Protip#6 Jak komunikować się podczas pracy zdalnej

22 marca 2021

Od soboty 20.03.2021r., w Polsce ponownie został wprowadzony lock down, a Ministerstwo Zdrowia zachęca pracodawców do umożliwienia swoim pracownikom pracy z domu. Dlatego, jeśli po raz kolejny lub po raz pierwszy musicie zorganizować w swoich biurach pracę zdalną, przypominamy nasz protip o tym, jak komunikować się z zespołem w wirtualnej rzeczywistości.


Niezależnie od tego czy czeka nas lockdown, jaki pamiętamy z marca, kwarantanna części zespołu czy też konieczność lub chęć przejścia na pracę zdalną, narzędzia z dzisiejszego ProTipa mogą Ci się przydać w komunikacji z klientem i członkami zespołu! 

Nie czuję się ekspertem pracy zdalnej, sytuacja w marcu zaskoczyła nas, jak wiele innych firm. Niemniej jednak przez ostatnich 6 miesięcy wypracowaliśmy szereg rozwiązań, które mogą sprawdzić się w Twoim zespole i biznesie.
Naszym głównym wyzwaniem w marcu było przeprowadzenie feedbacków i cotygodniowych odpraw w trybie online. Spotkania online wraz ze swoimi zaletami (któż zabroni spotkania w dresie?) i wadami (ach, te zerwane połączenia podczas ważnych rozmów), nie zastąpią one w pełni kontaktu z drugim człowiekiem "na żywo". W sytuacji wyższej konieczności, muszą jednak wystarczyć.

W Fox Strategy korzystamy z Google Meet w ramach pakietu GSuite. Pod warunkiem posiadania konta Google może to być również darmowe narzędzie (dla spotkań nieprzekraczających godziny).

Alternatywy do Google Meet to: ZOOM, Microsoft Teams lub Skype, lecz uczciwie muszę powiedzieć, że Google Meet sprawdziło nam się najlepiej. Przeprowadzaliśmy i przeprowadzamy z jego pomocą wewnętrzne szkolenia, odprawy, coachingi, feedbacki, a nawet online'owe imprezy firmowe (te również są ważne, zwłaszcza przy dłuższym czasie izolacji! Nie zapomnij o integracji zespołowej, nawet w wyjątkowych okolicznościach).
W kontekście konsultacji z klientem, przydać Ci się mogą nadal narzędzia do wideokonferencji wspomniane w punkcie pierwszym. Wystarczy, że udostępnisz Klientowi link do spotkania.

Dodatkowo warto zapanować nad kalendarzem i rezerwacją spotkań oraz śledzeniem czasu spotkania, zwłaszcza podczas rozliczanego godzinowo konsultingu.

Szczególnie polecam Ci CALENDLY, czyli narzędzie, dzięki któremu klient będzie mógł zarezerwować dogodny termin w kalendarzu, automatycznie otrzymać potrzebne informacje i link do spotkania w Google Meet i od razu zapłacić PayPalem za konsultację. 😉 Alternatywą może być dodanie kalendarza spotkań na Facebooku.

Dobrą praktyką jest potwierdzanie spotkań w popularnym Google Calendar, aby żadna ze stron nie zapomniała o umówionej dacie (Calendly zaproszenie wyśle automatycznie).

Na koniec: pamiętaj by śledzić czas spotkania w przypadku konsultingu rozliczanego godzinowo. W naszym przypadku, zarówno przy pracy zdalnej, jak i codziennej biurowej, sprawdza się Harvest.
Chcesz przeprowadzić bezpłatny webinar? Bezkonkurencyjny w tym zakresie jest Streamyard, który pozwoli Ci jednocześnie transmitować na YouTube, jak i na wybranych profilach / w grupach na Facebooku. Nie zapomnij utworzyć YouTube'owej podstrony transmisji wcześniej, by zaintreresowani mieli możliwość włączenia powiadomień, a podstrona indeksowała się i pojawiała w wyszukiwarce.

Jeśli planujesz z kolei płatne, zamknięte wydarzenie, sprawdź ZOOM Rooms oraz Clickmeeting. Zastanawiasz się jak sprzedawać kursy wideo i produkty online? Zainteresuj się WP Idea, właśnie na tej platformie zbudowaliśmy Akademię Fox Strategy.
Im większy zespół, tym łatwiej o drobne nieporozumienia czy rozmytą odpowiedzialność, które w pracy zdalnej tym bardziej utrudniają życie.

