Od soboty 20.03.2021r., w Polsce ponownie został wprowadzony lock down, a Ministerstwo Zdrowia zachęca pracodawców do umożliwienia swoim pracownikom pracy z domu. Dlatego, jeśli po raz kolejny lub po raz pierwszy musicie zorganizować w swoich biurach pracę zdalną, przypominamy nasz protip o tym, jak komunikować się z zespołem w wirtualnej rzeczywistości.

Niezależnie od tego czy czeka nas lockdown, jaki pamiętamy z marca, kwarantanna części zespołu czy też konieczność lub chęć przejścia na pracę zdalną, narzędzia z dzisiejszego ProTipa mogą Ci się przydać w komunikacji z klientem i członkami zespołu! 

Nie czuję się ekspertem pracy zdalnej, sytuacja w marcu zaskoczyła nas, jak wiele innych firm. Niemniej jednak przez ostatnich 6 miesięcy wypracowaliśmy szereg rozwiązań, które mogą sprawdzić się w Twoim zespole i biznesie.

Wideokonferencje zespołowe
Naszym głównym wyzwaniem w marcu było przeprowadzenie feedbacków i cotygodniowych odpraw w trybie online. Spotkania online wraz ze swoimi zaletami (któż zabroni spotkania w dresie?) i wadami (ach, te zerwane połączenia podczas ważnych rozmów), nie zastąpią one w pełni kontaktu z drugim człowiekiem “na żywo”. W sytuacji wyższej konieczności, muszą jednak wystarczyć.

W Fox Strategy korzystamy z Google Meet w ramach pakietu GSuite. Pod warunkiem posiadania konta Google może to być również darmowe narzędzie (dla spotkań nieprzekraczających godziny).

Alternatywy do Google Meet to: ZOOM, Microsoft Teams lub Skype, lecz uczciwie muszę powiedzieć, że Google Meet sprawdziło nam się najlepiej. Przeprowadzaliśmy i przeprowadzamy z jego pomocą wewnętrzne szkolenia, odprawy, coachingi, feedbacki, a nawet online’owe imprezy firmowe (te również są ważne, zwłaszcza przy dłuższym czasie izolacji! Nie zapomnij o integracji zespołowej, nawet w wyjątkowych okolicznościach).

Konsultacje z klientem
W kontekście konsultacji z klientem, przydać Ci się mogą nadal narzędzia do wideokonferencji wspomniane w punkcie pierwszym. Wystarczy, że udostępnisz Klientowi link do spotkania.

Dodatkowo warto zapanować nad kalendarzem i rezerwacją spotkań oraz śledzeniem czasu spotkania, zwłaszcza podczas rozliczanego godzinowo konsultingu.

Szczególnie polecam Ci CALENDLY, czyli narzędzie, dzięki któremu klient będzie mógł zarezerwować dogodny termin w kalendarzu, automatycznie otrzymać potrzebne informacje i link do spotkania w Google Meet i od razu zapłacić PayPalem za konsultację. 😉 Alternatywą może być dodanie kalendarza spotkań na Facebooku.

Dobrą praktyką jest potwierdzanie spotkań w popularnym Google Calendar, aby żadna ze stron nie zapomniała o umówionej dacie (Calendly zaproszenie wyśle automatycznie).

Na koniec: pamiętaj by śledzić czas spotkania w przypadku konsultingu rozliczanego godzinowo. W naszym przypadku, zarówno przy pracy zdalnej, jak i codziennej biurowej, sprawdza się Harvest.

Webinary i online
Chcesz przeprowadzić bezpłatny webinar? Bezkonkurencyjny w tym zakresie jest Streamyard, który pozwoli Ci jednocześnie transmitować na YouTube, jak i na wybranych profilach / w grupach na Facebooku. Nie zapomnij utworzyć YouTube’owej podstrony transmisji wcześniej, by zaintreresowani mieli możliwość włączenia powiadomień, a podstrona indeksowała się i pojawiała w wyszukiwarce.

Jeśli planujesz z kolei płatne, zamknięte wydarzenie, sprawdź ZOOM Rooms oraz Clickmeeting. Zastanawiasz się jak sprzedawać kursy wideo i produkty online? Zainteresuj się WP Idea, właśnie na tej platformie zbudowaliśmy Akademię Fox Strategy.

Zarządzanie zadaniami
Im większy zespół, tym łatwiej o drobne nieporozumienia czy rozmytą odpowiedzialność, które w pracy zdalnej tym bardziej utrudniają życie.

Aby nie umknęły Tobie i członkom Twojego zespołu ważne zadania, skorzystaj z online’owej aplikacji do zarządzania zadaniami. Na początek wystarczy Asana, korzystaliśmy z niej przez kilka lat. W miarę rosnących potrzeb w zakresie integracji, podjęliśmy decyzję o migracji do Trello. Co więcej zdarza nam się pracować poprzez Trello również z klientami.

Asana czy Trello to temat wielu burzliwych dyskusji wśród użytkowników jednego i drugiego systemu. Decyzję zostawiam Tobie, lecz nie ukrywam, że jestem z #teamTrello. 😉

Przechowywanie plików
Ostatnia ważna kwestia to udostępnianie i przechowywanie plików. Twoimi przyjaciółmi są notatki ze spotkań dostępne online, listy priorytetów do wspólnej edycji, wzory dokumentów i procesy dostępne online, pliki przekazane klientowi dostępne do pobrania dla reszty zespołu.

Wszystko to pozwoli Ci z jednej strony nie przejmować się zaginionymi plikami czy tymi, których nie możesz udostępnić e-maile z powodu rozmiaru, a z drugiej, mówiąc wprost, mieć dostęp do pracy pozostałych członków zespołu w razie ich choroby czy innej niedyspozycji.

W Fox Strategy działamy dwutorowo: pliki do wspólnej edycji i równoczesnej pracy przechowujemy w Google Drive. Resztę na Dropbox Business. Alternatywą mogą tu być na przykład: OneDrive od Microsoftu czy iCloud od Apple.

W razie potrzeby zadbaj również o możliwość sprawnego podpisania umowy online. Pomoże w tym na przykład Autenti.

A na koniec… obawiasz się o bezpieczeństwo wiadomości? Zobacz Signal, czyli szyfrowaną aplikację do komunikacji. Sprawdziła nam się podczas współpracy chociażby z politykami podczas kampanii. 😊

Szczerze mówiąc, planując harmonogram dla archiwalnych już protipów, myślałam, że jakoś inaczej zredaguje tekst Eweliny Podrez- Siamy. Miałam po prostu szczerą nadzieję, że pandemia trafi do życiowego archiwum, a ten protip będzie idealną wskazówką dla branż, które po pandemii zostały online. A tu psikus i głośny chichot losu, bo kolejny lockdown zmienił mi zdania i kazał napisać wszystko inaczej. Jednak miejmy nadzieję, że ten protip w nowej, marcowej rzeczywistości będzie bardzo pomocny, bo idealnie się w nią wpisał.

I na koniec tradycyjnie zapraszamy do subskrypcji newslettera, w którym nie brakuje wiosennej świeżości, a kilka pozycji dla zabicia czasu podczas kwarantanny też się znajdzie. 🙂 Do subskrypcji Panie i Panowie 😀

-Protip Eweliny Podrez-Siamy, w redakcji Agaty Kaliatzi i wsparciu graficznym Aleksandry Sudnik