KSeF - czy czeka nas fakturowa rewolucja?

16 marca 2023

              Obieg dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów w każdej firmie. Ma on zadbać nie tylko o prawidłowe prowadzenie dokumentacji, ale stanowi również podwaliny dla prawidłowego funkcjonowania budżetu. Mam tu na myśli oczywiście zestawienie zysków oraz kosztów, które prowadzi się na podstawie wystawionych i otrzymanych faktur.




Aktualne wyzwania w procesach podatkowo-księgowych

Największym wyzwaniem działów administracji, czyli osób, które odpowiadają za obieg dokumentów w firmie, są faktury kosztowe. Dlaczego? Zdarzają się sytuacje, gdzie w wyniku różnych zdarzeń faktura nie dociera w nasze ręce. Wysłana za pośrednictwem maila wpada do folderu spam, włożona w folie w kartonie z zamówieniem, zostaje wyrzucona lub zniszczona w niszczarce. Problem pojawia się w momencie, kiedy odzywa się do nas kontrahent w sprawie płatności zaczyna się nerwowe szukanie dokumentu. Ratunkiem jest co prawda poproszenie o duplikat i uregulowanie zaległości. Jednak każdy przedsiębiorca wie, że wiąże się to także z korektą VAT lub przesunięciem kosztów na kolejny miesiąc.

Kolejnym wyzwaniem jest także sam wygląd faktury, gdzie nie zawsze znajdują potrzebne informacje lub np. w przypadku faktur zagranicznych nie ma adnotacji o odwrotnym obciążeniu lub brakuje numeru NIP. W takiej sytuacji musimy skontaktować się z kontrahentem i poprosić o korektę.

No i na koniec kwestia archiwum. Według polskiego prawa, każdy przedsiębiorca ma obowiązek wszystkie dokumenty księgowe trzymać przez 5 lat, które liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono. W praktyce wygląda to tak, że większość firm dokumenty księgowe trzyma w segregatorach, które może i nadają kolorów naszemu biurowemu wnętrzu, jednak nie zawsze są w stanie ochronić dokumenty przed wpływem światła czy wilgoci. Obowiązkiem jest również posiadanie szafy pancernej, w której przechowujemy najbardziej poufne dane z poprzednich lat. Takie szafy są bardzo niepraktyczne i zajmują sporo przestrzeni, a warto wiedzieć, że jeśli posiadamy spore archiwum, takich szaf musimy mieć co najmniej kilka.

KSeF – czym jest i od kiedy obowiązkowy?

I niby to samo biurowe życie i doświadczeni pracownicy działów administracji potrafią sobie radzić z większością takich problemów, jednak od stycznia 2024 czekają spore zmiany.

Jakie? Chodzi o obligatoryjny Krajowy System e-Faktur, co oznacza, że każdy właściciel firmy będzie musiał stosować faktury elektroniczne i w dodatku według urzędowego wzoru. Bez wątpienia będzie to pomocne przy obiegu dokumentów, jednak dostosowanie się do tego procesu może stanowić nie lada wyzwanie. Dnia 17 czerwca 2022 roku Rada UE podjęła decyzje, że KSeF w Polsce będzie obowiązywał od 1 stycznia 2024 roku.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur ma umożliwić odbieranie i wystawianie ustrukturyzowanych dokumentów sprzedaży w formie elektronicznej. Budowa tych dokumentów jest oparta na urzędowym schemacie i mają być zapisywane w formacie XML. Natomiast dane mają być zawierane pod postacią cyfrową i być rozpoznawane przez system IT. Ponad to, to Ustawa o VAT reguluje informacje, że faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu krajowego systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem, który identyfikuje daną fakturę w systemie.

Tego typu faktury powinny zawierać wszystkie elementy, które reguluje właśnie Ustawa o VAToraz informacje dodatkowe, które są stosowane w obrocie gospodarczym.

Wdrożenie KSeF — od czego zacząć?

Warunkiem do wdrożenia procesu KSeF jest otrzymanie uprawnień właścielskich, które pozwolą na uwiarygodnienie się w KSef. Oczywiście można również przydzielić uprawnienia innym osobom (np. członkom zespołu) czy też organizacji, która prowadzi Twoją rachunkowość. Ma to także umożliwić takim osobom wystawienie lub odbiór faktury. Kolejnym krokiem jest uzyskanie odpowiedniego oprogramowania. Obecnie na polskim rynku jest dostępnych kilka programów, które są zintegrowane już z system KSeF i jest to np. FAKTURA 2022 i Comarch. Pod koniec roku 2023 warto sprawdzić czy Twoje oprogramowanie posiada aktualizacje, które rozszerzą Twój program o KSef lub pobrać do tego specjalną aplikację na stronie Ministerstwa Finansów.