Aby nie umknęły Tobie i członkom Twojego zespołu ważne zadania, skorzystaj z online'owej aplikacji do zarządzania zadaniami. Na początek wystarczy Asana, korzystaliśmy z niej przez kilka lat. W miarę rosnących potrzeb w zakresie integracji, podjęliśmy decyzję o migracji do Trello. Co więcej zdarza nam się pracować poprzez Trello również z klientami.

Asana czy Trello to temat wielu burzliwych dyskusji wśród użytkowników jednego i drugiego systemu. Decyzję zostawiam Tobie, lecz nie ukrywam, że jestem z #teamTrello. 😉
Ostatnia ważna kwestia to udostępnianie i przechowywanie plików. Twoimi przyjaciółmi są notatki ze spotkań dostępne online, listy priorytetów do wspólnej edycji, wzory dokumentów i procesy dostępne online, pliki przekazane klientowi dostępne do pobrania dla reszty zespołu.

Wszystko to pozwoli Ci z jednej strony nie przejmować się zaginionymi plikami czy tymi, których nie możesz udostępnić e-maile z powodu rozmiaru, a z drugiej, mówiąc wprost, mieć dostęp do pracy pozostałych członków zespołu w razie ich choroby czy innej niedyspozycji.

W Fox Strategy działamy dwutorowo: pliki do wspólnej edycji i równoczesnej pracy przechowujemy w Google Drive. Resztę na Dropbox Business. Alternatywą mogą tu być na przykład: OneDrive od Microsoftu czy iCloud od Apple.

W razie potrzeby zadbaj również o możliwość sprawnego podpisania umowy online. Pomoże w tym na przykład Autenti.
A na koniec... obawiasz się o bezpieczeństwo wiadomości? Zobacz Signal, czyli szyfrowaną aplikację do komunikacji. Sprawdziła nam się podczas współpracy chociażby z politykami podczas kampanii. 😊

Szczerze mówiąc, planując harmonogram dla archiwalnych już protipów, myślałam, że jakoś inaczej zredaguje tekst Eweliny Podrez- Siamy. Miałam po prostu szczerą nadzieję, że pandemia trafi do życiowego archiwum, a ten protip będzie idealną wskazówką dla branż, które po pandemii zostały online. A tu psikus i głośny chichot losu, bo kolejny lockdown zmienił mi zdania i kazał napisać wszystko inaczej. Jednak miejmy nadzieję, że ten protip w nowej, marcowej rzeczywistości będzie bardzo pomocny, bo idealnie się w nią wpisał.

I na koniec tradycyjnie zapraszamy do subskrypcji newslettera, w którym nie brakuje wiosennej świeżości, a kilka pozycji dla zabicia czasu podczas kwarantanny też się znajdzie. 🙂 Do subskrypcji Panie i Panowie 😀

-Protip Eweliny Podrez-Siamy, w redakcji Agaty Kaliatzi i wsparciu graficznym Aleksandry Sudnik

Udostępnij: 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

O autorze

Ewelina Podrez-Siama

Zobacz także:

TrustRank - o kontrowersyjnym algorytmie Google

W środowisku związanym z SEO często spotykany jest skrót TR (np. "listy TR"), odnoszącym się do TrustRanku strony. Pod pojęciem tym kryje się bardzo ważny dla właścicieli serwisów algorytm badający „zaufanie” strony, obliczający jej wartość m.in. na podstawie sąsiedztwa – linków przychodzących oraz wychodzących z witryny. Historia algorytmu TrustRank Algorytm TrustRank opracował Jan Pedersen z Yahoo, […]

Fox Strategy rekomendowanym ekspertem Woorank

Miło nam poinformować, że jako jedna z pierwszych firm w Polsce otrzymaliśmy certyfikat Woorank Experts i zostaliśmy Rekomendowanym Ekspertem Woorank w zakresie szeroko pojętego Digital Marketingu, ze szczególnym wyróżnieniem wiedzy z zakresu optymalizacji stron pod kątem SEO. Woorank.com jest jednym z bardziej popularnych online'owych narzędzi służących do analizy strony pod kątem jej podstawowej optymalizacji SEO i […]

Zmiany w wyszukiwarce mobilnej

21 kwietnia 2015 roku Google wprowadziło aktualizację mobilnej wersji swojej wyszukiwarki. Jest to dopiero pierwsza z wielu zaplanowanych zmian, mających na celu dostosowanie wyników wyszukiwania na smartfonach i tabletach w taki sposób, aby strony nieresponsywne i nieposiadające wersji "mobile" zniknęły z wysokich pozycji.

envelopephone-handset linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram