Rekrutacja potrafi być prawdziwą zmorą, zwłaszcza jeśli prowadzimy mały biznes i dopiero powiększamy nasz zespół. Rekrutacja to jedno, ale co zrobić kiedy już zatrudnimy wybraną osobę do firmy i nie wiemy jak zaplanować jej pierwszy dzień, tydzień, miesiąc. Dlatego w tym odcinku przekażę Ci kilka przydatnych wskazówek, które pozwolą Ci skutecznie zaplanować onboarding pracownika:
- jak zrekrutować pracownika, aby ten zaangażował się w życie naszej firmy?
- jak zaplanować pierwszy dzień?
- jak zapewnić nowemu pracownikowi świeży start bez stresu i niepotrzebnego chaosu?
Materiały polecane w odcinku:
„WITAJ NA POKŁADZIE”, czyli o onboardingu nowego pracownika https://szkolenia.avenhansen.pl/artykuly/witaj-na-pokladzie-czyli-o-onboardingu-nowego-pracownika.html
Olga Żółkiewicz, How2HR https://www.how2hr.pl/
HR Standard. Onboarding, jak zrobić to dobrze https://hrstandard.pl/2017/07/25/onboarding-jak-to-zrobic-dobrze/
praca.pl Onboarding, co to jest, zasady, korzyści https://www.praca.pl/poradniki/rynek-pracy/onboarding-co-to-jest,zasady,korzysci_pr-2504.html
HRarakterny Meetup https://meetup.hellohr.pl/
TRANSKRYPCJA ODCINKA
Cześć wszystkim, z tej strony Agata.
Jeszcze nie tak dawno nagrywałam piąty odcinek, a dziś jest to jedenasty odcinek naszego “Dziennika Budowy Firmy” według Fox Strategy. Jeśli jeszcze nie słuchaliście któregoś z naszych odcinków, to polecam zajrzeć na naszą stronę www.foxstrategy.pl/podcast i odsłuchać naszych dwóch ścieżek – marketingowej oraz biznesowej. Serdecznie Wam polecam, ponieważ macie troszeczkę do nadrobienia.
Z kolei tematem jedenastego odcinka będzie onboarding pracownika, czyli co możemy zrobić żeby zatrudniony pracownik został i zaangażował się w swoje obowiązki, projekty oraz życie naszej firmy. Zebrałam dla Was kilka przydatnych wskazówek oraz inspiracji jak przeprowadzić wdrożenie pracownika w struktury firmy, jak komunikować i przekazywać informacje o nowych zadaniach i projektach – a co za tym idzie sprawić, by nowy pracownik poczuł się bezpiecznie i pewnie. Chciałam Wam jeszcze opowiedzieć o onboardingu online, który obecnie jest o wiele bardziej popularny ze względu na to, że większość firm podczas pandemii przeniosła się do pracy zdalnej i w ten sposób rekrutowało swoich pracowników. Jednak jest to równie obszerny temat i troszeczkę obawiałam się, że przekazana przeze mnie informacja zarówno o onboardingu takim tradycyjnym i onboardingu online mogą się niestety pomieszać. Dlatego o onboardingu online opowiem Wam na pewno w kolejnym odcinku. Ale zanim Wam opowiem jak przygotować się do procesu onboardingu pracownika, posłuchajmy naszego jingla.
Co daje nam proces onboardingu pracownika?
Sytuacja na rynku pracy związana z COVID-19 spowodowała, że większość firm zaczęła zwalniać i przeprowadzać redukcję etatów. I kiedy wszystko zaczęło powoli wracać do normy, dla niektórych biznesów znów pojawiło się widmo rekrutacji i poszukiwania przysłowiowych rąk do pracy. Większość też firm w swojej historii ma na swoim koncie kilka nieudanych rekrutacji lub częstą rotację pracowników. Problem ten dotyczy większości zespołów, nie tylko w większych korporacjach, ale także i w mniejszych firmach. Większość specjalistów z branży HR (jak nie wszyscy) zgodzą się chyba ze mną, że kluczem przedłużenia umowy z pracownikiem jest udany onboarding, czyli przygotowanie nowej osoby do pracy w naszej firmie. Onboarding z angielskiego “on board” – “na pokładzie”, jest to proces, którego celem jest wdrożenie nowo zatrudnionej osoby do naszej firmy, zapoznanie jej nie tylko z całym zespołem i nowymi obowiązkami, ale także z historią firmy i jej zwyczajami a także procesami. Dlatego nie bez znaczenia jest przygotowanie procesu onboardingu, nawet jeśli prowadzisz mała firmę i w swojej strukturze jeszcze nie posiadasz działu HR. Zanim jednak opowiem dlaczego warto mieć taki proces dobrze przygotowany, przytoczę Wam pewną powieść, którą znalazłam na stronie szkoleniowej firmy AVENHANSEN. Przypowieść ta idealnie oddaje temat wdrożenia nowego członka zespołu. Uwaga, pozwólcie że Wam to przeczytam.
Pewien mędrzec wybrał się na spacer. Dotarł do kamieniołomu i ujrzał trzech kamieniarzy pracujących z mozołem – kilofem i dłutem. Zapytał pierwszego z nich “co robisz?”. “Ciosam kamienie dla mojego pracodawcy” – odpowiedział, ocierając rękawem koszuli pot z czoła. Drugiego robotnika mędrzec zapytał o to samo. “Zarabiam na chleb dla siebie i rodziny” – odpowiedział tamten. Mędrzec podszedł więc do trzeciego kamieniarza i jego też zapytał o to samo. Mężczyzna odrywając się od pracy, podniósł się i spoglądając z dumą na stos kamieni, odpowiedział – “Buduję katedrę”.
Z tej przypowieści wynika, że tylko trzeci kamieniarz był dobrze wdrożony w swoje obowiązki i wiedział jakie zadanie ma do wykonania. Co ciekawe, pod przypowieścią pojawiło się także badanie, które pani Agnieszka Olejnik – autorka tego artykułu o onboardingu, eksperta HR, coach kariery, a także certyfikowany trener firmy AVENHANSEN przytoczyła. Badanie amerykańskiej firmy Aberdeen Group. Badania te pokazały, że pracownicy o tym czy chcą zostać w firmie na dłużej, decydują po pół roku pracy. Jest to taki okres, który składa się na pewno z tych trzech miesięcy okresu próbnego, a także kolejnych trzech miesięcy, kiedy dostajemy nowe zadania i na tej podstawie też decydujemy czy jest to praca dla nas, czy jednak nie chcemy się tym zajmować i szukamy nowego zajęcia w życiu. I ważne jest to, żeby nowo zatrudniony pracownik miał to pierwsze wrażenie bardzo dobrze zbudowane. Jest to bardzo, bardzo istotne, ponieważ tak jak w relacjach międzyludzkich, tak i w relacjach służbowych powinniśmy komunikować czysto, szczerze i bez żadnego oszukiwania nowo zatrudnionych osób.
W większości firm onboardingiem zajmuje się dział HR, ale jak to zrobić jeśli takiego działu jeszcze nie mamy? Przede wszystkim, to jest nic straconego – ponieważ tak jak Wam opowiadałam na początku, przygotowałam dla Was kilka wskazówek (dokładnie 8) jak przygotować się do onboardingu pracownika, jak ten proces zbudować. Jest to takie, moim zdaniem must have, które każda firma powinna posiadać w swojej strukturze. Dodatkowo, do każdej wskazówki starałam się dorzucić kilka inspiracji, o których na przykład słyszałam podczas szkoleń lub przeczytałam na blogach filmowych oraz branżowych. Mnie one same też zainspirowały do modyfikacji procesu onboardingu w Fox Strategy, dlatego bardzo chętnie podzielę się z Wami tą wiedzą.
Onboarding pracownika zaczyna się od rekrutacji
Zaczniemy od wskazówki numer 1. Czyli onboarding warto zacząć od rekrutacji. I tu pewnie zastanawiacie się “Ale jak to, od rekrutacji?”. Już tłumaczę. Od momentu opublikowania ogłoszenia rekrutacyjnego, zaczynamy onboarding. Na czym to polega? Wyobraźmy sobie taką sytuację: opublikowaliśmy ogłoszenie, CV do nas napływają, wybieramy te, które pasują nie tylko do profilu naszej działalności, ale także do profilu osoby kandydata, który sobie przygotowaliśmy. Czyli jeżeli na przykład mamy dynamiczny zespół ludzi, którzy są pełni energii, pasji, lubią na co dzień żartować spędzać ze sobą czas, tak jak na przykład w naszej firmie – szukamy kogoś, kto będzie charakterologicznie zbliżony do tego profilu. Lub możemy też zatrudnić kogoś, kto będzie ten profil, taki dynamiczny równoważył, na przykład swoim spokojem, wewnętrzną cierpliwością i takim zdrowym rozsądkiem. Jeżeli uda nam się zaprosić pierwszą osobę na rozmowę, próbujemy takiego małego small talku. Jednak czasami zdarza się tak, że ten pierwszy kandydat czy też kandydatka, którzy przychodzą do nas na tą pierwszą rozmowę, odpowiadają takimi równoważnikami zdań, widać że są zestresowani. Próbujemy jak najbardziej przedłużyć ten small talk, jednak wyobraźmy sobie sytuację, że kiedy po zadaniu pierwszych pytań uzyskujemy odpowiedzi takie bardzo profesjonalne, ale podświadomie też czujemy, że to CV jest bardzo dobre i są bardzo wysokie kompetencje, jednak ta osoba nie odnajdzie się u nas w firmie. Niestety, musimy podziękować za rozmowę i poszukiwać w dalszym ciągu kolejnych kandydatów. Kiedy w końcu na ten umówiony termin przychodzi kandydat, który idealnie pasuje do naszego profilu i rozmowa przebiega w miłej atmosferze, podczas tej rozmowy odkrywamy, że lubimy nawet te same seriale. I czujemy tak wewnętrznie, w środku – jak to my mówimy w Fox Strategy “wewnętrznie, w serduszku”, że ta osoba będzie idealnie pasować do naszego zespołu, że na pewno świetnie się w nim sprawdzi i na przykład w takim wypadku, jeżeli posiadamy mały zespół, warto jeszcze raz zaprosić kandydata (czy też kandydatkę) na dodatkową rozmowę, a dodatkowo jeszcze jako wsparcie wziąć ze sobą członka swojego teamu. Takim dobrym rozwiązaniem będzie wzięcie osoby z działu (na przykład menadżera działu, do którego rekrutujemy danego kandydata, tudzież kandydatkę). I to jest takie też nasze wsparcie, głos przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Nie zostajemy też z tym sami. Możemy przedyskutować wszystkie za lub przeciw.