Do faktur dostępnych w KSeF, będzie można mieć dostęp anonimowy, który uprawnia do szybkiego podglądu wybranego dokumentu. Wtedy na dedykowanej stronie należy podać dane, takie jak:

Numer, który określa daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (numer identyfikujący).
Numer faktury, czyli np. FVS1/01/2024.
Numer NIP lub numer rejestrowy nabywcy.
Pełną nazwę kontrahenta.
Kwota należności ogółem.

Co zyskujemy dzięki KSeF?

Wprowadzenie KSeF ma być nadzieją dla uszczelnienia podatku VAT, ale ma to także pomóc w zapanowaniu nad obiegiem dużej ilości faktur, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Ponad to:

  • Ma zostać skrócony czas oczekiwania na zwrot VAT,  na który obecnie czekamy 60 dni. Przy KSeF ma on wynosić 40 dni.
  • Wszystkie faktury nie muszą być archiwizowane tak jak do tej pory, czyli np. plik z rejestrem lub segregatory. Wszystko będzie dostępne w jednym miejscu.
  • Obieg dokumentów, będzie płynny, dzięki temu, że nie zostanie zgubiona lub zniszczona faktura w formie fizycznej.
  • Najważniejszą zmianą i dużym oddechem będzie również zniesienie plików JPK_FA.
  • Dzięki wprowadzeniu KSeF, sam podatnik będzie miał mniej obowiązków. W Krajowym Systemie e-Faktur, dokumenty mają być przechowywane przez 10 lat.
  • Unikamy błędnie wystawionych dokumentów. System będzie odrzucał te faktury, które nie posiadają potrzebnych do rozliczenia informacji.

Czy czeka nas prawdziwa rewolucja?
Na pewno wprowadzenie KSeF będzie dużym wyzwaniem ze względu na wdrożenie tego systemu i przystosowanie się do nowych zasad obiegu dokumentów. Ogromną bolączką natomiast będzie ogromna uważność przy wystawiani takiej faktury. W przypadku pomyłki nie będzie można jej poprawić, tylko wystawić fakturę korektę. Czeka nas także sporo zmian w dotychczasowych procesach administracyjnych i dostępu do informacji. Jeśli ma to jednak wpłynąć na szczelność obiegu dokumentów, bądźmy dobrej myśli, że nadchodzą lepsze czasy dla procesów fakturowych.


Latest posts by agata (see all)
Udostępnij: 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

O autorze

Agata Kaliatzi

Zobacz także:

TrustRank - o kontrowersyjnym algorytmie Google

W środowisku związanym z SEO często spotykany jest skrót TR (np. "listy TR"), odnoszącym się do TrustRanku strony. Pod pojęciem tym kryje się bardzo ważny dla właścicieli serwisów algorytm badający „zaufanie” strony, obliczający jej wartość m.in. na podstawie sąsiedztwa – linków przychodzących oraz wychodzących z witryny. Historia algorytmu TrustRank Algorytm TrustRank opracował Jan Pedersen z Yahoo, […]

Fox Strategy rekomendowanym ekspertem Woorank

Miło nam poinformować, że jako jedna z pierwszych firm w Polsce otrzymaliśmy certyfikat Woorank Experts i zostaliśmy Rekomendowanym Ekspertem Woorank w zakresie szeroko pojętego Digital Marketingu, ze szczególnym wyróżnieniem wiedzy z zakresu optymalizacji stron pod kątem SEO. Woorank.com jest jednym z bardziej popularnych online'owych narzędzi służących do analizy strony pod kątem jej podstawowej optymalizacji SEO i […]

Zmiany w wyszukiwarce mobilnej

21 kwietnia 2015 roku Google wprowadziło aktualizację mobilnej wersji swojej wyszukiwarki. Jest to dopiero pierwsza z wielu zaplanowanych zmian, mających na celu dostosowanie wyników wyszukiwania na smartfonach i tabletach w taki sposób, aby strony nieresponsywne i nieposiadające wersji "mobile" zniknęły z wysokich pozycji.

envelopephone-handset linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram