Z tego miejsca chciałabym pozdrowić moją mamę, która kiedyś podczas rozmowy o planach na przyszłość, powiedziała mi: „Dziecko, jeśli kiedykolwiek zajmiesz się czymkolwiek co ma związek z księgowością, to Cię wydziedziczę!”. Sama jest Księgową i wie jaki to ciężki kawałek chleba. I choć w Fox Strategy oprócz HR Managera jestem Office Managerem i wykonuję zawód często mylony z księgowością, to rodzicielka mnie nie wydziedziczyła, wręcz przeciwnie, odbiera moje telefony i cierpliwie tłumaczy zawiłe problemy związane z księgowością właśnie. 😊 Ten artykuł natomiast dedykuje wszystkim Pracownikom Biurowym, Asystentkom, Sekretarkom, Office Managerom i wszystkim tym, którzy na co dzień zmagają się z ogromną ilością dokumentów w pracy.
Dział administracji, asystentka biura, sekretarka, back office. Nazwy te bez wątpienia opisują dział, bez którego większość firm, zwłaszcza na polskim rynku, nie byłaby w stanie funkcjonować. Tego typu stanowiska są najczęściej odpowiedzialne za korespondencje przychodzącą i wychodzącą, rozliczanie faktur, kontrole wydatków, obieg dokumentów, zakupy biurowe oraz spożywcze, organizacje delegacji czy też imprez firmowych. Do obowiązków pracownika działu administracji należy także opieka nad sprzętem biurowym, organizacja spotkań czy pilnowanie kalendarza przełożonego. Dlatego też z całą pewnością można powiedzieć, że dział administracji to serce firmy, które dba o właściwe funkcjonowanie pozostałych działów przedsiębiorstwa. Wiadomo, że każda firma ma inne zasady pracy takiego działu, jednak, jeśli chcielibyście spróbować swoich sił jako Office Manager właśnie w agencji marketingowej, opowiem wam jakie kompetencje należy zdobyć lub rozwinąć i jakie narzędzia warto znać, by móc pełnić swoje obowiązki.
Znajomość firmy
Jeśli chcesz zacząć pracę jako Office Manager lub Asystentka Zarządu w Agencji Marketingowej, musisz wiedzieć czym dokładnie firma się zajmuje, jakich ma specjalistów, znać podstawowe ceny usług. Przyda się także znajomość narzędzi internetowych z jakich korzysta firma. Spokojnie, nie trzeba od razu znać całego programu, wystarczy, że będziesz wiedzieć jak się tam zalogować, w jakim sposób pobrać fakturę oraz do czego dane narzędzie służy pracownikom. Warto też wdrożyć się we wszystkie procesy, które obowiązują w firmie.
Umiejętność słuchania
To bardzo przydatna umiejętność. Przede wszystkim, jeśli pracujemy w agencji marketingowej, zwłaszcza takiej, która zajmuje się SEO/SEM, musimy wiedzieć, że współpracujemy z gronem pasjonatów bardzo skupionych na swojej pracy i bardzo opornych na wiedzę dotyczącą obiegu faktur czy też rozliczania dokumentów.
Co mam na myśli, mówiąc pasjonatów?
Zapewne większość z Was zna/kojarzy serial „Teoria Wielkiego Podrywu” i rolę Kaely Cuoco, która wcielała w sąsiadkę słynnych nerdów, Penny. Rezolutna blondynka bardzo szybko nawiązała kontakt z naukowcami często ściągając ich na ziemię. To ona miała najlepszy kontakt z Sheldonem i potrafiła mu wytłumaczyć podstawowe relacje międzyludzkie. Wchodząc do agencji marketingowej, mając wokół siebie ścisłych specjalistów i pracując jako Office Manager jesteś właśnie taką Penny. Oprócz umiejętności słuchania, musisz w prosty sposób przetłumaczyć różnicę między proformą, a fakturą oraz pomóc rozliczyć delegację. Uwierzcie lub nie, w większości polskich firm, pracownicy nie przechodzą takich szkoleń z zakresu rozliczania dokumentów. Dlatego to Ty, jako Office Manager, odpowiadasz za przekazanie im podstawowej wiedzy z tego zakresu, zanim zrobi to rozjuszona błędami księgowość. Ponadto warto też obserwować i pytać o najważniejsze potrzeby zespołu. Właśnie dzięki otwartości na potrzeby o wiele szybciej uda nam się zorganizować imprezę firmową, zrobić zamówienie na artykuły biurowe oraz spożywcze, a także wysłać pracownika na delegację.
Komunikacja
W zasadzie komunikacja pomiędzy ludźmi w każdej firmie to podstawa. Jednak pracując na stanowisku pracownika biurowego w agencji SEO/SEM umiejętność przetwarzania i przekazywania informacji to biurowy must have! To trochę jak w tym powiedzeniu - jeśli wchodzisz między wrony musisz krakać tak jak one. Sprawy nie ułatwia specyficzny język SEO, w którym jako nieSEOwiec musisz się odnaleźć. Clusteric, paginacja, crawl budget, hreflang’i, różnice między SEO a ADS i ASO, nazwy skomplikowanych narzędzi. Jak to mówią wszystko przychodzi z czasem, dlatego warto się uczyć i zdobywać wiedzę od swoich współpracowników, dając im swoją wiedzę w zamian. W sprawnej komunikacji liczy się także czas, im szybciej skonsultujemy jakiś problem tym szybciej uzyskamy pomoc w danym temacie. W tej pracy bardzo istotne jest także nawiązanie dobrych relacji nie tylko z Klientami oraz zespołem. Warto również zadbać o dobre stosunki z kontrahentami, którzy dowożą usługi dla twojej firmy i najważniejsze i święte! Na takim stanowisku należy mieć bardzo dobre relacje z Działem Księgowości. Dlaczego? A dlatego, że to w dużej mierze odpowiadamy za obieg dokumentów w firmie.
Samoorganizacja
To kolejny ważny punkt na liście. W dużej mierze rola Office Managera jest bardzo samodzielna i do ciebie będzie należało zaplanowanie swojego dnia pracy. Bardzo szybko trzeba nauczyć się dzielić zadania na te bardzo ważne i te o mniejszym priorytecie. Na tym stanowisku przyda się także cierpliwość do opisywania faktur i przekazywania ich do księgowości i co najważniejsze - ściągania faktur od zespołu. Należy również dodać, że na stanowisku pracownika administracyjnego dużą rolę odgrywają również szkolenia, których czasami trzeba szukać na własną rękę. Najważniejsze to znajomość wystawiania faktur zarówno na rynku polskim, jak i zagranicznym, a także split payment czy też słynna biała lista. Nie jest to także stanowisko, którym łatwo się rozwija personal branding, jednak dla chcącego nic trudnego i warto pamiętać, że w tym zawodzie to nisza i może czasami warto zostać prekursorem, poprzez np. pisanie artykułów czy prowadzenia warsztatów czy szkoleń na początku we własnej firmie. 😊
Obieg dokumentów
W większości ogłoszeń na stanowisko pracownika administracyjnego możemy przeczytać w wymaganiach, że kandydat lub kandydatka będzie odpowiadać za obieg dokumentów. Pod tym hasłem kryje się ogromna odpowiedzialność. Dlaczego? Obieg dokumentów to nic innego jak opieka nad umowami, formularzami, dokumentami rozliczeniowymi. Wszystko musi być starannie przechowywane i archiwizowane. Jako, że to stanowisko wymaga także znajomości rozliczania i wystawiania faktur w efekcie końcowym musisz przekazać je także do Działu Księgowości i umieć odpowiedź na często trudne pytania, dlaczego faktura ma np. zmienioną nazwę pozycji lub kwota za usługę jest inna niż w poprzednim miesiącu.
Nie taki straszny diabeł jak go malują
Na takim stanowisku nie sprawdzi się niestety każdy. Praca ta wymaga bardzo często koncentracji, łączenia kilku wątków naraz, terminowości i ogromnej cierpliwości. Należy wyrobić także kilka procesów, które nie tylko ułatwią prace tobie, ale także zespołowi, z którym pracujesz. Z drugiej strony warto podkreślić, że na takim stanowisku rozwijasz nie tylko kompetencje twarde, jak np. podstawy księgowości, ale ogromny szereg kompetencji miękkich, jak np. komunikacja, wrażliwość, empatia, wyrozumiałość czy też umiejętność dobrej organizacji nie tylko pracy własnej, ale także całej firmy.
