast to wszystko będzie jedna wielka prowizorka. I to była rzecz challengująca dla mnie także jako menadżera żeby wysupłać z danego kandydata te cechy, które my pożądamy w kontekście umiejętności miękkich. I to jest niezwykle trudne. I wydaje mi się, że dla wielu firm, które są nie tylko z branży IT, ale także spoza spoza branży IT, to wciąż będzie bardzo bardzo challengujące.
AK: No tak, bo kompetencje miękkie są chyba najtrudniejsze, bo łatwiej zbadać właśnie wiedzę niż to, jak się człowiek zachowuje w sytuacjach na przykład kryzysowych albo stresowych. Jak rozwiązywać na przykład problem albo taki zabieg, o którym się mówi – to jest “buddy”, czyli taka osoba, która wdraża pierwszego dnia osoby do pracy. Czy wtedy przez rekrutację online czy wdrożenie pracownika online, taka osoba jest wyznaczana, czy to raczej dzieje się tak bardziej naturalnie?
MN: Powiem o projektach, w którym brałem udział bezpośrednio w procesie rekrutacyjnym. W projekcie, w którym obecnie jestem, na szczęście nie posiadam tej obowiązkowości, w sensie to tak nazwę. Otóż, jeśli chodzi o nie tyle pozycję, co jeśli chodzi o przekrój kompetencji tak zwanego “buddiego”, kim powinien być “buddy”, to wydaje mi się, że na przestrzeni ostatnich pięciu czy sześciu lat nie spotkałem się z sytuacją, kiedy to by była jedna, konkretna wyznaczona osoba. Owszem, w projektach w których pracowałem, były podejmowane próby żeby nowy pracownik miał tak zwanego “buddiego”, ale koniec końców ten jeden jedyny “buddy” i tak nie będzie w stanie odpowiedzieć na 100% pytań zadawanych przez kandydata. I wydaje mi się, że ważniejsze od tego – fajnie jak jest ten “buddy”, żeby pokierował danego pracownika z kim ewentualnie powinien porozmawiać, żeby uzyskać odpowiedź, o ile ważna jest ta instytucja “buddiego”, o tyle uważam, że o wiele bardziej ważniejsze jest zbudowanie takiej atmosfery w zespole, żeby był tak zwany team work i żeby to zespół sam z siebie był chętny i ochoczy pomagać właśnie temu nowemu pracownikowi. Jeżeli zbudujemy taki team work, jako przedsiębiorca czy jako wyższy manager w danym projekcie, to z tym “buddym” czy bez tego “buddiego” zespół naprawdę bardzo dobrze pomoże wdrożyć się nowemu pracownikowi.
AK: Super. To właśnie to wdrożenie pracownika online według Ciebie jest trudniejsze niż taki onboarding w tradycyjnej swojej formie? Kiedy to nowa osoba przychodzi pierwszego dnia do pracy, dostaje listę obowiązków, które musi zrobić, jest to atmosfera biurowa. No i jeżeli pracujemy w atmosferze online i zupełnie to inaczej wygląda, bo czasami pracujemy z różnych miejsc. Mógłbyś coś o tym na ten temat opowiedzieć?
MN: Myślę, że to jest trudniejsze, chociażby dlatego, że rekrutując kogoś przez Internet musimy mieć z tyłu głowy, że kandydat w bardzo – powiedziałbym – sprytny sposób może ukryć bardzo wiele swoich wad, a bardzo wiele zalet wyeksponować. Oczywiście jest to pewna umiejętność umieć tak zrobić i w sumie poszukuje się kandydatów, którzy potrafią ukryć to w czym nie są dobrzy, a wyeksponować to w czym są znakomici. Natomiast w sytuacji kiedy musimy sprawdzić – i tutaj wracam do tych kompetencji miękkich, kiedy musimy sprawdzić człowieka pod kątem tych kompetencji miękkich, czyli jak będzie zachowywał się na przykład w sytuacji stresowej, na przykład w sytuacji gdzie musi w krótkim czasie podjąć bardzo wiele ważnych decyzji, w sytuacji gdy ma trudnego współpracownika, z którym musi przeprowadzić rozmowę jeden na jeden – w tym kontekście jakakolwiek rekrutacja online jest trudniejsza. I wydaje mi się, że to na co ja bym poświęcał bardzo dużo uwagi, to na przygotowaniu się, lepszym przygotowywaniu się, lepszym planowaniu przede wszystkim agend spotkań rekrutacyjnych. Czyli – co powinno być składnikiem takich spotkań, na co powinniśmy zwracać szczególną uwagę gdy łączymy się na callu z kandydatem, gdy on już uruchamia swoją kamerkę internetową, gdy zaczynamy z nim rozmawiać jak się zachowuje, obserwować także jego gesty. Ja mówię o takiej bardzo zaawansowanej rekrutacji, kiedy rekrutujemy. Tu jakby biorę ze swojego doświadczenia, ja raczej brałem udział w rekrutacjach, gdzie rekrutowaliśmy kogoś na stanowisko menadżerskie średniego szczebla. I tutaj, to są osoby, które podejmują później w firmach bardzo wiele kluczowych decyzji. Stąd my musieliśmy tych kandydatów pod kątem umiejętności miękkich bardzo dobrze sprawdzić. Natomiast jeżeli chodzi o rekrutację gdzie musimy sprawdzić kandydata pod kątem technicznym, nie bójmy się takiej rekrutacji online. One są dużo prostsze. Przygotujmy zadanie dla kandydata, niech kandydat rozwiąże te zadania offline, czyli poza callem. Dajmy mu na to kilka dni, następnie zdzwońmy się z nim, omówmy z nim to zadanie, niech argumentuje dlaczego rozwiązał je w ten, a nie w inny sposób, zobaczmy jaki ma tok myślenia. Te rekrutacje są trudniejsze w teorii, natomiast jeżeli dobrze się przygotujemy do tych rekrutacji online, to okaże się, że co prawda diabeł tkwi w szczegółach, ale nie musi być wcale takie trudne.
AK: Jasne, super. Powiedziałeś właśnie o tym, że daje się zadania, daje się czas na ich rozwiązanie. A czy są jeszcze – oprócz tych takich elementów kluczowych przy rekrutacji – kiedy już wybieracie tego kandydata, on pierwszego dnia zaczyna pracę – czy są już jakieś dodatkowe procesy, z których się korzysta żeby tego pracownika wdrożyć w zadania, obowiązki i pokazać mu jak funkcjonuje firma?
MN: Nie chcę uciekać od odpowiedzi, bo tutaj na pewno lepszą odpowiedź uzyskałabyś od speca z HR-u. Natomiast powiem z perspektywy stricte menadżerskiej. I bazując na moim doświadczeniu z przeszłości, procesy to jest coś, co pozwala nam usystematyzować i przede wszystkim poukładać jakoś ten cały case rekrutacyjny. I te procesy są myślę bardziej ważne, właśnie w czasach pandemii, w czasach tych rekrutacji online, ponieważ przede wszystkim pracownik, zwłaszcza świeży pracownik, który pojawia się w firmie, powinien dostać od nas – czy to od managerów, czy od wyższego managementu – takie poczucie, że w tej firmie, do której właśnie trafiłem rzeczywiście wszystko jest bardzo fajnie poukładane. Więc rekomendowałbym żeby na wejściu, przede wszystkim uzupełnić kalendarz takiego nowego pracownika o nadchodzące spotkania. I wytłumaczyć mu, że w pierwszym tygodniu pozna ten lub tamten obszar, albo zapozna się z ludźmi z biura. W drugim tygodniu wdrożymy go już w takie wewnętrzne procesy, być może dotyczące samej produkcji czy wytwarzania oprogramowania. W trzecim tygodniu dopiero przysiądzie na przykład do kodu. Ja oczywiście tutaj strzelam i i żongluję jakimiś różnymi pomysłami, to nie musi być tak, jak mówię. Natomiast ogólny wydźwięk tego co chcę powiedzieć powinien być taki, że fajnie jest wprowadzić proces, który poprowadzi pracownika, nowego pracownika od samego początku, od pierwszego dnia w firmie aż do momentu, w którym ten pracownik poczuje się, że tak, jestem wyróżniony, jestem częścią zespołu, jestem team playerem w tym zespole i czuję się dobrze, to jest ta firma, do której właśnie chciałem trafić. Jeżeli my wypracujemy takie poczucie i takie emocje w nowym pracowniku, możemy sobie odfajkować to zadanie jako wykonane, z pełną z pełną skutecznością.
AK: Bardzo dziękuję. To w takim razie może też przejdźmy już do narzędzi online, z jakich korzysta branża IT na co dzień oprócz tego internetu komunikatorów, które są dostępne w sieci. Też chciałabym zapytać Cię o to jak weryfikuje się takie zadania, które zlecamy online na przykład?
MN: To zależy. Punkt widzenia zależy od punktu rekrutowania. Otóż zupełnie inaczej wyglądać będzie proces czy rekrutacja dewelopera, jako osoby stricte technicznejl, a zupełnie inaczej wyglądałby proces (i wyglądają procesy) rekrutowania osób o skillach miękkich, czyli na przykład do managementu do HR, do zespołu marketingu. Otóż wiadomo, że każdy z kandydatów (zazwyczaj przyjęło się to, może nie ustawowo, ale umownie, że fajnie jest dać kandydatowi zadanie, żeby sprawdzić jego skille twarde). I większość zadań z jakimi ja się spotkałem, także zadania, które sam otrzymywałem i którym się bacznie przyglądałem, to były zadania po prostu opisane jednolitym tekstem w Wordzie. Typu – jest pewien usecase, przedstawiamy Ci taki albo taki case biznesowy, przedstaw nam propozycję swojego rozwiązania. Jeżeli chodzi o rekrutowanie deweloperów, no to oczywiście albo przed rozmową techniczną, albo po rozmowie technicznej bardzo często deweloperzy dostają po prostu albo fragment kodu, albo opisane zadanie który muszą “okodzić” i na podstawie kodu, który w odpowiedzi wysyłają do osób sprawdzających ocenia się najpierw kod, jakość tego kodu i to już dużo mówi nam o kandydacie – o tym jak myśli, jaki ma tok myślenia, jak podchodzi do wykonywania swojej pracy, jak jakościowo wykonuje swoją pracę. Dzięki temu, że dostajemy taki kod, to możemy później zadecydować czy ten kandydat powinien przejść do kolejnego etapu rekrutacji. I też chciałbym zaznaczyć w kontekście Twojego pytania, jak pytasz o narzędzia – nie komplikujmy sobie życia narzędziami. Naprawdę, wybierajmy najprostsze narzędzia, bo jeżeli my ten proces, który i tak sam w sobie jest procesem trudnym, bo chcemy znaleźć pracownika na następne kolejne miesiące i lata, o tyle nie powinniśmy komplikować tego procesu, bo i my się możemy w tym pogubić w narzędziach. Przede wszystkim, pamiętajmy o tym, że jest bardzo wiele narzędzi na rynku, dostajemy reklamy świecą nam się AdSensy z różnymi reklamami, że to i tamto narzędzie pomoże nam znaleźć idealnego pracownika. A kiedy już zaczniemy instalować te wszystkie software’owe rozwiązania, okaże się, że zdzwaniamy się z kandydatem, wysyłamy mu zadanie przez trzy różne narzędzia, do których on nie ma dostępu, my mamy problem żeby dać mu dostęp. Zaczyna się już problem na poziomie w ogóle otwarcia pliku, który mu wysłaliśmy. Nie komplikujmy sobie życia narzędziami, pracując czy to w biurze, czy online komunikujemy się bez pośrednictwa narzędzi, tak jak my tutaj siedzimy oboje i rozmawiamy. Nie potrzebujemy do tego żadnego narzędzia żeby się dogadać. Starajmy się wdrożyć takie zwykłe, najprostsze rozwiązania już od samego początku rekrutacji.
AK: Chciałam się zapytać co w takim razie ze sprzętem? Czy zazwyczaj jest tak, że to firma udostępnia swój sprzęt? Czyli ewentualnie kamera internetowa, komputery z kamerą, myszki – to są takie podstawowe rzeczy, które też firma, która zatrudnia stacjonarnie do biura, zazwyczaj taki sprzęt daje pracownikowi, który możesz z nich korzystać. Natomiast jeżeli zatrudnia się do branży IT, która głównie prowadzi biuro online, to wtedy jak ten problem jest rozwiązywany jest chodzi o sprzęt?
MN: Pytasz o sytuację zanim przyjęliśmy kandydata?
AK: Tak, zanim przyjęliście kandydata.
MN: Na szczęście branża IT jest jeszcze daleka od plebiscytu “Rolnik szuka żony” i bierzemy pod uwagę to, że kandydaci do firm informatycznych mają swój sprzęt, mam na myśli hardware, czyli komputer z kamerą. A to, czy firma zapewnia taki sprzęt już po okresie rekrutacji, no to już są indywidualne takie decyzje podejmowane w różnych firmach.
AK: OK, czyli to jest indywidualne podejście, tak jak firmy stacjonarne, w branży online jest podobnie. A czy, bo mówiłeś, że pracujesz już w branży IT 10 lat i na pewno było coś, co Cię zaskoczyło w momencie wdrożenia się do nowej firmy. Ty, jako osoba, która się wdrażała i Ty, jako osoba wdrażająca. Mógłbyś coś o tym powiedzieć, czy zdarzały się jakieś takie sytuacje skomplikowane, trudne?
MN: Takich sytuacji było bardzo dużo. Ja kiedyś przez zupełny przypadek, nie wiem co mnie tak zaślepiło, ale trafiłem do pewnego projektu, gdzie była bardzo nieprzyjazna i nieprzyjemna atmosfera, której – przyznaje się do błędu – nie wyłapałem jako kandydat na etapie rekrutacji. I wszedłem nogą w bagno. Ale to z punktu widzenia kandydata. Jeżeli miałbym opowiedzieć z punktu widzenia managera, który z kolei rekrutował kandydatów, to my mieliśmy kiedyś taką sytuację – to jest anegdota sprzed lat – gdzie rzeczywiście zrekrutowaliśmy jednego człowieka, nam się wydawało, że on jest technicznie bardzo dobrze przygotowany i rzeczywiście też nie wyłapaliśmy tego, być może przez własną nieuwagę. On był rekrutowany głównie online, nie dlatego że mieliśmy czasy pandemii, ale dlatego, że po prostu zarząd firmy był w innym kraju i nie było możliwości spotkania się osobiście też z kandydatem. I rzeczywiście okazało się, że przyjęliśmy człowieka, który miał absolutne problemy relacyjne z sobą samym, a także z całym światem wokół, który był niezwykle dużym bałaganiarzem i rzeczywiście gdy weszło się do biura, to jego biurko wyglądało jak pobojowisko po bitwie pod Grunwaldem. Nie bardzo wiedzieliśmy jak mamy udźwignąć ten ciężar nieroztropności tego człowieka. Musimy brać pewien margines błędu na każdą rekrutację – w sensie – każdy popełnia błędy. Bardzo często wiele rekrutacji prowadzonych jest też pod presją. W sensie – mamy klienta, trzeba szybko coś dowieźć, więc trzeba jakby szybko doposażyć zespół o kolejne osoby. Doświadczenia, które gdzieś tam wyniosłem także sprzed kilku lat, myślę że jeśli istnieje jakakolwiek rzecz, na której czy rekrutujący czy management może się wysypać w czasie rekrutacji online, to tutaj po raz trzeci będę pił do tych umiejętności miękkich. Ciężko jest sprawdzić takiego kandydata pod tym kątem, wydaje mi się, że w ogóle cały świat, nie tylko branża IT, ale cały świat wciąż opracowuje metodologię jak takiego człowieka zrekrutować pod kątem osobowościowym. Bo myślę, że umiejętności techniczne, które są nabyte – umówmy się, skille nabywamy techniczne, twarde – natomiast pewne rzeczy charakterologiczne, naleciałości emocjonalne, to jest coś z czym w dużej mierze się rodzimy. I ciężko będzie to zmienić po tym, gdy tego pracownika już przyjmiemy. Dlatego stawiałbym na to dużą atencję, żeby sprawdzać człowieka głównie pod tym kątem. I to jest rzecz problematyczna.
AK: To chyba jest bolączka wszystkich dział HR i wszystkich firm, żeby właśnie wyłapać problemy z kompetencjami miękkimi, bo ludzie na rekrutacji, podczas rozmów kwalifikacyjnych odgrywają zupełnie inną rolę niż tak na co dzień w pracy, w sytuacjach biurowych. W jednym ze swoich vlogów powiedziałeś (chodzi mi o ten odcinek, który pojawił się w styczniu, na początku roku), powiedziałaś o pracy zdalnej i to jest jeden z moich ulubionych odcinków. Także powiedziałeś o tym, że zarządzasz (już teraz zarządzałeś) zespołem rozsianym. I chciałam się zapytać jak budować takie relacje w takim zespole, a także komunikację w ramach zespołu? Tutaj mi głównie chodzi o takie budowanie komunikacji na linii klient, lider zespołu oraz programiści. Jakie są przede wszystkim najważniejsze wyzwania w tego typu komunikacji?
MN: Rzeczywiście, prowadzenie zespołów zdalnych, rozsianych to jest challenge dla managera. Ja się dość dużo nowych rzeczy nauczyłem, kiedy podjąłem współpracę właśnie z dwoma zespołami zdalnymi, gdzie klient był zupełnie wystrzelony na inny kontynent, więc nikt tak naprawdę z nas się nie widział. I teraz to jest niewiarygodnie ważne, przynajmniej mnie się wydaje ważne, co teraz powiem. Otóż bardzo trudno w zespole rozsianym zbudować poczucie tożsamości, poczucie gry zespołowej ponieważ ludzie na co dzień się nie widzą. Ja akurat pracowałem głównie z introwertykami, czyli ludzie, którym praca zdalna po prostu pasowała. To nie było przymuszenie tak jak teraz, że bardzo wiele osób pracuje zdalnie, ponieważ COVID, tam byli pracownicy zdalnie z wyboru. I ci ludzie, którzy mają osobowość bardziej introwertyczną, trudniej otwierają się także na innych współpracowników. I dla mnie, jako dla managera niezwykle ważne było to żeby – i tutaj moglibyśmy wypunktować te istotne rzeczy: żeby zdzwaniać się regularnie z zespołem i żeby wnosić o to, aby wszyscy włączali kamery internetowe. Druga sprawa, na wszystkich komunikatorach, z których korzystamy w firmie czy to w projekcie. miejmy załączone proszę zdjęcia do avatarów. Albo chociażby jakieś avatary albo imitacje naszych facjat, ponieważ my nie widzimy się na co dzień w biurze, więc nie budujmy takiego poczucia, że my pracujemy z avatarami. Trzecia część to regularne o ile się da (my akurat mieliśmy tę możliwość, że zespół był rozsiany po Polsce) więc regularnie, co kwartał zjeżdżaliśmy się do wybranego miejsca w Polsce i robiliśmy dużą imprezę integracyjną. Ja zawsze powtarzam, że integracje budują relacje i tego powinniśmy się trzymać. Im więcej imprez integracyjnych, tym lepiej. Bardzo często firmy traktują imprezy integracyjne jako zrobienie dodatkowych kosztów lub jako zło konieczne. To nie jest zło konieczne, to jest jeśli zło, to zło słuszne i idźmy w to. Więc trzeci punkt to jak najwięcej imprez i spotkań poza tym Internetem, poza tą działalnością online. Kolejna rzecz, to oczywiście w branży informatycznej mamy pewne artefakty naszych procesów. Nazywamy to artefaktami, bo ja akurat najczęściej pracuję w metodologii scrumowej. Jednym z artefaktów jest robienie regularnych, co dwutygodniowych, czy co kilkutygodniowych calli, gdzie zespół obiektywnie ocenia się nawzajem. To się to się nazywa w języku scrumowym retrospekcja. Ja polecam żeby takie retrospekcje wprowadzać także w innych firmach, niezależnie od tego co państwo robią. Bo wyobraźmy sobie, że raz na dwa tygodnie, bez wyższego managementu, bez prezesów, bez dyrektorów, bez szefostwa wyższego możemy się zdzwonić z zespołem i powiedzieć sobie otwarcie w twarz, czy w te avatary onlinowe co nie gra, co powinniśmy jako zespół poprawić. Regularne retrospekcje i zdzwanianie się pomaga zespołowi po pierwsze budować tożsamość gry zespołowej, a po drugie samodoskonalić się jako zespół. Więc regularne calle, przede wszystkim mówienie do ludzi do kamer, nie do avatarów, ciągła komunikacja, wyjaśnianie problemów od razu, w sensie – z biegu. Jeżeli widzimy, że gdzieś pojawiają się problemy relacyjne pomiędzy członkami zespołów, organizujmy call, włączmy te kamery, wyjaśnimy to sobie od razu. Pewna szybka taka reakcyjność na to, co dzieje się w zespole. To jest bardzo trudne – zbudować poczucie gry zespołowej, zwłaszcza że jeszcze odnosząc się do poprzedniego pytania, co było challengujące, to rzeczywiście z punktu widzenia menedżerskiego bardzo dużym problemem jest to, że szefostwo nie ufa pracownikom kiedy nie widzi ich w pracy. I to jest bardzo duży błąd. Ja wiem, że mawia się, że kontrola podstawą zaufania, ale ja bym nie brnął w takie sentencje wyrwane żywcem z podręcznika dla akwizytorów. Raczej zmieniłbym światopogląd pod tym kątem. Jeżeli dobrze zorganizujemy pracę i rozliczamy ludzi od zadaniowości, a nie od przesiedzianych godzin przed komputerem i ludzie będą widzieli, że dajemy im to zaufanie, to jeżeli tylko zbudujemy poczucie gry zespołowej, proszę mi wierzyć, że efektywność takich pracowników będzie o wiele, wiele wyższa niż efektywność pracowników w biurze. Ponieważ pracując online nie mamy bardzo wielu przeszkadzaczy, nie ma bardzo wielu rzeczy, które przeszkadza nam w biurze, nie mamy tego w domu. Nie słyszymy co chwilę ekspresu do kawy, nie słyszymy co chwilę osoby przechodzącej koło naszego biurka, nie musimy się wykłócać ze współpracownikami o to, jak mocno ma być nastawiona klimatyzacja, nie ma tych przeszkadzajek. A to sprawia, że jeżeli mamy dobrze poukładaną robotę, to będziemy o wiele bardziej efektywni.
AK: Dokładnie. Ale to jest bardzo ciekawe, co powiedziałeś o tej retrospekcji. Bo u nas z kolei, forma retrospekcji to u nas kultura feedbackowa. My też mamy spotkania feedbackowe, gdzie możemy sobie na przykład porozmawiać o tym co nam nie pasuje, co nam się podoba, podjąć kolejne skille w rozwoju. I to też jest bardzo ważne, również powiedziałeś o rekrutacji czy wdrożeniu online. Jeszcze chciałam Cię zapytać, bo wokół branży IT narosło wiele stereotypów. Czy mógłbyś powiedzieć nieco więcej o tym dlaczego według Ciebie to właśnie ta branża nie boi się rekrutować, wdrażać i budować zespołu za pomocą własnej wirtualnych narzędzi?
MN: A mówimy o stereotypach związanych z rekrutacją?
AK: Bardziej o tym, że właśnie w branży IT, jest taką branżą dosyć specyficzną, ze względu też na swój charakter. Głównie pracujecie zdalnie, większość biur tak działa. Programiści są, jak powiedziałeś, głównie introwertykami. Mówi się o tych programistach, którzy mają właśnie te flanelowe, słynne koszulę w kratę, że potrafią pracować z każdego miejsca na świecie i jakby nie przeszkadza im to, że tej biurowej atmosfery nie ma.
MN: To prawda, to są stereotypy. Ja bym tak nie uproszczał, nie wszyscy programiści to introwertycy, znam bardzo wielu ekstrawertyków, nie wszyscy lubią koszule, raczej większość chodzi w t-shirtach, z tego co widzę. Myślę, że branża IT ma o tyle łatwiej, że dla nas ta praca online i internet był od zawsze. Oczywiście, nie możemy porównywać produkowania oprogramowania, wyprodukowywania oprogramowania do produkcji takiej taśmowej. Bo rzeczywiście, to są to są dwie zupełnie różne bajki. Natomiast nie jest prawdą, że my jakoś lepiej zaadoptowaliśmy się do obecnej sytuacji, do sytuacji covidowej. Owszem, jedne firmy przygotowują się lepiej, były przygotowane lepiej, inne gorzej. W projekcie, w którym obecnie jestem, było to przygotowane perfecto. Gdy zaczął się COVID po prostu pracownicy wzięli komputery i zaczęli pracować zdalnie. Ale są też firmy, które kojarzę, które znam z opowieści moich znajomych, które pomimo, że będąc firmami stricte online’owymi, w sensie IT, bardzo ciężko przeżyły tę sytuację covidową, między innymi dlatego, że był ten brak zaufania do ludzi – czy oni będą pracować zdalnie, czy nie. Bardzo ciężko przeszła tę sytuację covidową branża bankowa. Przecież to też jest branża IT.
AK: To w takim razie mówiłeś o sytuacji związanej z COVID-19. Czy według Ciebie onboarding online, albo rekrutacja online ma szansę zagościć dłużej, szczególnie w polskich małych firmach? Czy to jest jakieś takie według Ciebie dobre rozwiązanie, żeby małe firmy w to szły, czy jednak polecasz bardziej, żeby zostało przy tym stacjonarnym, tradycyjnym wdrażaniem pracownika do zespołu?
MN: Do wszystkich start-upowców i do wszystkich młodych przedsiębiorców – jeśli miałbym gdzieś okazję ich spotkać, powiedziałbym jedno zdanie – przygotujcie się na rekrutację i poszukiwanie pracowników online. Nie dlatego, że to się staje modne, nie dlatego, że mamy pandemię, ale dlatego, że obecnie tak bardzo potrzebni są specjaliści, którzy mają wąskie, bardzo wyśrubowane specjalizacje, że nie jesteśmy w stanie – jeżeli odpalamy poważny projekt i wiszą nad tym projektem poważne pieniądze – nie jesteśmy w stanie w krótkim czasie pozyskać tylu specjalistów ilu byśmy chcieli tylko z jednego miasta, albo z miast sąsiadujących. Nie jesteśmy w stanie podzwonić po innych miastach, w sensie – spotkać się z innymi kandydatami i oni już w biegu, jakby w 13 sekund przeprowadzą się i zrelokują do miasta, w którym jest siedziba naszej firmy. Jeżeli chcemy być zawsze o krok przed konkurencją czy to tworząc technologię, czy pracując z marketingu, czy pracując w branży reklamowej czy w branży SEO, jak u Was, musimy nastawić się na to, że pozyskiwanie i wdrażanie pracownika będzie odbywać się od początku do końca online. Być może, a znam takie przypadki, będzie tak, że początek współpracy i także wieloletnia współpraca będzie odbywać się na takiej zasadzie, że nigdy tego pracownika nie poznamy osobiście. Bo być może będzie to współpracownik z Australii, który nie wybiera się na wakacje do Polski. Ale to jest gdzieś tam specjalista, którego być może my potrzebujemy, albo będziemy potrzebować i nie warto przekreślać jego kandydatury tylko dlatego, że nie może pojawić się u nas osobiście, w biurze. Pamiętajmy też, że teraz po tej sytuacji covidowej bardzo wielu ludzi młodych, starszych specjalistów już jest przygotowanych (w sensie, zaadoptowanych) do tej nowej sytuacji i oni już rozumieją na ile potrafią być efektywni i jak zarządzać swoim czasem, gdy nie pojawiają się w biurze. Oni są o wiele lepszymi pracownikami zdalnymi dziś, niż byli jeszcze kilka miesięcy temu.
AK: To jest piekielnie ważne coś, co powiedziałeś, co mi się też nasunęło. Kolejne pytanie – mówiłeś o tych pracownikach z Australii. Czy mógłbyś zatem powiedzieć jak są rozwiązywane na przykład problemy odległości między pracownikami? No bo wiadomo, Australia – inna strefa czasowa, tak samo Stany Zjednoczone, kilka krajów w Europie też mają poprzesuwane strefy czasowe, więc jakbyś mógł powiedzieć w jaki sposób wtedy weryfikuje się takie zadania, kontakt z takim pracownikiem?
MN: Ja myślę że branża informatyczna mogłaby być w tym kontekście inspiracją dla wielu innych firm. Otóż, my mamy o tyle (nie mówię o firmie, w której jestem, mówię w ogóle o branży informatycznej), my mamy o tyle łatwiej, że wszystko to co robimy, to co robią programiści, to jak planują zadania managerowie, czy tam Product Ownerzy, czy Scrum Masterzy, jak nazywamy też takie osoby – my to wszystko opieramy na zadaniowości. A jak wiemy, zadanie zaplanowane powinno być rozpoczęte i w jakimś przedziale czasowym zakończone. I na tej podstawie rozliczamy się z pracownikami, ale też pracownicy rozliczają nas. Wydaje mi się, że jeżeli ktoś pracuje w firmie, która nie opiera swoich projektów na zadaniowości, tylko na przykład…ja nie wiem na czym innym można oprzeć tak naprawdę, jak nie na zadaniowości – no dobra, można opierać to na liczbie spotkań z klientem. Są branże, które muszą się spotykać z klientami. Natomiast problem odległości już dawno dla branży informatycznej przestał być problemem. Głównie dlatego, że nawet jeżeli mamy różnicę czasową, niech to będzie najgorsza różnica czasowa – 12 godzin różnicy. Ja tworzę zadanie dziś – w tym momencie – dla programisty. Programista dopiero dowie się jakie to zadanie jest za godzin 12, więc tak naprawdę całą konwersację o zadaniu i to, co jest niezrozumiałe, co ja powinienem doprecyzować możemy prowadzić zostawiając sobie wiadomości na komunikatorze. I owszem, ktoś powie “dobrze, ale jak byście się zdzwonili, to byście sobie to wyjaśnili w 5 minut”. I rzeczywiście, tutaj trzeba rozgraniczyć – byłbym w stanie przeczekać do nocy i się zdzwonić z tym programistą, jeżeli wisiałby nad nami krótki deadline i trzeba byłoby to szybko dowieźć. Wtedy nie ma przebacz, niezależnie od różnicy czasowej ktoś musi się dostosować. Jeżeli chcemy być fair, to po prostu rzućmy monetą kto zdzwoni się w środku nocy. Ale jeżeli nie wymaga tego zadanie – w sensie, to zadanie może być dowiezione za jakiś czas, to nie ma potrzeby żebyśmy się zdzwaniali, nie ma potrzeby żebyśmy ze sobą rozmawiali, chyba że mamy taką ochotę i chęci, bo bardzo się lubimy. A zazwyczaj w projektach staram się bardzo lubić z innymi członkami zespołów, więc uwierz mi, że w większości zadań jakie podejmujemy w firmie informatycznej, nie ma potrzeby żeby się zdzwaniać i umawiać każde pojedyncze zadanie. Owszem, jest to łatwiejsze jeżeli budujemy zespół, to warto się trzymać modelu hybrydowego, bo ja uważam, że najbardziej sensowny będzie model hybrydowy: część osób zatrudnionych w biurze, część osób pracuje zdalnie i nie muszą pojawić się w biurze. Kogo bym usadowił w biurze? Usadowiłbym w biurze team liderów i osoby, które podejmują kluczowe decyzje dla firmy. Bo czasem naprawdę żeby podjąć kluczową decyzję, trzeba się zdzwonić i ułatwia sprawę to, jeżeli wszyscy siedzimy w jednym pomieszczeniu. Jeżeli nie ma takiej możliwości – to niech te osoby będą chociaż w jakiejś strefie czasowej, wtedy się zdzwonimy. Ale mając dwie różne osoby w dwóch różnych strefach czasowych, które podejmują kluczowe decyzje, i które muszą się komunikować, to może być problematyczne, ponieważ wtedy część zespołu będzie zawsze czekać na podjęcie decyzji, aż te dwie osoby się dzwonią w środku nocy, ustalą termin i dogadają te sprawy. Bądźmy rozsądni w tym wszystkim. Polecam model hybrydowy – część osób w biurze, część osób zdalnie, praca w biurze nigdy obligatoryjnie. Wydaje mi się, że to pracownicy powinni podejmować decyzję czy chcą pracować w biurze czy nie, bo oni siebie znają lepiej, oni wiedzą gdzie są najbardziej efektywni. I polecam też, żeby osoby, które podejmują kluczowe decyzje były w jednej strefie czasowej. Wtedy nie jest nam straszny ani żaden COVID, ani żadne sepsa, SARS i inne naleciałości XXI wieku.
AK: Jasne. A powiedziałeś o tym modelu hybrydowym – czy jest coś, co jeszcze mógłbyś na przykład poradzić przyszłym właścicielom start-upu, którzy dopiero otwierają swój biznes, zatrudniają ludzi, nie mają jeszcze stacjonarnej siedziby, wszystko będą robić online. Czy masz dla nich jakieś takie złote rady, tipy, które powinni po prostu wykorzystać przy prowadzeniu biznesu i zatrudnianiu nowych pracowników do firmy?
MN: Myślę, że jeżeli nie jest to firma, która już od samego początku będzie chciała mieć zespół międzynarodowy – zakładając, że jest to firma powiedzmy polska – to szukajmy sobie współpracowników jeśli mamy taką możliwość, także z Polski. W sensie, gdzie mamy jednolitość językową i jednolitość czasową, czyli jest to jedna strefa czasowa i jeden język. To ułatwia sprawę, pozwoli nam się powolutku wdrożyć w ten świat online, kiedy jesteśmy młodym przedsiębiorcą i bardzo wiele rzeczy jest dla nas nowych, my mamy dużo na głowie jako przedsiębiorca. Nie komplikujmy sobie sprawy, nie wprowadzajmy (nie chcę żeby to zabrzmiało broń Boże rasistowsko), ale to co ja bym zrobił, gdybym dziś otwieram swój kolejny biznes (a mam już 2 za sobą), to przede wszystkim postawiłbym na monokulturowość na początku. W sensie, zatrudniłbym samych rodaków, żebyśmy mogli pracować pod jedną strefą czasową i integrować się tym samym czasie, w jakimś wybranym mieście w Polsce. To by mi ułatwiło sprawę. Gdy już ten zespół, ten trzon, którego (a wiadomo, że pierwsi współpracownicy będą najprawdopodobniej pierwszymi team leaderami, dyrektorami kolejnych komórek, segmentów w firmie), jeżeli ten zespół nauczy się ze sobą pracować online, a ten zespół będzie tworzył kolejne zespoły, to wtedy będzie już łatwiej, wtedy wprowadzamy międzynarodowe zespoły, zespoły rozsiane po różnych krajach, zespoły rozsiane po różnych strefach czasowych. Ale na miłość boską, jeżeli jesteśmy młodym, mało doświadczonym przedsiębiorcą lub start-upowcem, róbmy to krok po kroku. Bo zajedziemy się, skończy się to, koniec końców tym, że nie będziemy mieć zaufania do nikogo z naszych współpracowników, a tak naprawdę cały ten bałagan weźmie się z tego, że podejmiemy zbyt wiele na swoje barki od samego początku. Krok po kroku.
AK: Czyli bardziej taki płytki brodzik, takie ogrodzenie w brodziku niż taki skok na głęboką wodę?
MN: Myślę, że tak. Myślę, że bardzo wielu start-upowców popełnia podstawowy błąd: zbyt wizjonerskie podejście, zbyt telewizyjne, zbyt showmańskie podejście mają do biznesu, który otwierają. I wydaje im się, że życie jest łatwe i przewidywalne jak biografia Elona Muska czy Steve’a Jobsa. Natomiast – nie jest. Nie każdy stworzy biznes, siedząc w garażu z kumplami, nie każdy dostanie inwestora od razu z ogromnym zapleczem finansowym. To jest bardzo dużo pracy, bardzo dużo nieprzespanych nocy, albo przespanych w trasie, w samochodzie. Ułatwiajmy sobie sprawę, korzystając z narzędzi online, z komunikatora, wszystko czego potrzebujemy do tego, żeby budować fajny, wiarygodny, zaufany zespół online to laptop i podłączenie do Internetu. Cała reszta, to jak to wyjdzie, jak nam się to uda, zależy tylko i wyłącznie od naszych umiejętności miękkich, więc nigdy nie rekomendowałbym pracy nad narzędziami i nad nowymi metodologiami i nie przepalałbym czasu na czytanie kolejnych poradników “Jak zarządzać zespołem zdalnie”. Skupiłbym się na wypracowaniu w sobie takich umiejętności, żeby ludzie lubili się z nami łączyć na czacie i rozmawiać online. Więc popracujmy nad sobą, a wszystko już pójdzie jak po maśle.
AK: Super, praca nad sobą jest cały czas bardzo ważna i chyba najważniejsza w całym rozwoju ścieżki zawodowej. Dobra, to w zasadzie było ostatnie pytanie.
MN: Super, przebrnęliśmy.
AK: Tak. Bardzo Ci dziękuję za rozmowę, za wszystkie Twoje cenne wskazówki, rady. Ja się z Wami na ten moment żegnam, do zobaczenia, do usłyszenia w kolejnym odcinku. Miłego dnia i trzymajcie się ciepło.