Obieg dokumentów jest jednym z najważniejszych procesów w każdej firmie. Ma on zadbać nie tylko o prawidłowe prowadzenie dokumentacji, ale stanowi również podwaliny dla prawidłowego funkcjonowania budżetu. Mam tu na myśli oczywiście zestawienie zysków oraz kosztów, które prowadzi się na podstawie wystawionych i otrzymanych faktur.




Aktualne wyzwania w procesach podatkowo-księgowych

Największym wyzwaniem działów administracji, czyli osób, które odpowiadają za obieg dokumentów w firmie, są faktury kosztowe. Dlaczego? Zdarzają się sytuacje, gdzie w wyniku różnych zdarzeń faktura nie dociera w nasze ręce. Wysłana za pośrednictwem maila wpada do folderu spam, włożona w folie w kartonie z zamówieniem, zostaje wyrzucona lub zniszczona w niszczarce. Problem pojawia się w momencie, kiedy odzywa się do nas kontrahent w sprawie płatności zaczyna się nerwowe szukanie dokumentu. Ratunkiem jest co prawda poproszenie o duplikat i uregulowanie zaległości. Jednak każdy przedsiębiorca wie, że wiąże się to także z korektą VAT lub przesunięciem kosztów na kolejny miesiąc.

Kolejnym wyzwaniem jest także sam wygląd faktury, gdzie nie zawsze znajdują potrzebne informacje lub np. w przypadku faktur zagranicznych nie ma adnotacji o odwrotnym obciążeniu lub brakuje numeru NIP. W takiej sytuacji musimy skontaktować się z kontrahentem i poprosić o korektę.

No i na koniec kwestia archiwum. Według polskiego prawa, każdy przedsiębiorca ma obowiązek wszystkie dokumenty księgowe trzymać przez 5 lat, które liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono. W praktyce wygląda to tak, że większość firm dokumenty księgowe trzyma w segregatorach, które może i nadają kolorów naszemu biurowemu wnętrzu, jednak nie zawsze są w stanie ochronić dokumenty przed wpływem światła czy wilgoci. Obowiązkiem jest również posiadanie szafy pancernej, w której przechowujemy najbardziej poufne dane z poprzednich lat. Takie szafy są bardzo niepraktyczne i zajmują sporo przestrzeni, a warto wiedzieć, że jeśli posiadamy spore archiwum, takich szaf musimy mieć co najmniej kilka.

KSeF – czym jest i od kiedy obowiązkowy?

I niby to samo biurowe życie i doświadczeni pracownicy działów administracji potrafią sobie radzić z większością takich problemów, jednak od stycznia 2024 czekają spore zmiany.

Jakie? Chodzi o obligatoryjny Krajowy System e-Faktur, co oznacza, że każdy właściciel firmy będzie musiał stosować faktury elektroniczne i w dodatku według urzędowego wzoru. Bez wątpienia będzie to pomocne przy obiegu dokumentów, jednak dostosowanie się do tego procesu może stanowić nie lada wyzwanie. Dnia 17 czerwca 2022 roku Rada UE podjęła decyzje, że KSeF w Polsce będzie obowiązywał od 1 stycznia 2024 roku.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur ma umożliwić odbieranie i wystawianie ustrukturyzowanych dokumentów sprzedaży w formie elektronicznej. Budowa tych dokumentów jest oparta na urzędowym schemacie i mają być zapisywane w formacie XML. Natomiast dane mają być zawierane pod postacią cyfrową i być rozpoznawane przez system IT. Ponad to, to Ustawa o VAT reguluje informacje, że faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu krajowego systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem, który identyfikuje daną fakturę w systemie.

Tego typu faktury powinny zawierać wszystkie elementy, które reguluje właśnie Ustawa o VAToraz informacje dodatkowe, które są stosowane w obrocie gospodarczym.

Wdrożenie KSeF — od czego zacząć?

Warunkiem do wdrożenia procesu KSeF jest otrzymanie uprawnień właścielskich, które pozwolą na uwiarygodnienie się w KSef. Oczywiście można również przydzielić uprawnienia innym osobom (np. członkom zespołu) czy też organizacji, która prowadzi Twoją rachunkowość. Ma to także umożliwić takim osobom wystawienie lub odbiór faktury. Kolejnym krokiem jest uzyskanie odpowiedniego oprogramowania. Obecnie na polskim rynku jest dostępnych kilka programów, które są zintegrowane już z system KSeF i jest to np. FAKTURA 2022 i Comarch. Pod koniec roku 2023 warto sprawdzić czy Twoje oprogramowanie posiada aktualizacje, które rozszerzą Twój program o KSef lub pobrać do tego specjalną aplikację na stronie Ministerstwa Finansów.

Do faktur dostępnych w KSeF, będzie można mieć dostęp anonimowy, który uprawnia do szybkiego podglądu wybranego dokumentu. Wtedy na dedykowanej stronie należy podać dane, takie jak:

Numer, który określa daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (numer identyfikujący).
Numer faktury, czyli np. FVS1/01/2024.
Numer NIP lub numer rejestrowy nabywcy.
Pełną nazwę kontrahenta.
Kwota należności ogółem.

Co zyskujemy dzięki KSeF?

Wprowadzenie KSeF ma być nadzieją dla uszczelnienia podatku VAT, ale ma to także pomóc w zapanowaniu nad obiegiem dużej ilości faktur, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Ponad to:

Czy czeka nas prawdziwa rewolucja?
Na pewno wprowadzenie KSeF będzie dużym wyzwaniem ze względu na wdrożenie tego systemu i przystosowanie się do nowych zasad obiegu dokumentów. Ogromną bolączką natomiast będzie ogromna uważność przy wystawiani takiej faktury. W przypadku pomyłki nie będzie można jej poprawić, tylko wystawić fakturę korektę. Czeka nas także sporo zmian w dotychczasowych procesach administracyjnych i dostępu do informacji. Jeśli ma to jednak wpłynąć na szczelność obiegu dokumentów, bądźmy dobrej myśli, że nadchodzą lepsze czasy dla procesów fakturowych.


Przesunięcie działań rekrutacyjnych do online'u nie jest niczym nowym, zwłaszcza dla branży HR. W tej branży mocno zaczyna również dominować sztuczna inteligencja o czym na pewno dowiecie się z kolejnego odcinka podcastu, który swoją publikację będzie miał w maju. Jednak mimo wszystko dla większości biznesów proces rekrutacji w świecie online to była zupełna nowość. I taką była też dla nas. Jak wdrożyć rekrutacje online w struktury swojej firmy- o tym dzisiejszy protip. Dlaczego właśnie ten? Dlatego, że 13 marca, czyli dwa dni temu, minął rok kiedy świat się zatrzymał, by móc diametralnie się zmienić pod wpływem wciąż siejącej spustoszenie pandemii.


Nie będę tutaj odkrywcza, jeśli napiszę po raz kolejny, że pandemia koronawirusa nieźle nam namieszała. Marzec 2020 i kolejne miesiące wciągnęły pracowników wielu branż w czeluści online’u. Na nowo musieliśmy poznać zasoby sieci i nauczyć się komunikacji podczas często niełatwej pracy zdalnej.

Ta nowa rzeczywistość jednak bardzo negatywnie odbiła się także na rynku pracy. Zamknięcie np. siłowni, teatrów, kin czy też hoteli, spowodowała ogromną rotację wśród pracowników, a co za tym idzie coraz więcej osób poszukiwało pracy. I choć oferty pracy sukcesywnie się pojawiały to jednak były to rekrutacje w dużej mierze prowadzone właśnie online. Co dla wielu firm było całkowitą nowością, ponieważ rekrutacja online stanowi dosyć duże wyzwanie organizacyjne.

My też musieliśmy sprostać temu wyzwaniu, prowadząc od jakiegoś czasu rekrutację na Specjalistę ds. SEO, właśnie online. Jak udało nam się ogarnąć ten proces? Jak zwykle zrobiliśmy to po swojemu, dając sobie czas na naukę. Przeczytaj, może kilka wskazówek, sprawdzi się również u Ciebie w firmie.

Ustal z zespołem lub samodzielnie, jakiego pracownika potrzebujesz. Jakiego doświadczenia wymagasz i jakimi cechami miękkimi kandydat lub kandydatka powinien się charakteryzować. Ustal profil zgodny z Twoją branżą oraz wartościami jakimi kieruje się Twoja firma.

To nic nowego, jednak zaznacz w nim jaki rodzaj pracy preferujesz. Czy jest szansa na całkowitą pracę zdalną, czy jednak rekrutacja online jest rozwiązaniem tymczasowym, bo Twoi pracownicy jednak po zakończeniu pandemii, wrócą do biura. Zaznacz też wszystkie wymagania i benefity, które masz realnie do zaoferowania. Nie czaruj, bądź ciekawym pracodawcą, ale nie na siłę.

Bez względu na to czy masz już zespół czy jednak poszukujesz swojego pierwszego pracownika bądź pracownicy, musisz się do tego przygotować. Na początku poszukaj portali z ogłoszeniami o pracę, które skupiają najwięcej kandydatów. W naszym przypadku świetnie się sprawdził Rocket Jobs. Sprawdź jaki masz budżet na publikację ogłoszenia. Jeśli jednak masz ograniczone środki, zaangażuj swoje social media. Na Facebooku jest wiele grup z ogłoszeniami o pracę. Nie może tam i Ciebie zabraknąć. Pamiętaj również, że proces rekrutacyjny musi objąć także Twoją stronę internetową. Zakładka Kariera z aktualnymi ofertami pracy to w dzisiejszym świecie MUST HAVE!

Kolejnym krokiem, o którym należy pamiętać są narzędzia jakimi będziesz się posługiwać podczas naboru kandydatów. Przygotuj jeden adres mailowy, który podasz w treści ogłoszenia. Uwzględnij również fakt, że dodając formularz zgłoszeniowy, kandydat może mieć problem z załączeniem CV oraz innych dokumentów, np. portfolio. Może jednak będzie lepiej, jeśli CV będą napływały albo za pośrednictwem portalu albo właśnie na jeden adres. Przed rozmową sprawdź jakie komunikatory masz u siebie sprawne. Polecamy wykorzystać te darmowe, ale skuteczne. Zoom czy Google Meet, bardzo dobrze się sprawdzą i z mojego doświadczenia, w porównaniu np. ze Skype nie będą rwały połączenia. Przed każdym spotkaniem sprawdź czy osoby zaproszone na rozmowę mają wszystkie daty oraz linki do uruchomienia wideokonferencji. CV oraz dodatkowe informacje potencjalnego pracownika umieść gdzieś w katalogu, do którego cały zespół rekrutacyjny będzie miał dostęp.

Rekrutacja online ma kilka wad, o których trzeba tutaj powiedzieć. Bo w tym przypadku profesjonalne przeprowadzenie rozmowy to oczekiwania, a rzeczywistość pokazuje zupełnie inny obraz. Nieraz zdarzało mi się prowadzić rekrutacje z domu i nie raz musiałam tłumaczyć się za odgłosy w tle. Na przykład kurier, który przyszedł z paczką, mój szczekający pies , bo akurat u sąsiadów były otwarte drzwi i było słychać głosy z klatki schodowej. Sąsiadka z góry, która energicznie chodzi w szpilkach po mieszkaniu . Odgłos wyścigowych aut, które uwielbiają jeździć pod moimi oknami. Wszystkie te dźwięki powodowały, że musiałam prosić kandydata/ kandydatkę o powtórzenie tego co powiedział/powiedziała. I było mi niezręcznie. Jednak potem pomyślałam, że są to sytuacje na które nie mamy wpływu, ale możemy je przewidzieć i uprzedzić o ewentualnych „przeszkadzajkach”. Zresztą Twój rozmówca po drugiej stronie może mieć taki sam problem.  I nie możemy mieć do tego pretensji i przypisywać to jako minus do kandydata/kandydatki. Polecam wtedy obrócić to w żart, zrobić przerwę na założenie słuchawek, jeśli ich nie mamy.
Przed każdą rozmową sprawdź sygnał internetowy i najważniejsze zrób test kamery, zobacz co akurat widać za Tobą (rozłożone pranie najlepiej usunąć w głąb pokoju). Wyłącz lub wycisz na ten czas wszystkie komunikatory, które podczas rozmowy mogą Cię rozproszyć.

Bez względu na to czy prowadzisz rekrutację z domu lub specjalnie przyjechałeś do biura, nie sil się na sztuczność. Zaplanuj przebieg rozmowy, spisz wszystkie pytania, które chcesz zadać. Słuchaj tego co kandydat lub kandydatka ma do powiedzenia i śledź swoje pytania, bo może okazać się tak, że odpowiedź na jedno pytanie zawierała równocześnie odpowiedź na następne. Przedstaw swoją firmę najlepiej jak potrafisz i spraw, aby osoba z którą akurat rozmawiasz czuła się, jakby już była członkiem Twojego zespołu.

I to by było na tyle. Trzymamy kciuki za Twoją rekrutacje i znalezienie pracownika na długie lata. Jeśli chcesz być na bieżąco z najnowszymi wskazówkami i wiadomościami z branży, zachęcamy do subskrypcji newslettera, który wita z ciepłą kawą w każdą środę o godzinie 12:00 u Ciebie na skrzynce pocztowej 🙂

-Protip Agaty Kaliatzi, przy wsparciu graficznym Aleksandry Sudnik

Stare, chińskie przysłowie brzmi „Gdy wieją WICHRY ZMIAN jedni budują mury, inni BUDUJĄ WIATRAKI”. Z całą pewnością koronawirus i jego następstwa są ogromną zmianą dla całego świata, który od czterech miesięcy boryka się z groźną epidemią niosąc ze sobą nie tylko poczucie zagrożenia o zdrowie i życie naszych bliskich, ale także uderzając z całą siłą w gospodarkę, stawiając przedsiębiorców w niełatwym położeniu i zmuszając ich tym samym do walki o przetrwanie. Ten artykuł to zbiór porad i wypowiedzi ekspertów, którzy zgodzili się udzielić kilku porad, dla tych, którzy w popłochu zaczęli zwalniać pracowników lub zamykać swoje firmy.

Mamy ogromną nadzieję, że ten artykuł nie tylko otworzy oczy na realny problem rosnącego po cichu bezrobocia, ale także pomoże przetrwać tym, którzy jeszcze szukają rozwiązań.   

Piątek 13 marca

Dla większości polskich biznesów 13 marca po ogłoszeniu stanu zagrożenia epidemią, zaczęła się nowa rzeczywistość. Tego dnia obudziliśmy się w zupełnie innym świecie, świecie objętym kwarantanną. W trosce o zdrowie pracowników oraz klientów, większość branż postanowiła przenieść biurową rzeczywistość w domowe pielesze. Jednak nie wszystkie biznesy ze względu na charakter usługi mogły sobie na to pozwolić. Z powodu zagrożenia rozprzestrzenia się wirusa Sars-Cov-2, zostały zamknięte salony fryzjerskie, kosmetyczne, lokale gastronomiczne, galerie handlowe oraz hotele i pensjonaty. Zamknięte zostały także uczelnie wyższe, szkoły, przedszkola państwowe i prywatne, punkty przedszkolne, a także kina i teatry. Większość banków oraz punktów finansowych przeniosła swoje działania do sieci, a w pozostałych miejscach takich jak hipermarkety czy Poczta Polska zostały wprowadzone obostrzenia takie, jak godziny dla seniorów, dopuszczalna ilość osób w pomieszczeniu, rękawiczki, zachowanie odpowiedniej odległości. Epidemia koronawirusa oprócz wysokiego wskaźnika osób zakażonych, z całą siłą uderzyła w Polską gospodarkę, obnażając wszystkie jej wady, a co za tym idzie pokazując problemy z jakimi obecnie mierzą się przedsiębiorcy. Jednak najgorsze miało dopiero nadejść……

Prima Aprilis tym razem nie był udany

Na portalu LinkedIn, 1 kwietnia został nazwany dniem zwolnionego pracownika i nie był to ponury żart. Przedsiębiorcy oraz Zarządy większych spółek lub korporacji “w trosce” o ograniczenie kosztów zaczęli masowo zwalniać pracowników lub wysyłać ich na przymusowy, bezpłatny urlop. Pracę zaczęli tracić także pracownicy lokali gastronomicznych oraz z branży hotelarskiej i turystycznej, zwłaszcza ci, którzy byli zatrudnieni na umowę zlecenie. Jednak nie tylko te branże ucierpiały. W sieci kontaktów zamiast sukcesów i branżowych artykułów, co drugi post informował o tym, że znajomy szuka pracy bo właśnie dostał wypowiedzenie. Zwolnienia pracowników zaczęły się pojawiać także w agencjach marketingowych, widmo wypowiedzeń nie oszczędziło także specjalistów ds. HR. I kiedy jeszcze w styczniu i w lutym wskaźnik bezrobocia wynosił 5,5%, dziś ciężko jest oszacować ile do tej pory osób straciło pracę. Dlaczego? Problem tkwi w danych zbieranych przez Urzędy Pracy. Od 16 marca większość Urzędów Pracy była zamknięta, a kontakt był możliwy tylko przez dane kontaktowe, więc złożenie wniosku o status osoby bezrobotnej został utrudniony- pisze Juliusz Ćwieluch w artykule “Bezrobocie spadło. Ale tylko na papierze”. Ćwieluch wspomina także o masowych zwolnieniach w jednej z sieci kin, gdzie pracę straciło 1600 studentów. Autor pisze także o sytuacji jaka miała miejsce w bytomskim Centrum Sztuki Współczesnej Kronika, gdzie jednego dnia nie przedłużono umowy z większością pracowników[1]. Takich sytuacji jak ta jest wiele, a specjaliści rynku pracy, uważają, że największa fala zwolnień jeszcze przed nami[2]. Czy jest zatem sposób, żeby uniknąć tej sytuacji?

Idealny świat a rzeczywistość

W świecie idealnym, każda firma posiada szereg zabezpieczeń, zdywersyfikowany portfel klientów, szerokie spektrum działania, zróżnicowaną ofertę, listę produktów / usług, którymi może sprawnie żonglować w zależności od potrzeb rynku. Ma system do pracy zdalnej, swoje usługi/produkty może sprzedawać zarówno świecie realnym jak i wirtualnym. Pracownicy są elastyczni - potrafią z każdego miejsca na świecie wykonywać swoją pracę. Rzeczywistość jest niestety zgoła inna. Wiele firm, aktualnie w dobie koronawirusa stoi nad przepaścią - w szczególności sektor usług (m.in. branża kosmetyczna, fryzjerska, hotelarska). Powyższe firmy łączy jeden wspólny mianownik - do wykonania usługi niezbędne jest spotkanie z drugą osobą.

Spytaliśmy także samych pracowników branży hotelarskiej co myślą o samej sytuacji i czego oczekują od swoich pracodawców. Nie wszyscy pytani chcieli się odnieść do obecnej sytuacji, jednak jedna osoba zgodziła się udzielić wypowiedzi anonimowo na kilka pytań:

Prowadzimy czterogwiazdkowy hotel mogący pomieścić 160 osób, jak i restaurację z kawiarnią, oraz zaplecze konferencyjne.
Rząd wydał decyzję o zamknięciu restauracji i usług hotelowych z wyłączeniem turystyki biznesowej, która w obecnej sytuacji w zasadzie nie istnieje.
W następstwie tych decyzji, jak i wprowadzonych ograniczeniach w ruchu między-granicznym hotel i restauracja straciły przychody, wszystkie rezerwacje zostały odwołane. Również rezerwacje noclegów w kolejnych tygodniach, a czasami też miesiącach, ulegają anulacji, klienci z wyprzedzeniem anulują rezerwacje, aby nie ponosić kosztów.

Musieliśmy zredukować etaty, wysłać pracowników na urlopy i zredukować koszty poprzez zatrzymanie wszelkich dostaw, wstrzymać inwestycje. Będziemy korzystać z pomocy rządu w postaci rozwiązań płynących z tarczy antykryzysowej.

Przede wszystkim lepszej drogi dialogu z rządem w celu wprowadzenia rozwiązań dla całej branży, która podupadła. Dofinansowania wypłat, obniżenie zobowiązań w postaci opłat ZUS, podatków.

Taka sytuacja jest wydarzeniem bezprecedensowym, pokazuje ona natomiast że na wypadek podobnych kryzysów firma powinna mieć pewne rezerwy finansowe, które mogą zamortyzować utraty przychodu i konieczność wprowadzenia znacznych redukcji w zatrudnieniu, przynajmniej w początkowej fazie kryzysu. Branża turystyczna powinna mieć wypracowane wcześniej rozwiązania z rządem na wypadek podobnych sytuacji w przyszłości

Ten kryzys uczy, że najlepiej prosperujący biznes może z dnia na dzień zostać unieruchomiony i w związku z tym wszelkie inwestycje wymagające kredytowania, znacznych nakładów finansowych obarczone są dodatkowym ryzykiem.

Aktualna sytuacja jest również ogromnym wyzwaniem dla gastronomii, drobnych sklepów - nie każdy z nich może sobie pozwolić na bezpośredni dowóz do klienta. Wiele firm produkcyjnych wstrzymało produkcję, zmroziło wszystkie procesy, inwestycje, pojawiły się pierwsze zwolnienia. Wiele problemów mają również agencje rekrutacyjne czy agencje pracy - gdzie niepewność jutra ich klientów, wpływa na wstrzymanie wszystkich projektów rekrutacyjnych, zatrudnień. Część branży szkoleniowej, próbując przetrwać, przeniosła swój biznes do Internetu, świadcząc pracę online. Są branże, gdzie jest dobrze - jest to głównie branża spożywcza, producenci chemii, środków ochrony osobistej, farmacja, sklepy medyczne, które prowadzą biznes online. Propozycje składane przez rząd są kroplą w morzu potrzeb. Wielu przedsiębiorców czuje się opuszczonych - bez dochodu, bez perspektyw zmiany tej sytuacji w najbliższych tygodniach, za to ze stałymi kosztami w postaci czynszu za lokal, rat kredytu, leasingu czy wynagrodzenia dla zatrudnionych pracowników. Dla tysięcy firm najbliższe tygodnie to będzie "być albo nie być" dla ich własnego, często wypracowanego bezsennymi latami biznesu.

Szukajmy pozytywów

Społeczeństwo, które jednoczy się w wielu pomocowych działaniach. W sieci, na wielu portalach społecznościowych, wielu Polaków swoimi działaniami reklamuje produkty małych, lokalnych firm, które są na skraju zapaści. Wiele firm, jak i osób prywatnych, bezpłatnie szyje maseczki, drukuje przyłbice dla szpitali. Jeszcze inna, duża grupa dowozi żywność i posiłki dla personelu medycznego. Bez wątpienia takie działania udowadniają, jaką wielką siłą jest jedność, solidarność i wsparcie społeczeństwa w dobie kryzysu.

Komunikacja w kryzysie

Jednak bez wątpienia w kryzysie bez względu na to jaki charakter biznesu prowadzimy, najważniejsza jest rozmowa z pracownikami. Poprowadzenie dobrej komunikacji nie tylko z Klientem, ale przede wszystkim z pracownikiem to klucz do utrzymania się na rynku. To bardzo ważny temat - zarówno dla właściciela małego biznesu jak i tego, który zatrudnia setki pracowników. Niepewność, strach, lęk o przyszłość to najczęściej pojawiające się słowa w głowach pracowników. Przede wszystkim w komunikacji w tym momencie istotna jest otwartość, szczerość, przyzwolenie na emocje, które się pojawiają. Kolejnym krokiem jest przygotowywanie planów krótkoterminowych - na najbliższe godziny, dni, na tydzień. Wspólne podejmowanie działań, konkretne zadania dla poszczególnych członków zespołu. Używanie w codziennej komunikacji słów "my", "razem". Warto również z zespołem porozmawiać o tym, czego nauczy nas obecna sytuacja? Z jakimi nowymi umiejętnościami możemy wyjść z tej sytuacji kryzysowej? Dla jednych będzie to nauka pracy w systemie home office, poznanie nowych narzędzi do komunikacji z pracownikami, klientami czy dostawcami, dla innych znalezienie nowej formy docierania do klienta np. poprzez założenie sklepu internetowego, czy ofertę dowozu produktów, opracowanie szkoleń w wersji online. Z każdej sytuacji negatywnej zawsze możemy odnaleźć jakiś potencjał.

To od nas zależy, czy w sytuacji gdy wieją WICHRY ZMIAN zbudujemy mur, czy wiatrak.

Budowanie właściwej komunikacji z pracownikami to nieodzowny element każdego biznesu. Komunikacja ma ogromną moc, a nawet jeśli nie potrafimy rozmawiać z zespołem, zawsze możemy prosić o pomoc. Prawie każda firma w swojej strukturze zatrudnia dział HR czy może skorzystać z pomocy HR Business Partner, zarówno wewnętrznie czy też zatrudnić takiego doradcę z zewnątrz. To właśnie te działy można śmiało nazwać trzecim okiem firmy, a w krytycznym momencie mogą pomóc podczas rozmów z pracownikami.

Zatem jak powinna przebiegać rozmowa? Aby pokazać Wam dwie różne perspektywy, zaprosiliśmy do wypowiedzi ekspertki z branży HR Panią Agnieszkę Szymańską Senior Business Partner w Jobllegro  oraz Panią Izabelę Zielińską Kierownik HR i Administracji jednej ze spółek należącej do dużej grupy kapitałowej i zadaliśmy im trzy takie same pytania:


Jak rozmawiać z pracownikiem o kryzysie w firmie?

Komunikacja wewnętrzna w czasie kryzysu nie jest łatwa ani przyjemna, ale konieczna. Obecnie na skalę globalną mierzymy się z sytuacją, w której tysiące pracowników czuje się zagrożona : straciła pracę lub w niedalekiej przyszłości ją straci. Jak rozmawiać o kryzysie w firmie ? Szczerze. Opierając się na danych, liczbach, pokazując szerszą perspektywę. Należy odpowiedzieć na pytania i obawy pracowników, by to zrobić, musimy wiedzieć czego one dotyczą. Pozwoli na to systematyczna i otwarta komunikacja.

Rozmowy o kryzysie w miarę możliwości warto przeprowadzić tak szybko jak możemy, by pracownicy nie opierali się na plotkach, domysłach lub informacjach z poza organizacji. Rzetelne informowanie na bieżąco o sytuacji w firmie, pozwoli im oswoić się z sytuacją w jakiej się znaleźli.

Jak rozmawiać ? – moim zdaniem przede wszystkim otwarcie i szczerze. Ważny jest również czas w jakim ta rozmowa zostanie przeprowadzona. Jeśli tylko jest taka możliwość powinna ona nastąpić jeszcze zanim kryzys nas realnie „dopadnie”. Niekiedy jednak kryzys, tak jak to ma miejsce w chwili obecnej, przychodzi niespodziewanie i po prostu uderza w nas, w momencie kiedy zupełnie się tego nie spodziewamy. W takiej sytuacji, rozmowę z pracownikiem należy rozpocząć niezwłocznie, po pierwszych symptomach, które mogą wskazywać na to, że mamy do czynienia z sytuacją kryzysową.

Moim zdaniem, należy rzetelnie przedstawić jak wygląda obecna sytuacja, a następnie przedstawić możliwe do przyjęcia propozycje rozwiązań. Propozycje powinny być omówione z pracownikami tak, aby poczuli, że nawet w trudnej dla obu stron chwili, są nadal częścią organizacji, a osoby zarządzające liczą się z ich zdaniem. Celem tych rozmów jest wypracowanie wspólnego rozwiązania, które będzie możliwie najlepsze dla obu stron.

Pracodawcy powinni pamiętać, że oprócz wyników, które mogą zaprezentować w postaci danych w tabeli, wykresów, słupków, są odpowiedzialni także i przede wszystkim za ludzi, których zatrudniają i bez ich pracy nie powstałby żaden słupek, żaden wynik.

Pracownicy to nie tylko koszt w pozycji tabeli, to żywe istoty, które pracują na rzecz pracodawcy, ale mają także rodziny, muszą z czegoś żyć, mają do zapłacenia rachunki, często również spłacają kredyt.

Ktoś może powiedzieć: „ale przecież podpisując umowę o pracę obie strony akceptują warunki w niej zawarte i są świadome, że każda ze stron w każdej chwili może umowę rozwiązać”.

Generalnie zgadzam się z tym. Każdy ma prawo wypowiedzieć taką umowę. Zarówno pracownik, jak i pracodawca. Jednak w przypadku tego drugiego ważne jest to z jakiego powodu, w jakich okolicznościach oraz w jaki sposób jest przeprowadzony proces „rozstania”. Czy rzeczywiście jest konieczny, czy zostały wzięte pod uwagę wszystkie obiektywne powody do podjęcia takich a nie innych działań, czy rzeczywiście nie ma innego rozwiązania jak tylko … ZWOLNIENIE.

Pamiętajmy, że to w jakich okolicznościach i w jaki sposób pracodawca rozstaje się z pracownikami ma wpływ na jego markę. Żadne  wspaniałe zapisy na stronie internetowej, w których deklaruje się, jak ważne są dla firmy zasoby ludzkie, żadne działania employer brandingowe, zapisy w procedurach, CSR-ach nie pomogą jeśli nie będzie to spójne z faktycznymi działaniami firmy.

Pracodawcy w sytuacjach kryzysowych powinni przede wszystkim traktować swoich pracowników jak partnerów. Oczywiście pracodawca ma przewagę – może się ich w dość prosty sposób pozbyć, aby utrzymać swoje wyniki. Jednak większość z nich to wspaniali fachowcy, którzy prawdopodobnie już nie wrócą, jeśli sytuacja się poprawi.

Pracodawcy powinni o tym pamiętać zwłaszcza w dobie obecnej pandemii …


Czy Działy HR lub HBP powinny pomóc właścicielom firm w rozmowach o kryzysie w zespołach?

Tak. To te działy mają najwięcej kompetencji by stać się wsparciem zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Rozmowa o kryzysie jest wypadkową twardych danych wynikających z sytuacji firmy i miękkich aspektów, które są odpowiedzią na obawy ze strony pracowników. Konieczna jest więc współpraca, która pozwoli na odpowiednie zakomunikowanie zespołowi z czym firma się mierzy i jakie ma plany na najbliższy czas. Kompetencje osoby z działu HR są kluczowe, by spójnie poprowadzić taką komunikację.

Czy powinny ...??? moim zdaniem MUSZĄ być nieodłączną częścią tych rozmów!

Działy HR są takim łącznikiem pomiędzy pracodawcą, a pracownikami. Jeśli tylko są otwarte na rozmowy z pracownikami i stwarzają ku temu odpowiednie warunki, często dysponują wiedzą, którą niekoniecznie mają właściciele firm czy reprezentujące ich osoby zarządzające. Dlatego mogą po prostu pomóc i wesprzeć pracodawcę w takich trudnych rozmowach. Dzięki ich doświadczeniu można przygotować się do takiej rozmowy, odpowiednio ją poprowadzić. Dział HR może pomóc pracodawcy w przedstawieniu różnych wariantów rozwiązań, a finalnie w porozumieniu się z pracownikami.

Ważne jest jednak, aby pracodawca wykazał się dojrzałością i odpowiedzialnością biznesową, był otwarty na szczerą rozmowę z pracownikami oraz bieżące informacje jakie napływają do niego z działu HR. Tylko dzięki wspólnemu działaniu i zaangażowaniu wszystkich stron można osiągnąć porozumienie i przetrwać kryzys.

Paradoksalnie trudne, ale szczere rozmowy z pracownikami w sytuacjach kryzysowych oraz wypracowanie wspólnych rozwiązań, mogą się przyczynić do zbudowania wspaniałej więzi oraz wzajemnej lojalności, a ta z kolei może pomóc pracodawcy przetrwać i w przyszłości osiągnąć ponadprzeciętne wyniki dzięki ogromnemu zaangażowaniu i zaufaniu pracowników. Czy jest lepszy sposób na budowanie marki pracodawcy i społecznie odpowiedzialnego biznesu?

Nie sądzę:)

Jak przygotować pracownika do outboardingu, jakiego wsparcia mu udzielić?

Temat outboardingu jest trudny dla wszystkich – zarówno kadry zarządzającej jak i zwalnianych pracowników. To, co dziś dzieje się na szeroką skalę i sytuacja gospodarcza w jakiej się znaleźliśmy nie napawa optymizmem. Pracownik powinien być świadomy sytuacji jaka ma miejsce w firmie, jakie są plany kadrowe na najbliższy czas. Jeśli jako Pracodawca mamy możliwość poinformowania zespołu wcześniej o planowanych zwolnieniach, zakomunikujmy to. Dzięki temu damy szansę ludziom na szukanie nowego miejsca pracy. Wachlarz wsparcia, jakiego możemy udzielić pracownikowi jest szeroki : od polecenia i rekomendacji po programy outplacementowe. Pamiętajmy, że jeśli dobrze zakończymy współpracę z pracownikiem, zadbamy o wizerunek nasz i naszej firmy. Za jakiś czas znów możemy szukać specjalistów i z tej perspektywy jest to kluczowe dla rozwoju naszej organizacji. 

Proces outboardingu pracownika rozpoczyna się tak naprawdę z chwilą podjęcia decyzji przez organizację o rozstaniu się z nim, czyli jeszcze przed złożeniem mu wypowiedzenia.

I znowu ogromne znaczenie ma tutaj przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem. Powinniśmy mu przedstawić powody rozstania. Jeśli przyczyna rozstania jest związana z sytuacją kryzysową, w której znalazła się organizacja, osoba zarządzająca powinna odpowiednio wcześniej dokonać wnikliwej analizy i rozważyć, czy na pewno nie ma innych możliwości, aby kryzys zażegnać. Dobrym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być na przykład czasowe zawieszenie finansowania benefitów dla pracowników, systemów premiowych, czy nawet  decyzja o czasowym zmniejszeniu wynagrodzeń. O trudnej sytuacji należy rozmawiać z pracownikami. Powinny im zostać przedstawione możliwe warianty rozwiązań. Obie strony (zarówno pracodawca, jak i pracownicy) powinni wybrać rozwiązanie, które będzie w tej sytuacji dla nich najlepsze.

Podjęcie decyzji o rozstaniu z pracownikiem lub grupą pracowników powinno nastąpić tylko i wyłącznie w ostateczności, jeśli nie ma możliwości zastosowania innych, mniej restrykcyjnych rozwiązań.

Jeśli dojdzie do sytuacji, w której pracodawca podejmie decyzję o rozstaniu z pracownikiem/pracownikami należy ich odpowiednio wesprzeć. Można na przykład zaproponować pomoc w napisaniu CV i listu motywacyjnego, udzielić wskazówek i przygotować do rozmowy kwalifikacyjnej, czy aktywnie włączyć się w poszukiwanie dla niego nowego pracodawcy.

W ostatnim dniu pracy pracownika, powinno się również zadbać o jego odpowiednie pożegnanie. Powinni w nim uczestniczyć wszyscy członkowie zespołu, bezpośredni przełożony oraz oczywiście osoba zarządzająca w imieniu pracodawcy, która powinna zadbać o przygotowanie i osobiste wręczenie pracownikowi referencji.

Podsumowując:

Moim zdaniem w każdej kryzysowej sytuacji ważna jest przede wszystkim otwarta, szczera rozmowa oraz okazanie pracownikowi należytego szacunku. Wszyscy jesteśmy bowiem ludźmi, a sytuacje kryzysowe bardzo często weryfikują relacje międzyludzkie. To jak się w nich zachowamy będzie miało bowiem wpływ na to, co wydarzy się w przyszłości oraz to, jak pracodawca będzie postrzegany przez swoich pracowników. Ostatecznie to ich zaangażowanie w wykonywaną pracę przekłada się na realne zyski dla przedsiębiorstwa. Organizacja i osoba nią zarządzająca bez pracowników po prostu nie istnieją. Wszyscy pracodawcy podejmujący decyzje powinni o tym zawsze pamiętać.

Te rozwiązania na pewno będą pomocne i udzielą wsparcia wszystkim przedsiębiorcom, których kryzys dotknął. Prowadzenie biznesu to nie tylko sprzedaż, słupki, personal branding CEO, ale także ludzie, którzy pracują na sukces firmy. Wiadomo decyzja o zmniejszeniu kadry nigdy nie jest prosta, jednak zanim się tego dokona warto wprowadzić dodatkowo kilka rozwiązań, które będą stanowiły pewną barierę nie tylko przed obecnym kryzysem, ale ochronią także przed innymi niekorzystnymi ruchami w gospodarce. Pozwoli też przetrwać pomimo niepewnej pomocy dla wszystkich ze strony rządu:

Kontakt z aktualnymi Klientami / Partnerami

Poinformuj swoich Klientów o tym jak funkcjonujesz w tym czasie, co się zmieniło i jakie rozwiązania/produkty masz nadal dostępne. Opowiedz o tym jak wygląda aktualna forma kontaktu.

Weryfikacja istniejących umów

Sprawdź, czy możesz zmienić istniejące taryfy na niższe, czy możesz wyłączyć (aktualnie zbędne) dodatkowo płatne usługi. Zweryfikuj, czy masz możliwość obniżyć jakiekolwiek stałe koszty.

Rozwiązania systemowe

Na bieżąco sprawdzaj, z których rozwiązań oferowanych przez rząd możesz skorzystać. Złóż odpowiednie wnioski.

Vouchery

Jeśli pracujesz w branży kosmetycznej lub fryzjerskiej pomyśl o wprowadzeniu do sprzedaży voucherów na wybrane usługi do wykorzystania w ciągu najbliższych miesięcy. Zadanie voucherów jest proste - pomóc w utrzymaniu płynności finansowej. Jest to też sposób na utrzymanie kontaktu oraz podtrzymanie relacji z Klientem.

Szkolenia online

Jeśli jesteś przedstawicielem branży szkoleniowej pomyśl o szkoleniach online (oczywiście, jeśli wcześniej nie miałeś ich w ofercie). Dostępne jest wiele materiałów, webinarów, szkoleń, które pomogą Ci przygotować się do nowej formy szkolenia.

Pakiet rozwiązań do pracy zdalnej

Pomyśl nad przetestowaniem i wdrożeniem narzędzi do wideokonferencji. Do dyspozycji masz wiele produktów zarówno komercyjnych jak i bezpłatnych takich jak Skype, Google Hangouts, Whatsapp - warto dopasować je do specyfiki własnego biznesu.

Poznaj swojego pracownika

Na swoich pracowników nigdy nie patrz z perspektywy stanowiska. Poznaj ich zainteresowania, pasje, hobby. Ci ludzie to nie cyferki, a ich potencjał można wykorzystać właśnie w kryzysie. Pytasz jak? Wyobraź sobie sytuacje kiedy musisz z powodu kryzysu wprowadzić zmiany w działach i nagle brakuje rąk do pracy. Tak ci się wydaje… bo jeśli poznasz swojego pracownika wiesz jakie nowe zadania mu przydzielić, wiesz doskonale jak wykorzystać nowy potencjał i w jakiej nowej roli twój pracownik sprawdzi się najlepiej. Być może dzięki temu twoja firma rozwinie się w całkiem nowym, atrakcyjniejszym dla Klienta kierunku.

Outboarding

Jeśli przed Tobą czas zwolnień - pomyśl o zaplanowaniu procesu outbordingu. Pomóż pracownikowi odnaleźć się ponownie na rynku pracy. Masz do dyspozycji firmy zewnętrzne specjalizujące się w tym obszarze. Możesz również we własnym zakresie zaproponować pracownikowi pomoc m.in. w przygotowaniu dobrego CV, stworzeniu dobrego profilu na portalach branżowych m.in. LinkedIn, GoldenLine, czy pomoc w przygotowaniu się na rozmowę rekrutacyjną (zwłaszcza wieloletnich pracowników, którzy mieli długą przerwę w rozmowach). Zapytaj swoich partnerów biznesowych, kontrahentów czy nie potrzebują nowego pracownika? Taki transfer pozwoli postawić cię w zupełnie innym świetle i dzięki temu unikniesz niepochlebnych opinii zarówno w branży, jak i na portalach takich jak Go Work czy twój własny profil na portalu społecznościowym.

Nie stawiaj kolosa na glinianych nogach

Jeśli otwierasz lub dopiero niedawno powstał twój biznes, przemyśl czy twoja relacja oraz komunikacja z pracownikami jest spójna z tym o czym mówisz na zewnątrz. Czy wszystkie twoje procesy są uporządkowane, masz zabezpieczenie finansowe. Czy Klienci, z którymi nawiążesz współpracę będą wypłacalni. Na fali sukcesu łatwo obrosnąć w piórka, jednak każde tąpnięcie to ogromna lekcja pokory. Sprawy nie ułatwia również konkurencja, która śledzi każdy twój krok. Każdy biznes należy budować powoli, cegiełka po cegiełce. Zatrudniać i kształcić ludzi, którzy razem z tobą zbudują silną markę, bo wcześniej dałeś im do tego przestrzeń. Wspólnie uczyć się na błędach i wyciągać wnioski. Jeśli biznes jest stawiany za szybko, rośnie w siłę, budżet się powiększa, a ty nie znasz swoich pracowników lub nie potrafisz ich słuchać-  to najszybsza droga, żeby zniknąć z rynku.

Mamy ogromną nadzieję, że tym tekstem choć trochę pomożemy przedsiębiorcom odnaleźć się w tej sytuacji. Zdajemy sobie doskonale sprawę, że zwolnień nie unikniemy, jednak warto zastanowić się czy zaproponowane działania przez specjalistki z branży HR oraz te wymienione w podpunktach będą choć trochę takim przysłowiowym światełkiem w tunelu. Trzymajmy za siebie kciuki w tym trudnym czasie, otwórzmy się na naszych pracowników, posłuchajmy co mają do powiedzenia.

Dużo zdrowia kochani!


W momencie publikacji tego tekstu Rząd wydał nowe zarządzenia dotyczące powolnego przywracania gospodarki do życia. 

- Agata Kaliatzi Office&HR Manager w Fox Strategy oraz Ewelina Trzcińska Rekruter/Headhunter

[1] https://www.polityka.pl/tygodnikpolityka/spoleczenstwo/1951492,1,bezrobocie-w-polsce-spadlo-ale-tylko-na-papierze.read

[2] Tamże.

Z tego miejsca chciałabym pozdrowić moją mamę, która kiedyś podczas rozmowy o planach na przyszłość, powiedziała mi: „Dziecko, jeśli kiedykolwiek zajmiesz się czymkolwiek co ma związek z księgowością, to Cię wydziedziczę!”. Sama jest Księgową i wie jaki to ciężki kawałek chleba. I choć  w Fox Strategy oprócz HR Managera jestem Office Managerem i wykonuję zawód często mylony z księgowością, to rodzicielka mnie nie wydziedziczyła, wręcz przeciwnie, odbiera moje telefony i cierpliwie tłumaczy zawiłe problemy związane z księgowością właśnie. 😊 Ten artykuł natomiast dedykuje wszystkim Pracownikom Biurowym, Asystentkom, Sekretarkom, Office Managerom i wszystkim tym, którzy na co dzień zmagają się z ogromną ilością dokumentów w pracy.

Dział administracji, asystentka biura, sekretarka, back office. Nazwy te bez wątpienia opisują dział, bez którego większość firm, zwłaszcza na polskim rynku, nie byłaby w stanie funkcjonować. Tego typu stanowiska są najczęściej odpowiedzialne za korespondencje przychodzącą i wychodzącą, rozliczanie faktur, kontrole wydatków, obieg dokumentów, zakupy biurowe oraz spożywcze, organizacje delegacji czy też imprez firmowych. Do obowiązków pracownika działu administracji należy także opieka nad sprzętem biurowym, organizacja spotkań czy pilnowanie kalendarza przełożonego. Dlatego też z całą pewnością można powiedzieć, że dział administracji to serce firmy, które dba o właściwe funkcjonowanie pozostałych działów przedsiębiorstwa. Wiadomo, że każda firma ma inne zasady pracy takiego działu, jednak,  jeśli chcielibyście spróbować swoich sił jako Office Manager właśnie w agencji marketingowej, opowiem wam jakie kompetencje należy zdobyć lub rozwinąć i jakie narzędzia warto znać, by móc pełnić swoje obowiązki.


Znajomość firmy

Jeśli chcesz zacząć pracę jako Office Manager lub Asystentka Zarządu w Agencji Marketingowej, musisz  wiedzieć czym dokładnie firma się zajmuje, jakich ma specjalistów, znać podstawowe ceny usług. Przyda się także znajomość narzędzi internetowych z jakich korzysta firma. Spokojnie, nie trzeba od razu znać całego programu, wystarczy, że będziesz wiedzieć jak się tam zalogować, w jakim sposób pobrać fakturę oraz do czego dane narzędzie służy pracownikom. Warto też wdrożyć się we wszystkie procesy, które obowiązują w firmie.

Umiejętność słuchania

To bardzo przydatna umiejętność. Przede wszystkim, jeśli pracujemy w agencji marketingowej, zwłaszcza takiej, która zajmuje się SEO/SEM, musimy wiedzieć, że współpracujemy z gronem pasjonatów bardzo skupionych na swojej pracy i bardzo opornych na wiedzę dotyczącą obiegu faktur czy też rozliczania dokumentów.

Co mam na myśli, mówiąc pasjonatów?

Zapewne większość z Was zna/kojarzy serial „Teoria Wielkiego Podrywu” i rolę Kaely Cuoco, która wcielała w sąsiadkę słynnych nerdów, Penny. Rezolutna blondynka bardzo szybko nawiązała kontakt z naukowcami często ściągając ich na ziemię. To ona miała najlepszy kontakt z Sheldonem i potrafiła mu wytłumaczyć podstawowe relacje międzyludzkie. Wchodząc do agencji marketingowej, mając wokół siebie ścisłych specjalistów i pracując jako Office Manager jesteś właśnie taką Penny. Oprócz umiejętności słuchania, musisz w prosty sposób przetłumaczyć różnicę między proformą, a fakturą oraz pomóc rozliczyć delegację. Uwierzcie lub nie, w większości polskich firm, pracownicy nie przechodzą takich szkoleń z zakresu rozliczania dokumentów. Dlatego to Ty, jako Office Manager, odpowiadasz za przekazanie im podstawowej wiedzy z tego zakresu, zanim zrobi to rozjuszona błędami księgowość. Ponadto warto też obserwować i pytać o najważniejsze potrzeby zespołu. Właśnie dzięki otwartości na potrzeby o wiele szybciej uda nam się zorganizować imprezę firmową, zrobić zamówienie na artykuły biurowe oraz spożywcze, a także wysłać pracownika na delegację.

Komunikacja

W zasadzie komunikacja pomiędzy ludźmi w każdej firmie to podstawa. Jednak pracując na stanowisku pracownika biurowego w agencji SEO/SEM umiejętność przetwarzania i przekazywania informacji to biurowy must have! To trochę jak w tym powiedzeniu - jeśli wchodzisz między wrony musisz krakać tak jak one. Sprawy nie ułatwia specyficzny język SEO, w którym jako nieSEOwiec musisz się odnaleźć. Clusteric, paginacja, crawl budget, hreflang’i, różnice między SEO a ADS i ASO, nazwy skomplikowanych narzędzi. Jak to mówią wszystko przychodzi z czasem, dlatego warto się uczyć i zdobywać wiedzę od swoich współpracowników, dając im swoją wiedzę w zamian. W sprawnej komunikacji liczy się także czas, im szybciej skonsultujemy jakiś problem tym szybciej uzyskamy pomoc w danym temacie.  W tej pracy bardzo istotne jest także nawiązanie dobrych relacji nie tylko z Klientami oraz zespołem. Warto również zadbać o dobre stosunki z kontrahentami, którzy dowożą usługi dla twojej firmy i najważniejsze i święte! Na takim stanowisku należy mieć bardzo dobre relacje z Działem Księgowości. Dlaczego? A dlatego, że to w dużej mierze odpowiadamy za obieg dokumentów w firmie. 

Samoorganizacja

To kolejny ważny punkt na liście. W dużej mierze rola Office Managera jest bardzo samodzielna i do ciebie będzie należało zaplanowanie swojego dnia pracy. Bardzo szybko trzeba nauczyć się dzielić zadania na te bardzo ważne i te o mniejszym priorytecie. Na tym stanowisku przyda się także cierpliwość do opisywania faktur i przekazywania ich do księgowości i co najważniejsze - ściągania faktur od zespołu. Należy również dodać, że na stanowisku pracownika administracyjnego dużą rolę odgrywają również szkolenia, których czasami trzeba szukać na własną rękę. Najważniejsze to znajomość wystawiania faktur zarówno na rynku polskim, jak i zagranicznym, a także split payment czy też słynna biała lista. Nie jest to także stanowisko,  którym łatwo się rozwija personal branding, jednak dla chcącego nic trudnego i warto pamiętać, że w tym zawodzie to nisza i może czasami warto zostać prekursorem, poprzez np. pisanie artykułów czy prowadzenia warsztatów czy szkoleń na początku we własnej firmie. 😊

Obieg dokumentów

W większości ogłoszeń na stanowisko pracownika administracyjnego możemy przeczytać w wymaganiach, że kandydat lub kandydatka będzie odpowiadać za obieg dokumentów. Pod tym hasłem kryje się ogromna odpowiedzialność. Dlaczego? Obieg dokumentów to nic innego jak opieka nad umowami, formularzami, dokumentami rozliczeniowymi. Wszystko musi być starannie przechowywane i archiwizowane. Jako, że to stanowisko wymaga także znajomości rozliczania i wystawiania faktur w efekcie końcowym musisz przekazać je także do Działu Księgowości i umieć odpowiedź na często trudne pytania, dlaczego faktura ma np. zmienioną nazwę pozycji lub kwota za usługę jest inna niż w poprzednim miesiącu.

Nie taki straszny diabeł jak go malują

Na takim stanowisku nie sprawdzi się niestety każdy. Praca ta wymaga bardzo często koncentracji, łączenia kilku wątków naraz, terminowości i ogromnej cierpliwości. Należy wyrobić także kilka procesów, które nie tylko ułatwią prace tobie, ale także zespołowi, z którym pracujesz. Z drugiej strony warto podkreślić, że na takim stanowisku rozwijasz nie tylko kompetencje twarde, jak np. podstawy księgowości, ale ogromny szereg kompetencji miękkich, jak np. komunikacja, wrażliwość, empatia, wyrozumiałość czy też umiejętność dobrej organizacji nie tylko pracy własnej, ale także całej firmy.

Ciężko odpowiedzieć na to pytanie jednoznacznie, ponieważ nad budową działu i jego rozwojem powinno się pracować cały czas. Jednak dużo inaczej wygląda tworzenie działu w płaskiej strukturze. Dlaczego? Postaram się o tym opowiedzieć.

Głównym założeniem płaskiej struktury organizacji jest zwiększenie odpowiedzialności jej pracowników, a co za tym idzie udział całego zespołu w rozwoju firmy.

Płaska struktura organizacji w dalszym ciągu dla wielu przedsiębiorców jest czymś nowym i wciąż budzi wiele pytań i wątpliwości. W kulturze polskiego biznesu jesteśmy przyzwyczajeni do hierarchicznego podziału ról w firmie, czyli na górze piramidy prezes, niżej managerowie, team leaderzy, specjaliści oraz pozostałe stanowiska należące do sieci zarządzania. W takiej hierarchii ponad kreatywność stawia się raporty, sprawozdania, audyty oraz nie zawsze zrozumiałe i czasami ciężkie do wdrożenia procesy. Jednak nie wszystkie firmy czy też organizacje, rozwijają taki model zarządzania. Najlepszym przykładem płaskiej struktury jest wytwórnia Walt Disney Studios, która w 1943 roku na podstawie rysunku przedstawiła model zarządzania w firmie.

Źródło: https://mariuszchrapko.com/hierarchia-w-firmie-plaska/ [data udostępnienia 22.11.2019r.]


Na rysunku możemy odtworzyć cały proces powstawania filmu- od pomysłu po jego finalną realizację. Proces tworzenia filmu dzieli się na kręgi, z których każdy odpowiada za realizację jakiejś usługi. Są scenarzyści, dźwiękowcy, graficy, muzycy, kamerzyści. Pracę tych zespołów podsumowuje okrąg składający się z menagerów i produkcji.

Podobny model reprezentuje nasza firma, w której owszem istnieje pewny podział na stanowiska, jednak to dzięki większej odpowiedzialności możemy samodzielnie podejmować decyzje. Taka samodzielność daje większe pole manewru przy prowadzeniu projektów oraz współpracy z Klientami. Możemy też samodzielnie i z pełnym wsparciem naszych współpracowników, kształtować swoją ścieżkę rozwoju. Od dwóch lat mamy także kulturę feedbacków, a także odprawy, gdzie możemy podzielić się naszymi odczuciami, przemyśleniami, a także wspólnie przepracować dany problem. Do dyspozycji mamy również możliwość pracy z Coachem. Podczas tych cyklicznych spotkań, przygotowujemy się do rozwoju kompetencji managerskich. Wspólnie także podejmujemy decyzje o zatrudnieniu nowego członka zespołu, określamy jego profil i zadania.

Czy w takiej strukturze jest miejsce na budowanie Działu HR?

Zanim odpowiem na to pytanie, to warto tutaj zaznaczyć, że w nowoczesnym ujęciu, płaskie struktury, coraz częściej także odbiegają od tworzenia stanowisk kierowniczych dążąc do uzyskania miana turkusowej organizacji, w której wszyscy pracownicy są równi bez względu na staż pracy czy też doświadczenie. Ponad to praca opiera się na wzajemnej pomocy i zaufaniu. Każda z turkusowych organizacji nie posiada w swoich strukturach działów HR. Dlaczego zatem istnieje on w Fox Strategy? Przede wszystkim zbudowanie Działu HR wynikało z potrzeb zespołu, choć pierwsze kroki należało skierować w stronę uświadamiania, że taka komórka powstaje i będzie równoległe funkcjonować z Działem Administracji. Na początku HR sprawował opiekę nad pracownikami zdalnymi, czyli Linkbuilderami, których zatrudniał, przekazywał zadania, udzielał feedbacków. Wraz z rozwojem firmy dział pozyskiwał coraz więcej zadań, jak np. organizacja imprez firmowych oraz onboarding, czyli wprowadzenie nowych pracowników w świat lisiej watachy. Jednak kiedy firma zaczęła zmagać się z problemem nadgodzin, dział stanął przed wyzwaniem znalezienia źródła problemu. Po analizie i rozmowach z pracownikami, powstał pomysł stworzenia warsztatów Mindfullness oraz warsztatów z Work Life Balance. Wprowadzono także rejestr wejść i wyjść z biura. Każdy z pracowników ma za zadanie zgłaszać do działu ewentualne nadgodziny i wyznaczyć termin ich odbioru. Do standardowych zadań należy także rekrutacja nowych Lisów.

Tak jak wspomniałam wcześniej Dział HR znacznie różni się od działów w innych firmach. Nie korzysta z narzędzi, nie oblicza ROI i KPI. Jednak ma do wykorzystania najmocniejsze narzędzia , o których na co dzień się zapomina. To umiejętność słuchania i obserwacji. Dzięki tym dwóm narzędziom można dużo szybciej, odpowiedzieć na potrzeby pracowników i stworzyć im komfortowe warunki do pracy. Dużo łatwiej wychodzi się naprzeciw oczekiwaniom. To także troska o  dobre samopoczucie kolegów i koleżanek. Bo przecież firma to nie tylko wykresy, cyfry, słupki, raporty, to ludzie, którzy każdego dnia niezależnie od zajmowanego stanowiska, dają z siebie 100 procent, by strzelać razem do jednej bramki.

Co będzie w przyszłości z działem HR w Fox Strategy?

Na pewno będzie rozwijał się dalej, trochę pod prąd, ale zawsze będzie kierował się dobrem zespołu. Już teraz mogę zdradzić, że niedługo ruszamy z nową rekrutacją, a osoby aplikujące do naszej firmy na pewno podczas rozmów się ze mną spotkają. Przed działem kilka nowych wyzwań i inspiracji, a także kilka warsztatów wewnętrznych, dlatego pewnie jeszcze tu wrócę i opowiem Wam co się dzieje w Fox Strategy i nie będzie to tylko o SEO 😊

Stay tuned!

Nasza HR Manager, Agata Kaliatzi, rozpoczyna poniższym postem cykl nowych wpisów dotyczących zarządzania. Pracując codziennie z grupą różnych indywidualności Agata zauważa zarówno ciemne, jak i jasne strony branży HR. Każda z tych stron przynosi nowe refleksje, zmusza do zmian i uczy.
Od dziś na naszym blogu będą pojawiać się wpisy dotyczące szerokiego działu HR, rekrutacji, współpracy z pracownikami - wszystkie je znajdziecie pod kategorią "HR i Zarządzanie". W końcu firma to głównie ludzie, ich możliwości, perspektywy i rozwój. Chcemy to pokazać, podkreślić i dzielić się tym z innymi.

Już teraz zapraszamy do śledzenia nowości i oczywiście - do poniższej lektury!

Mam do Ciebie pytanie, a właściwie dwa: - ile razy dziennie myślisz o pracy po pracy? Czy po przepracowanych godzinach w biurze i wyjściu do domu, nie sprawdzasz już służbowych wiadomości i nie zabierasz nie zrealizowanych zadań do domu?

A teraz pomyśl sobie kiedy ostatni raz poszedłeś/poszłaś na długi spacer, a ostatnie wyjście do restauracji nie było spotkaniem służbowym.


Moda na pracoholizm

W 1989 roku skończył się w Polsce komunizm i mogłoby się wydawać, że te czasy są tylko barwnym wspomnieniem młodości naszych rodziców. Jak się jednak okazuje niektóre hasła PRL-u pozostają wciąż żywe i robią poważne zamieszanie w naszym zawodowym i prywatnym życiu. Mowa tu oczywiście o hasłach: „Pamiętaj! Zakład pracy Twoim drugim domem” „Przodownik pracy najlepszym synem robotniczej klasy.

Dlaczego? Proszę Państwa w Polsce mamy modę na pracoholizm.

Żyjemy w czasach, w których naszym życiem rządzi pośpiech. Pracujemy coraz więcej i czasami ponad własne siły. Cierpimy na chroniczny brak czasu wolnego, a dla „świętego spokoju i zadowolenia szefa” nie odmawiamy pracy po godzinach, bo przecież wszystko musi być gotowe na ASAP lub na wczoraj. W podzięce dostajemy przewlekłe zmęczenie, rozdrażnienie. Coraz więcej osób przyznaje się także do wypalenia zawodowego. Na domiar złego, w przeciągu ostatnich dziesięciu lat, w Polsce odnotowano kilkanaście przypadków Karoshi, czyli śmierci z przepracowania.

Według badań Organizacji i Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) wynika, że Polacy to jeden z najbardziej zapracowanych narodów spośród 350 krajów OECD. W ciągu roku przepracowujemy 1928 godzin, podobne statystyki osiągają mieszkańcy z najbardziej rozwiniętych państw: Chiny, Rosja, Grecja, Meksyk, Kostaryka[1]. W naszym kraju normą jest praca po 14h godzin dziennie, czy praca nawet na trzy etaty. I choć coraz więcej mówi się o tym, że mamy teraz rynek pracownika to jednak stresująca atmosfera i presja na wynik, to wciąż problem wielu polskich firm.


A może rzucić by tak wszystko i wyjechać w Bieszczady?

Pewnie nie raz, każdy z Was po kolejnej dawce nadgodzin, miał ochotę rzucić papierami, spakować ogromny plecak i ruszyć w drogę - w słynne Bieszczady. A przecież wcale nie musi tak być! To w takim razie gdzie jest złoty środek? W Fox Strategy oprócz pracy dla naszych Klientów, organizowania dla Was eventów czy też ciągłego doskonalenia naszych umiejętności, ogromnie ważna jest praca według naszych wartości.

Jedną z nich jest work- life balance. Idea ta powstała na przełomie lat 70 i 80-tych XX wieku, jako koncepcja zarządzania czasem, która miała być odpowiedzią na największe problemy społeczeństwa. Głównym założeniem work - life balance jest znalezienie równowagi pomiędzy życiem zawodowym, a życiem prywatnym. Osiągnięcie tego balansu to stan idealny. Dzięki takiej równowadze możemy rozwijać swoje pasje, hobby. Poświęcić czas rodzinie lub oddać się w ramiona prawdziwemu lenistwu. A co najważniejsze - nasz organizm ma szansę zregenerować się po stresującym dniu. Dodatkowym atutem takiej równowagi jest także fakt, że wypoczęty mózg jest bardziej produktywny i wydajny, a co za tym idzie - nie popełniamy błędów. Zachowanie odpowiedniego work-life balance pozwala nam także uchronić się przed problemami zdrowotnymi, takimi jak zawał serca, miażdżyca czy choroby autoimmunologiczne.


Równowaga, tylko jak to zrobić?

Sami nie jesteśmy święci i nas również dosięgnęły macki pracoholizmu. Jak to mówią - pod latarnią najciemniej, gdzie na czerwono żarzyła się tabela w Harveście z ilością nadgodzin u każdego z nas. Zmęczone twarze i wolniejsze ładowanie wątków nie było spowodowane przesileniem wiosennym, a ilością przepracowanych godzin. I choć na szczęście nie ucierpiał na tym żaden projekt, to jednak wspólnymi siłami postanowiliśmy znaleźć rozwiązanie tej sytuacji. Każdy z nas miał sprawdzić, czy są jakieś zadania, które spędzają mu sen z powiek i zastanowić się czy wykonywanie ich jest faktycznie potrzebne. Zorganizowaliśmy warsztaty „Jak być zrelaksowanym i wypoczętym”, gdzie mogliśmy poznać także techniki mindfulness i na chwilę się wyciszyć. Wprowadziliśmy dodatkową kontrolę monitorowania nadgodzin i co najważniejsze nauczyliśmy się prosić o pomoc i dzielić się zadaniami. Nie każdy przyswoił tą wiedzę od razu, ale już teraz każdy z nas potrafi odpuścić i po prostu odpocząć po ciężkim dniu, a pójście na urlop nie stanowi już problemu.. Staramy się pilnować tego balansu, trzymając się zasady, że wypoczęty lisek to lisek kreatywny i uśmiechnięty. Myślisz, że to niemożliwe u Ciebie w firmie? Niemożliwe nie istnieje. Poniżej kilka cennych rad, jak wprowadzić work-life balance do biznesu i do swojego życia.

Work - life balance… Zaczynamy!

1.Naucz się być asertywnym

Myślisz, że jesteś asertywny i nie masz problemów z odmawianiem? A co mówisz kiedy po raz kolejny na twoje barki spada zadanie do wykonania, które miało być na wczoraj? Zamiast tworzyć obelgi w głowie pod adresem swojego przełożonego, zastanów się czy prościej nie będzie po prostu być szczerym i przyznać się, że na wczoraj nie dasz rady i to ponad Twoje siły. Być może zadowolony nie będzie, ale taka reakcja z czasem zaplusuje i uwolni przede wszystkim od negatywnych emocji. I co ważne każdy pracownik z inicjatywą ma dużo większe szanse na rozwinięcie skrzydeł.

2. Deleguj zadania

„Kto by sobie głowę łamał, kiedy mogę sama, sama.[1]” Pamiętasz wiersz Juliana Tuwima o Zosi Samosi? Ta mądra dama robiła wszystko sama, a znając życie, pewnie nie raz zdarzyło Ci się być taką Zosią Samosią. W pracy sam przygotowujesz raporty, zadania, a po pracy rzucasz się w wir domowych obowiązków. Dzieci, obiad, porządki etc. A teraz się rozejrzyj i zobacz ilu ludzi jest obok Ciebie? Może ktoś z Twojego zespołu tylko czeka na jakieś ciekawe zadanie, w którym może się wykazać? A dzieci mogą same posprzątać swój pokój, pomóc w robieniu obiadu czy drobnych zakupach, wracając ze szkoły. Jedyną prostą rzeczą, którą musisz zrobić to po prostu zaufać.

3. Proś o pomoc

„Lista zadań na dziś” zaczyna przyprawiać o bóle brzucha i kołatanie serca? Nie wyrabiasz się i wydaje Ci się, że szef zaczyna już opracowywać strategię Twojego głośnego zwolnienia z pracy? A jedyne co udało Ci się dzięki temu osiągnąć to opracować plan, jak wydłużyć dobę przy ciągnięciu kilku wątków naraz. I to ponowna rada, rozejrzyj się i poproś o pomoc. Poza tym ktoś ze świeżym podejściem, będzie także dodatkową parą oczu, która znajdzie błędy i podpowie nowe rozwiązanie.

4. Kura czy świnia?

A teraz kolejne pytanie. Pomyśl sobie jak często poświęcasz się w pracy lub w życiu prywatnym, a jak często się angażujesz? Polecam posłuchać wystąpienia Jacka Walkiewicza, który przytacza mój ulubiony case o jajecznicy na boczku, takiej pysznej, z wiejskich jaj i skwierczących skwarków boczku. Jak myślisz, które zwierzę było zaangażowane, a które się poświęciło. Kura czy świnia? Odpowiedź brzmi, kura była zaangażowana, a świnia się poświęciła. Walkiewicz mówi szczerą prawdę o tym, że idąc przez życie bardziej się poświęcamy niż angażujemy. Częściej słyszymy poświęcę się dla niż zaangażuje w…. Poświęcamy się dla wyników, licząc po cichu na uznanie, poświęcamy się dla rodziny, znajomych. Takie poświęcenie często prowadzi do wykorzystywania naszej dobrej woli i obniżenia poczucia własnej wartości. A gdyby takie myślenie przekuć w zaangażowanie, przyjrzeć się własnym emocjom i zaszczepić w sobie pozytywnego bakcyla do życia? I tak po prostu położyć na patelnie tyle samo jajek i tyle samo boczku, a potem zjeść ze smakiem?

 5. Naucz się odpoczywać

Mam psa, kundelka, wabi się Tosia.  Tosia to pies, który nie umiał odpoczywać. Chodziła za mną wszędzie, kontrolowała każdy mój krok i sprawdzała czy przypadkiem nie śmiałam wyjść bez niej. W rezultacie mój pies był zmęczony, a po każdym moim powrocie z pracy widziałam sfrustrowanego kundelka z wielkim zamiłowaniem do znoszenia butów i gryzienia słowników języka francuskiego (edit: buty znosi dalej, ale pokochała swoje posłanie i nie zjada już naukowych książek). Żeby pokazać jej, że odpoczynek jest potrzebny, sama musiałam nauczyć się odpoczywać. Jako, że nie jestem typem kanapowca, chyba, że zmusi mnie do tego moja choroba, to znalazłam sposób, żeby odpoczywać tak jak lubię. Idę z psem na długi spacer, trenujemy komendy lub po prostu stoję przy garach i gotuje. Uważasz, że ciężko jest się przy takich czynnościach zrelaksować? Patrz punkt szósty.

6. Myśli jak kłody

Tego ćwiczenia nauczyłam się podczas coachingu. Pomaga ono w pozbyciu się tzw. „natrętnych myśli”. Usiądź wygodnie, zamknij oczy i oddychaj głęboko. Wdech i wydech… A teraz wyobraź sobie rzekę, po której pływają kłody i gałęzie. Te kłody to twoje myśli, które nie pozwalają na odpoczynek i wyciszenie. Pozwól im usiąść na tej kłodzie i niech płyną dalej razem z nią. Takie ćwiczenie można wykonywać wszędzie, w domu, w pracy, w autobusie, samochodzie na czerwonym świetle, stojąc w kolejce. Najważniejsze, żeby umieć oddzielić pracę od życia prywatnego i umieć się nimi cieszyć.