Jak informujemy o zatrudnieniu? Moim zdaniem, tylko telefonicznie. Kiedy? To zależy. W Fox Strategy staramy się już podczas rozmowy informować do kiedy planujemy prowadzić rekrutację i kiedy będziemy podejmować pierwsze decyzje. Jeżeli na przykład, ten okres nam się przedłuży, bo na przykład spłynęło więcej CV i chcemy przepytać więcej osób te zadania rekrutacyjne, które wysyłamy kandydatom są cały czas realizowane, również czekamy na nie, aż wszystkie spłyną i wtedy dopiero, po sprawdzeniu wszystkich zadań zapraszamy kandydatów (czy też kandydatki) na rozmowy – jeżeli ten właśnie okres nam się przedłuży, informujemy tych, którzy byli wcześniej, że jeszcze potrzebujemy, na przykład dwóch tygodni na podjęcie tej ostatecznej decyzji. Pamiętajmy też, że nigdy, przenigdy nie zatrudniamy nikogo pod presją czasu czy też emocji. Takie rekrutacje są z gruntu skazane na niepowodzenie, ponieważ nie mamy czasu sprawdzić wszystkich kompetencji danego kandydata, nie mamy czasu go zaprosić ponownie na rozmowę, z nim porozmawiać, nie mamy czasu poznać go bliżej. I kiedy na przykład taką osobę zatrudnimy może jednak się okazać, że ona nie umie się odnaleźć w naszej firmie, to nie jest zajęcie dla niej – i zostajemy ponownie z widmem czyhającej rekrutacji.
Wykorzystaj czas między rozmową rekrutacyjną a pierwszym dniem pracy
Wskazówka numer 2 – idziemy po swoje i nie bierzemy jeńców. Może ta wskazówka brzmi troszeczkę przewrotnie, ale warto zdawać sobie sprawę, że nasz telefon do kandydata, czy też kandydatki z decyzją o zatrudnieniu, nie jest jednoznaczny z tym, że ta osoba będzie u nas pracować. Pamiętajmy, że osoba szukająca zatrudnienia nie będzie aplikować tylko do jednej firmy. Na kilka dni przed przyjściem kandydata/kandydatki może się okazać że osoba wybrała inną firmę. Co zatem zrobić by ją zatrzymać? Najważniejsze, tak jak wspomniałam już wcześniej, jest pokazanie tej szczerości, transparentności i poinformowania potencjalnych pracowników już na rozmowie kwalifikacyjnej o naszych benefitach,
o tym jak wygląda nasz system pracy, jeżeli na przykład w naszej firmie nie mamy możliwości zorganizowania pracy zdalnej, informujemy o tym. Jeżeli (nie daj Boże) nie mamy sprzętu służbowego, bo na przykład nie pozwalają nam na to budżety, też o tym informujemy.
W ten sposób nam i pracownikowi dużo łatwiej jest podjąć decyzję o tym czy chcemy ze sobą pracować.
Kolejnym takim zabiegiem, który też warto wykorzystać jest przede wszystkim wykorzystanie tej możliwości, pomiędzy wykonaniem telefonów do kandydata/kandydatki, a datą przyjścia pracownika. Jest na przykład okres dwóch, trzech tygodni, półtora miesiąca, trzech miesięcy – czyli to wszystko jest zależne od tego, jaki okres czasu ma ta osoba w swojej firmie na okres wypowiedzenia. Ale my ten czas musimy wykorzystać maksymalnie żeby osoba, która będzie przychodziła do nas do firmy już od tego wykonania telefonu czuła się pracownikiem naszej firmy. I co możemy zrobić? Przygotować powitalnego maila, w którym umieścimy na przykład linki do branżowych stron, wypowiedzi, pokażemy jak bardzo się cieszymy, że zatrudniliśmy nową osobę, podziękujemy jeszcze raz za zaangażowanie, poświęcony czas, wytłumaczymy jej dlaczego na przykład ją wybraliśmy a nie kogoś innego. W takim mailu powitalnym powinny też się znaleźć tytuły które warto przeczytać. I te tytuły możemy albo na przykład polecić jako linki do kierujących księgarni, albo jeżeli mamy te tytuły w swojej biblioteczce, zachęcić pracownika po przyjściu do naszej firmy do wypożyczenia jakieś książki. Warto też umówić się na przekazanie na przykład skierowania na badania lekarskie, na podpisania umowy tak, żeby ta osoba miała czas zapoznać się z warunkami nowego kontraktu. Musimy też poinformować, że potrzebujemy dokumentów od tej osoby (i tutaj mam na myśli oczywiście kopie takich dokumentów, jak i ukończenie różnych szkoleń, certyfikatów, na przykład językowych, potrzebujemy też ukończenia studiów wyższych, dyplomów uczelni), dlatego to wszystko musimy zawrzeć i przekazać taką informację nowego zatrudnionej osobie. Dodatkowo też można (jeżeli na przykład w tym okresie, kiedy osoba nowo zatrudniona czeka na przyjście do naszej firmy, a zdarzy się tak, że ma urodziny) super pomysłem jest zorganizowanie jej małej, drobnej niespodzianki urodzinowej, w postaci na przykład jakiegoś słodkiego upominku, kartki z życzeniami, którą na przykład możemy wysłać, albo połączyć punkt poprzedni z urodzinową niespodzianką i na przykład w okolicy daty urodzin tej osoby, zaprosić ją na spotkanie przy okazji wypełnienia dokumentów, przekazywania tych dokumentów – wręczyć jej słodką niespodziankę. Warto też wspólnie z całym zespołem ustalić datę imprezy integracyjnej, na przykład w pierwszym tygodniu od przejścia tej osoby robimy sobie małą imprezę integracyjną. I też to jest taki dobry pomysł żeby tą osobę już zacząć integrować i poinformować ją o tym, żeby sobie zdążyła to zaplanować. To jest taki okres, w którym musimy sprawić, że nowo zatrudniona osoba będzie mogła się poczuć od razu jako członek naszego zespołu, będzie w pierwszym dniu pracy czuła się bezpieczniej i pewniej.
Zaplanuj szkolenia z odpowiednim wyprzedzeniem
Wskazówka nr 3 – zaplanuj szkolenia wewnętrzne. Jeszcze przed przyjściem nowej osoby do pracy, wspólnie z zespołem ustal harmonogram szkoleń. Mam tu na myśli stricte takie szkolenia wewnętrzne, na przykład z obsługi klienta, z obsługi narzędzi wewnętrznych. I tutaj warto zaplanować to tak, aby zaangażował się w to cały zespół lub jego znaczna część. Dzięki temu w pierwszym tygodniu pracy nowo zatrudniona osoba będzie miała kontakt ze wszystkimi specjalistami. Należy również pamiętać żeby ułożyć ten harmonogram w taki sposób, by w pierwszym tygodniu tych szkoleń nie było za dużo, żeby osoba, która przychodzi do nas do firmy nie czuła się tymi szkoleniami obciążona i żeby mogła troszeczkę wolniej przyswoić wszystkie informacje. Warto też postarać się aby te szkolenia były interesujące. Taką ciekawą metodą, o której słyszałam było zorganizowanie szkolenia BHP przez gogle VR. Uczestnik w tych goglach miał na przykład za zadanie ugasić pożar śmietnika za pomocą gaśnicy. I to jest bardzo ciekawe rozwiązanie i jeżeli mamy na to budżet, no to czemu nie? Ten przykład usłyszałam podczas prezentacji Olgi Żółkiewicz “Rekrutacja i co dalej? 3,2,1, onboarding, start”. Prezentacja była prezentowana podczas konferencji HRakterny Meetup we Wrocławiu.
Zadbaj o potrzebny sprzęt i narzędzia pracy
Wskazówka nr 4 – dostępy i sprzęt. Najlepiej na tydzień przed przyjściem nowej osoby do firmy warto sprawdzić czy działają wszystkie sprzęty i czy komputer, który będziemy przekazywać nowemu pracownikowi jest sprawny. Czy mamy na stanie tyle sprzętu, który możemy powierzyć nowo zatrudnionej osobie, czy jednak musimy coś domówić. Ten tydzień jest bardzo ważny, ponieważ jeżeli zrobimy to na dzień przed, to ten sprzęt może nie dojść, istnieje takie ryzyko. Dlatego warto zorganizować to już tydzień przed, żeby sprawdzić czy na pewno wszystko działa, czy niczego nie brakuje. Kolejnym takim krokiem są dostępy i ustawienie loginów oraz tymczasowych haseł, które potem dany pracownik będzie mógł sobie zmienić. Te dostępy można na przykład śmiało umieścić jakimś mailu informacyjnym, w jakiejś broszurze, żeby ta osoba miała to blisko i nie musiała tego nigdzie szukać. Takie sprawdzenie sprzętu oraz udzielenie tych wszystkich dostępów pozwoli nam uniknąć takich nerwowych i niemiłych niespodzianek i poszukiwania zastępczego sprzętu kiedy się na przykład okaże, że pierwszego dnia pracy nie działa myszka, bo brakuje baterii. Unikamy tego i organizujemy to wszystko przed.
Pierwszy dzień w pracy
Wskazówka nr 5 – welcome pack. Pierwszego dnia przygotuj welcome pack. Co to takiego? To nic innego jak pakiet powitalny, który zawiera kilka informacji i gadżetów, na przykład długopisy z naszym logo, koszulka z logo, torba. Możemy też tam dorzucić pendriva, jeśli takiego mamy. To wszystko można zapakować w jakiś ładny, ozdobny karton, lub jeżeli na przykład nasza firma wyznaje kulturę i jest ekologiczna, ten karton również niech będzie ekologiczny. Niech to opakowanie będzie na tyle ciekawe, żeby osoba miała taką czystą frajdę z tego unboxingu. I taki zabieg na pewno umili pierwsze minuty w pracy.
Wskazówka numer 6 – buddy. Buddy to taka osoba, która będzie opiekunem nowego członka zespołu, oprowadzi po firmie, przedstawi pozostałych pracowników, pokaże gdzie jest kuchnia i łazienka, pomoże zaparzyć pierwszą kawę, opowie kilka anegdot z życia firmy, przekaże plan dnia oraz harmonogram pracy na kolejny tydzień. Buddym może być śmiało manager działu, do którego dana osoba jest przydzielona. W ten sposób łatwiej będzie na przykład zbudować już od pierwszego dnia relacje i ułatwić komunikację w tym dziale. Co jest też ważną rzeczą, taki buddy przede wszystkim nie tylko mentorem przekazującym informacje, ale także takim dużym wsparciem podczas pierwszych dni pracy i pomoże rozwiązać ewentualne problemy i trudności. Ważne też, żeby tego dnia pokazać wszystko co jest pomocne do naszej pracy, nawet obsługę ekspresu do kawy, gdzie znajdują się kubki, gdzie znajduje się toaleta, gdzie są przybory biurowe, z których możemy coś wydrukować, jak działają i nazywają się nasze drukarki – to są wszystkie ważne elementy, które ułatwiają nam pracę i nie powodują chaosu, a także nie powodują, że ta osoba czuje się zagubiona w naszej firmie. Takim świetnym przykładem na to, jak czuć się zagubionym jest historia z życia wzięta i jest to historia moja osobista. Pamiętam jak jeszcze z 10 lat temu zaczynałam staż w jednej z wrocławskich firm. Podczas tego stażu nie jestem w stanie sobie przypomnieć czy właśnie było mi pokazane jak obsługiwać ekspres do kawy. A że strasznie wtedy wstydziłam się o to zapytać i miałam wrażenie, że jednak nie do końca czuję się tam dobrze, ja tej kawy przez miesiąc sobie nie zrobiłam. Jako że jestem kawoszem, bardzo cierpiałam z tego tytułu i bardzo mi tej kawy w ciągu dnia brakowało, najczęściej po obiedzie, gdzie tą kawkę można sobie wypić w formie, na przykład – dodatkowego deseru. Niestety, musiałam się obejść wtedy smakiem, może troszeczkę z własnej nieśmiałości i wstydu. Był to mój błąd, że nie zapytałam, ale też uważam i też bardzo staram się podczas onboardingu pokazać nowo zatrudnionym osobom jak ten nasz ekspres działa, gdzie znajduje się kawa, gdzie znajduje się herbata, z czego może pracownik skorzystać – gdzie są kubki i filiżanki, szklanki, talerze, piecyk grzewczy, czy też mikrofalówka. Te wszystkie szczegóły są bardzo, bardzo istotne. Kolejną taką zabawną historią, o której kiedyś słyszałam a propos kubków jest sytuacja tutaj, z naszego lokalnego środowiska. Mianowicie z Wrocławia – w jednej z największych korporacji, gdzie był problem z kubkami. Ponieważ te kubki ginęły. Każdy miał swój kubek i w momencie kiedy kończył dzień pracy, oddawał ten kubek do zmywarki, zmywarka była włączana, następnego dnia była rozpakowywana i kubki lądowały tradycyjnie na suszarce. Ktoś sobie przychodził z danych działów i zabierał ten kubek. Jeżeli właściciel tego kubka przyszedł do pracy, to nie miał już z czego sobie zrobić tej kawy. Ponieważ żadna kawa tak dobrze nie smakuje jak ta pita z własnego, ulubionego kubka – to chyba jest fakt niepodważalny. Dlatego wybuchały z tego tytułu konflikty. I pewnego dnia menadżer jednego z działu, w którym te kubki ginęły najczęściej, się zdenerwował i postanowił zaprezentować każdemu kubek, indywidualny – z imieniem i nazwiskiem, z ulubionym kolorem i w ten sposób zażegnał konflikt związany z aferą kubkową. Tylko Wam dodam, że jeżeli wybieramy buddiego, to też na przykład w innych firmach, w innych korporacjach słyszałam o takim zabiegu, że najczęściej takim buddym nie jest osoba z naszego działu, tylko na przykład osoba z innego działu. Ten zabieg jest stosowany dlatego, że pierwszego dnia ta osoba ma też szansę poznać o wiele, wiele więcej osób i o wiele więcej zapamiętać i zgłosić się o pomoc czy też radę. Buddy też może odpowiadać za zorganizowanie obiadu z działem, z zespołem. I to jest też taki dobry pomysł na to by zintegrować nowego pracownika z całym teamem i udzielić mu takiego wsparcia, rozluźnić troszeczkę atmosferę napięcia, poznać tę osobę bliżej. I to też jest taki zabieg często stosowany w różnego rodzaju korporacjach, tudzież mniejszych firmach. U nas w Foxie też często robimy takie nasze ulubione obiady, zamawiamy na przykład pizzę lub robimy imprezy integracyjne z eventami. Dlaczego zawsze staramy się, żeby ta nowa osoba czuła się u nas dobrze.
Organizacja pracy, komunikacja i przekazywanie zadań
Wskazówka nr 7 – informacja zwrotna. Przechodzimy do bardzo ważnego punktu, jakim jest komunikacja. Onboarding praconwika na pierwszym dniu pracy się nie kończy i o tym należy pamiętać. Tutaj takim bardzo ważnym, istotnym punktem onboardingu, jest udzielenie tej informacji zwrotnej. Czyli – jak według naszej opinii i według naszych własnych obserwacji wyglądała praca naszego nowego członka zespołu. Taką rozmowę zwrotną możemy przeprowadzić w zależności od potrzeb – na przykład po pierwszym miesiącu pracy, po pierwszym tygodniu pracy, po pierwszych dwóch tygodniach pracy. Jeżeli robimy dwie informacje zwrotne, dwa spotkania informacyjne, to pierwsze spotkanie niech odbędzie się po dwóch tygodniach pracy, to drugie po miesiącu, trzecie po dwóch miesiącach, a czwarte, podsumowujące po czterech. Ważne, że jeżeli jesteśmy szefem firmy powinniśmy my sami spotkać się z tym pracownikiem i udzielić mu właśnie takiego feedbacku. Jeżeli na przykład (tak jak Ewelina wspominała we wcześniejszym swoim odcinku o kulturze feedbackowej, o tym jak komunikować się z zespołem) mamy już wdrożoną kulturę feedbackową, możemy śmiało zaprosić taką osobę na feedback i podczas tego feedbacku udzielić informacji zwrotnej. Jest to też idealny sposób na to, żeby też przyzwyczaić, pokazać tej osobie jak ten feedback będzie wyglądał.
Wskazówka nr 8 – planowanie i przekazywanie zadań. Przy planowaniu zadań i przekazywaniu zadań nowej osobie pamiętaj, żeby komunikaty były jasne oraz zwięzłe. Każde zadanie powinno być dokładnie wyjaśnione i po przekazaniu zadania (musimy troszeczkę odczekać) jednak warto zapytać czy wszystko jest w porządku, czy wszystko jest zrozumiałe, czy nie ma ta osoba jakiś pytań co do tego zadania, czy wątpliwości. Dzięki temu, łatwo też uniknąć nieporozumień. Do planowania zadań można śmiało użyć narzędzi, o których wspominał wcześniej Oktawian w swoim trzecim odcinku (Jak zapanować nad planowaniem
i realizacją zadań w małej firmie). Oktawian tam wspomniał o takich narzędziach jak Asana czy Trello. Dzięki tym narzędziom bardzo łatwo zaplanujemy, a także przekażemy w czytelny sposób informacje o zadaniach. Warto, zanim jednak umieścimy takiego taska w Trello czy też w Asanie, wcześniej napisać maila, że “Cześć, słuchaj w tym tygodniu, czy w tym dniu, chciałbym/chciałabym żebyś zajął się na przykład poszukiwaniem firm, które są naszą konkurencją, zrobienie takiego researchu”. Wtedy pokazujemy jak taki dokument powinien wyglądać, podpinamy przykładowy dokument w Trello czy w Asanie i w ten sposób wyjaśniamy jak takie zadanie powinno być zrobione. To też nam daje możliwość zaoszczędzenia czasu, a tej osobie pozwala uniknąć sytuacji stresowej, jeżeli na przykład pierwsze zadanie wykona źle. Tak opracowany proces onboardingu pozwoli upewnić się, że zarówno Ty, jak i nowy pracownik podjęliście słuszną decyzję.
Wykorzystanie onboardingu w praktyce
Ale pewnie też zastanawiacie się jak taki onboarding wykorzystać w praktyce. Postaram się Wam to teraz wytłumaczyć. Załóżmy, że prowadzimy agencją marketingową, która składa się z 10 osób. Jest to mały zespół, bardzo zgrany, jednak tych klientów przybywa, przybywa też projektów i poszukujemy tej 11-tej osoby, która wesprze nas w działaniach naszej firmy. Załóżmy, że szukamy kogoś do działu contentu, do działu kreatywnego, który ma tych zadań najwięcej, potrzebuje po prostu dodatkowego wsparcia. Więc co robimy?
Najpierw ustalamy profil naszego pracownika, jakie ta osoba powinna mieć kompetencje – są to zarówno kompetencje twarde, kompetencje miękkie, czy wybieramy kogoś, kto wpasuje się w zespół pod względem charakteru, czy będzie to osoba dynamiczna, czy właśnie zrównoważona
i spokojna i wrzucamy ogłoszenie do sieci. Tutaj możemy śmiało wykorzystać nasze social media, portale takie jak Pracuj.pl, OLX, oraz tego typu podobne. Kiedy napływają już pierwsze CV, wybieramy spośród – załóżmy, pierwszej dziesiątki, wybieramy 5 osób, które chcemy zaprosić na pierwsze rozmowy kwalifikacyjne. Zadajemy pytania – tutaj też warto zadać takie pytanie nietuzinkowe, które też nie wiążą się jakoś z pracą, czy też przebiegiem kariery zawodowej, ale takie pytania, totalnie których się taka osoba może nie spodziewać. W ten sposób też sprawdzimy czy pasuje ktoś do naszego zespołu.
Kiedy spośród tych kandydatów, którzy przychodzą do nas na rozmowę uda się kogoś wyłonić, mamy już tego wybranego kandydata, ustalamy termin przyjścia do pracy i dzwonimy, wykonujemy ten telefon. Jeżeli na przykład rekrutujemy właśnie kogoś do działu kreatywnego, działu contentu, osobą informującą o decyzji powinien być właśnie manager tego działu. Jeżeli mamy dział HR w swojej strukturze, dzwoni dział HR i informuje, że podjęliśmy decyzję i spośród wszystkich kandydatów wyłoniliśmy tą jedną osobę. Ustalamy sobie termin przyjścia tej osoby do pracy, proponujemy, sprawdzamy czy tej osoby to pasuje, jeżeli nie – wybieramy termin kolejnego dnia. Musimy się niestety liczyć z tym, że każda nowo zatrudniona osoba ma jakiś okres wypowiedzenia. W niektórych firmach jest to dwa tygodnie, miesiąc, w jeszcze innych – 3 miesiące, więc musimy tutaj się upewnić czy i kiedy taka osoba może zacząć pracę, od kiedy jest dyspozycyjna i gotowa żeby do nas przyjść. W rozmowie telefonicznej zapraszamy na ten punkt, o którym Wam wcześniej mówiłam, czyli umówienie się na przekazanie dokumentów, skierowania na badania lekarskie, wyjaśnienia, do której przychodni ma się udać, jak tam dojechać. Dajemy listę dokumentów, które będą nam potrzebne do przekazania do działu kadr i w ten sposób mamy pierwszy punkt już załatwiony.
Przechodzimy do kolejnego punktu, jakim jestem pierwszy dzień pracy. Wcześniej oczywiście sprawdzamy sprzęt, wyznaczamy buddiego, czyli tego naszego menedżera działu i ustalamy wspólnie z całym zespołem, wyznaczamy osoby, które na przykład będą w pierwszych dwóch, trzech tygodniach pracy odpowiedzialni za szkolenia nowego pracownika. Ustalamy sobie harmonogram, że na przykład pierwszego dnia pokazujemy całe biuro, przedstawiamy wszystkich członków zespołu, przedstawiamy wszystkich tych, których na przykład nie ma tego danego dnia, bo ktoś jest chory, ktoś jest na urlopie. Ważne żeby po prostu ta osoba poczuła się pewnie. Pokazujemy wszystkie sprzęty, jak działa ekspres, robimy sobie na przykład wspólnie pierwszą kawę, pokazujemy gdzie znajduje się mleko i w ten sposób zaczynamy pierwszy dzień. Pokazujemy jak działa sprzęt, pomagamy się zalogować do systemu, jesteśmy po prostu cały czas z tym pracownikiem i cały czas udzielamy mu wsparcia. Jeżeli ustaliliśmy że pierwszego dnia odbędzie się szkolenie na przykład z obsługi klienta, planujemy też godziny i informujemy tę osobę, że “Słuchaj, o 11:00 zostaniesz zabrany na szkolenie z obsługi klienta, następnie o 13:00 zasiądziemy sobie do wspólnego obiadu i zjemy sobie wspólnie razem pierwszy posiłek”.
I tak powinien wyglądać pierwszy dzień danego pracownika. Pod koniec dnia możemy śmiało na przykład zlecić jakieś pierwsze zadanie, które dana osoba będzie miała na przykład na rozwiązanie tego 2 dni. I planujemy, przekazujemy informacje o kolejnych taskach,
o kolejnych zadaniach, o kolejnych szkoleniach. Jeżeli mamy taką możliwość, wszystko wpisujemy w kalendarz tak, żeby ta osoba na przykład wiedziała, że w środę w przyszłym tygodniu jest szkolenie na przykład z procesów contentowych. I tak ułożony harmonogram nie powoduje też żadnego chaosu. Musimy jeszcze w ciągu dnia znaleźć czas na wręczenie welcome packa, czyli wszystkich tych naszych gadżetów firmowych. Ja też słyszałam na przykład o takich sytuacjach, to już bardziej w takich miejscach zwanych budżetówkami, że niestety, czasami trzeba się zgłosić do jakiegoś działu, napisać podanie o długopis, o kartkę.
Nie, tutaj – jeżeli mamy małą firmę, małą agencję, postarajmy się zorganizować te wszystkie przybory, którymi pracownik się będzie posługiwał. Będzie mu w ten sposób łatwiej, nie będzie to też generowało niepotrzebnego stresu.
Kolejnym krokiem jest właśnie udzielanie informacji zwrotnej. Jeżeli mamy tą kulturę feedbackową, możemy śmiało zorganizować pierwszy taki feedback. Feedback, tak jak na przykład u nas w firmie, odbywa się zazwyczaj z Eweliną. Podczas takiego pierwszego feedbacku, Ewelina udziela informacji zwrotnej i pyta się jej co sprawiło pierwsze trudności, czy były jakieś problemy, jak się pracuje, jak ta osoba się czuje i też opowiada jak ten feedback będzie wyglądał. Jeżeli tej kultury feedbackowej nie mamy, zorganizujmy spotkanie, podczas którego na przykład manager działu spotka się ze swoim nowym pracownikiem i udzieli mu wszystkich informacji, podsumuje wszystkie zrealizowane zadania i w ten sposób ustali też plan działania na następny np. miesiąc. Tak zamknięty plan, scenariusz onboardingu możecie sobie śmiało wprowadzić. Wiadomo, że są sytuacje, których nie unikniemy. Załóżmy, że po tych 6 miesiącach jednak osoba stwierdzi, że jest miło, że jest sympatycznie, że zadania są jasne i zrozumiałe, ale nie jest to miejsce do końca dla niej. Ona nie czuję się tutaj do końca dobrze, lub na przykład dostała inną, ciekawą ofertę, zwolniło się miejsce w firmie marzeń i tam chce spróbować swoich sił. OK, powinniśmy to zrozumieć, ale do tej pory też nie powinniśmy sobie zarzucać, że coś zrobiliśmy nie tak. Ponieważ jeżeli mamy opracowany proces onboardingu będzie nam dużo łatwiej wdrożyć nowego pracownika i uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, które bardzo często się zdarzają. W ten sposób będziemy też lepiej budować wizerunek na rynku pracy, ponieważ wyobraźcie sobie teraz sytuacje. Sytuacja nr 1 – zatrudniacie nową osobę do firmy, nie macie procesu onboardingu, liczycie na to, że jakoś to będzie – przecież każdy umie obsłużyć komputer, umie obsłużyć ekspres do kawy, pokażemy tylko jakieś takie elementy – gdzie jest np. toaleta, łazienka i w ten sposób będzie wyglądał pierwszy dzień. Przychodzi taka osoba, nikt się za bardzo do niej nie odzywa, jest jakiś wyznaczony manager, który pokaże tej osobie co i jak, ale jednak mimo wszystko nie wygląda to od początku dobrze. Atmosfera jest raczej taka bardzo przygaszona, każdy zajmuje się swoją pracą. Jak byście się poczuje na miejscu tej osoby? No jako totalnie pominięta, niezainteresowana. Już takie się powinno się pojawić światełko “OK, czy na pewno chcę tutaj być, czy to na pewno chcę pracować?”. Pierwszy dzień zazwyczaj jest tym najtrudniejszym, ale na jego podstawie właśnie można podjąć już pierwsze decyzje o tym, czy chcemy jednak zostać, czy nie. Jeżeli mamy już opracowany proces onboardingu, ta osoba od pierwszego dnia jest już zaopiekowana, wie co ma robić, wie czym będzie się zajmować, czego będzie się na przykład mogła spodziewać w kolejnych dniach, dużo łatwiej będzie się jej zaadoptować.
Mam nadzieję, że troszeczkę Was zainspirowałam i również u siebie w firmie, jeżeli jeszcze nie macie wdrożonego procesu onboardingu, warto sobie taki proces zaplanować i wdrożyć. Zapomniałam na początku podcastu Wam powiedzieć, że wszystkie linki, którymi zazwyczaj ja się inspiruję, wszystkie blogi firmowe, umieściłam w opisie odcinka. I mam nadzieję, że jakoś też Was to do tego zainspiruje, żeby tam zajrzeć i sobie opracować taki własny scenariusz onboardingu. Ponieważ wiadomo, każda firma jest inna, ma inny zespół, inne potrzeby i inaczej to też będzie wyglądało.
I to by było chyba na tyle, będę się teraz z Wami żegnać. W kolejnym odcinku, tak jak obiecałam na początku, opowiemy sobie trochę o onboardingu online, ponieważ jest on teraz coraz bardziej popularny, troszeczkę się różni od tego tradycyjnego onboardingu, ale niektóre elementy się na siebie nakładają. Mam nadzieję, że do usłyszenia. Tymczasem trzymajcie się ciepło i do zobaczenia następnym razem.