7. Znajdź „przeszkadzajki”

To kolejne ćwiczenie, które pomoże Ci wprowadzić w życie work-life balance. Zrób listę rzeczy, które utrudniają ci np. efektywną pracę oraz ulubioną formę wypoczynku. Zastanów się co możesz zrobić, żeby się tych „przeszkadzajek” pozbyć i pracuj nad zmianami. W dzisiejszych czasach jesteśmy podatni na różnego rodzaju bodźce, których niestety nie da się uniknąć, ale można się na nie uodpornić. W świecie biznesu, wiele firm umożliwia swoim pracownikom np. pracę zdalną lub sale ciszy, w której pracownik może pracować sam lub zrobić sobie przerwę. W Fox Strategy również mamy dni zdalne oraz salę ciszy, co świetnie się sprawdza, zwłaszcza w okresie raportów, czy też przygotowań do prelekcji. Pracujemy w ciszy i skupieniu, dzięki temu jesteśmy bardziej kreatywni. Takie rozwiązania można stosować także w domu.

Wystarczy znaleźć kilka minut w ciągu dnia i zrobić sobie przerwę od domowych obowiązków lub pozostałych domowników.

8. O 16:00 zamknij komputer i wyłącz służbowy telefon

Ot prosta zasada, a ile daje! Nikt nie ma prawa zmuszać Cię do nadgodzin, rozmów z przełożonym po godzinach lub przygotowywania zestawień w zaciszu domowego ogniska. Jeśli tak się dzieje, zastanów się czy tego rodzaju warunki Ci odpowiadają. A może pora zastanowić się nad zmianą pracy?

9. Ucieczka w pracę to nie lek na całe zło

Dorosłość boli, a życie nie pisze dla nas cukierkowych scenariuszy. Wielu moich znajomych by uciec przed problemami w życiu prywatnym, zaczęła wysoko stawiać poprzeczki w życiu zawodowym. Duża ilość nadgodzin, natłok obowiązków pozwolił na chwilę odciąć się od problemów, które czekały na nich w domu. Znam też przypadki, które aby nie stawiać czoła problemom uciekały także w świat gier lub seriali, tworząc złudną rzeczywistość. Taka stagnacja nie prowadzi do niczego dobrego. Praca nie jest sposobem np. na samotność. Obecnie mamy ogromne możliwości by zacząć spotykać się z innymi ludźmi o tych samych zainteresowaniach. Dzięki możliwościom jakie daje Internet mamy całą masę grup, w których można się integrować nie tylko w sieci. Oczywiście nie mówię tu o Tinderze. Ale jeśli lubisz spacery z psem, możesz dołączyć do organizowanych spacerów w Twoim mieście. Interesujesz się jakąś dietą, lubisz gotować? Wybierz się warsztaty kulinarne. Ludzi można spotykać wszędzie. Najważniejsze to nie zamykać się w czterech ścianach!

10. Obiecaj mi coś

Dobrnęliśmy do końca tekstu. Fantastycznie! A teraz obiecaj mi, że po powrocie do domu, wyłączysz służbowy telefon, prywatny też, założysz swój ulubiony dres i zaczniesz się po prostu lenić. Nie myśl wtedy o niczym, rozsiądź się wygodnie w kanapie. Zasługujesz na to, po całym dniu!

A potem napisz w komentarzu, jak było 😊

Z wprowadzeniem work-life balance do życia jest trochę tak, jak z optymalizacją SEO. Każde wdrożenie wymaga pracy, cierpliwości i czasu. Zmiany nie zadzieją się od razu, ale najważniejsze to zacząć szukać ich tylko i wyłącznie u siebie.

Życzę Wam mniej spiny, a więcej uśmiechu i odpoczętych głów 😊 Bo w życiu najważniejsza jest RÓWNOWAGA!


[1] https://www.money.pl/gospodarka/wiadomosci/artykul/rynek-pracy-w-polsce-ile-pracuje-przecietny,152,0,2185624.html [data udostępnienia 24.09.2019r.]

[2] Julian Tuwim, „Zosia Samosia i inne wiersze”, Warszawa 2016.

Linkbuilding ma ogromne znaczenie i po optymalizacji strony jest kluczowy - we wzmacnianiu pozycji strony i kierowaniu do niej ruchu. Aby to osiągnąć w naszej agencji prężnie rozwijamy dział linkbuildingu, który na ten moment zatrudnia 9 osób, pracujących dla nas zdalnie. O tym jakie są zalety i wady stanowiska Linkbuildera, możecie przeczytać w poniższym artykule.

Moja przygoda w Fox Strategy rozpoczęła się właśnie od linkbuildingu, który oprócz możliwości pisania, pozwolił odkryć, że istnieje coś takiego jak „koniec Internetu” i zacząć ciekawą przygodę z SEO. Dzisiaj sprawuje opiekę nad tym projektem. Zatrudniam i wdrażam nowych linkbuilderów, zlecam, a później sprawdzam jakość linków i przygotowuje raporty, które są dopełnieniem działań pozycjonowania dla naszych Klientów. Lubię ten projekt z tego względu, że daje możliwość kontaktu z ludźmi praktycznie z całej Polski. Są to osoby kreatywne, mające wiele ciekawych pomysłów, umiejące wczuć się w branże Klienta i otwarte na uwagi. Świetnie potrafią poruszać się też po sieci, biorą udział w dyskusjach pod postem, a ponadto  wyszukują wiele wartościowych domen, które nawiązują do stron naszych Klientów. Opieka nad działem linkbuildingu pozwala mi także rozwijać kompetencje menadżera i przekazać swoje doświadczenie komuś, kto chciałby zacząć przygodę z linkbuildingiem.

No właśnie i tu pojawia się pytanie: jak zostać linkbuilderem i jakie kompetencje powinna taka osoba posiadać?

Pracę w linkbuildingu może zacząć praktycznie każdy kto ma trochę wolnego czasu, ale jest cierpliwy, lubi pisać, jest systematyczny i przede wszystkim sumienny. Nie trzeba mieć również dużego doświadczenia, wystarczy umiejętność poruszania się po sieci oraz wiedza jak wstawić dobrą i tematyczną treść. Warto również wiedzieć czym jest link, anchor lub posiadać chociaż minimalną wiedzę na temat języka HTML.

Nie jest to zdecydowanie praca dla tych osób, które charakteryzują się wysoką ambicją, a karierę chcą rozpocząć od razu od kierowniczego stanowiska. I najważniejsze, choć zabrzmi to być może zbyt dosadnie - powinien szanować swój czas i czas agencji, w której chce się zatrudnić. Praca polega na pozyskiwaniu linków, czyli umieszczaniu odnośników otoczonych krótkim tekstem, które prowadzą do danej witryny. Umieszczane na forach internetowych, blogach czy portalach społecznościowych, mają pełnić rolę naturalnego wpisu i zachęcić odbiorcę do kliknięcia w link. Dlatego warto, już na początku po otrzymaniu wytycznych i wykonaniu pierwszych wpisów, ocenić czy będziemy w stanie wykonać dane zlecenie na czas. Niestety z doświadczenia wiem, że nie każdemu się to udaje, a z wymówek i wyjaśnień osób, które zrezygnowały można napisać książkę z anegdotami. Do dziś moimi ulubionymi wymówkami są: „przepraszam nie zrobię linków na czas bo boli mnie stopa”, „przepraszam tydzień temu miałam urodziny” i dość enigmatyczne wyjaśnienie „przez natłok obowiązków rodzinnych nie jestem w stanie wykonać zlecenia”. Swoją drogą zawsze zastanawia mnie co się pod tą ostatnią wymówką kryje? Czyżby mama zagoniła do mycia okien, a tata kazał skosić trawnik? A może odbył się zjazd rodziny, który jak to w naszym kraju bywa, trwał cały miesiąc? Warto zdać sobie sprawę, że stosując tego typu wyjaśnienia nie tylko negatywnie kreujemy swój wizerunek, ale informując opiekuna na trzy dni przed końcem terminu, że zlecenie nie zostanie wykonane, działamy także na niekorzyść Klienta.

Rozważając pracę przy pozyskiwaniu linków, dobrze jest również mieć świadomość, że jak w każdej dziedzinie przyjdzie nam się zmierzyć z kilkoma trudnościami. Mnie linkbuilding nauczył nie tylko cierpliwości, kiedy musiałam poprawiać wpisy, ale także zdrowego dystansu, kiedy jakiś niezbyt zadowolony administrator strony nazywał mnie „wstrętnym spamerem” i złośliwie podmieniał fragment tekstu 😉. Grunt to nie brać tego zbyt do siebie. Niestety, bardzo często, linkbuilding jest kojarzony z nachalną reklamą lub marketingiem szeptanym, który przez większość użytkowników traktowany jest jako spam. Nic bardziej mylnego.

Czasami zdarza się również, że nasz wpis nie zostanie opublikowany od razu i na jego akceptację trzeba poczekać lub poszukać innego tematycznego miejsca. W takich przypadkach cierpliwość jest na wagę złota i nie należy się od razu poddawać.

Pomimo tych trudności praca linkbuildera daje także mnóstwo satysfakcji i pozwala poznać, często za jednym razem, wiele ciekawych branż. Przy obłożonym planie zajęć np. na studiach, kiedy nie możemy znaleźć pracy nawet na ¾ etatu, jest też dobrym rozwiązaniem na poprawę studenckiego budżetu. Ponadto praca przy pozyskiwaniu linków może być początkiem rozpoczęcia swojej drogi zawodowej jako specjalista SEO. Oprócz tego, warto również wiedzieć, że wiele branż w Polsce, działa także na rynki zagraniczne, chcąc rozwijać swoje usługi w Anglii, Niemczech czy też Francji. Dlatego jeśli ktoś zna języki obce, a w życiu codziennym rzadko z nich korzysta, może spróbować swoich sił jako linkbuilder, podnosząc swoje kwalifikacje językowe.

Jak widać praca ta ma wiele zalet i może być początkiem drogi zawodowej. A z doświadczenia naszej agencji, która od roku ma stały zespół linkbuilderów, jest to zajęcie warte zachodu i daje możliwość pracy z ciekawą branżą jaką jest SEO, a wiadomo, że z Google nigdy nie jest nudno.  😊

 

envelopephone-handset linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram